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采购申请及审批流程标准化管理工具

一、适用范围与应用场景

本工具适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖办公用品、生产物料、设备采购、服务外包等场景。具体包括：

日常运营采购：如部门办公文具、耗材等常规物资补充；

专项项目采购：如新设备购置、系统开发、工程材料等项目类采购；

紧急采购：因突发需求需快速响应的临时性采购；

预算内/外采购：根据年度预算计划内的常规采购，以及超预算申请的特殊采购。

通过标准化流程，可明确各环节职责、控制采购成本、缩短审批周期，保证采购活动合规、高效。

二、全流程操作步骤详解

1.采购申请发起

操作主体：需求部门申请人（如部门员工）

根据实际需求，填写《标准化采购申请单》（详见第三部分模板），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预算金额、用途及紧急程度；

附件准备：如技术参数说明、比价记录（3家及以上供应商报价单）、项目立项批复（针对专项采购）、历史采购价格参考等，保证采购依据充分；

提交申请：通过企业OA系统或线下流程，将申请单及附件提交至部门负责人审核。

关键点：预算金额需符合公司财务制度，如超预算需在“备注”栏说明原因并附特殊申请说明。

2.部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如部门主管）

审核采购需求的合理性：确认物品/服务是否为部门必需，数量、规格是否匹配实际工作需求；

审核预算准确性：对照部门年度预算，判断采购金额是否在可控范围内，超预算采购需评估必要性；

审核附件完整性：检查技术参数、比价记录等材料是否齐全，避免信息不全导致后续审批延误；

审批通过后，流转至财务部门复核；若不通过，注明原因并退回申请人修改。

关键点：部门负责人需对需求的真实性负直接责任，严禁虚假采购或超额采购。

3.财务部门复核

操作主体：财务审核专员（如财务主管）

审核预算合规性：确认采购项目是否纳入年度预算，未纳入预算的需检查是否完成预算外审批流程；

审核价格合理性：对比历史采购数据、市场均价或供应商报价，判断单价、总价是否合理，避免价格虚高；

审核资金安排：确认企业当前资金状况是否支持该笔采购，必要时协调资金优先级；

复核通过后，根据采购金额分级流转至对应领导审批；若不通过，注明财务意见并退回部门调整。

关键点：金额分级标准需根据公司规模设定（例如：≤5000元由部门审批；5001-20000元由分管领导审批；≥20001元由总经理审批）。

4.分级审批决策

操作主体：分管领导/总经理（如分管副总/总经理）

按金额分级审批：

小额采购（≤5000元）：由部门负责人审批即可，无需流转至更高层级；

中额采购（5001-20000元）：由分管领导审批，重点评估采购对部门工作的影响及成本效益；

大额采购（≥20001元）：需提交总经理审批，必要时召开采购评审会，综合评估供应商资质、服务能力及长期合作价值；

审批通过后，流转至采购部门执行；若驳回，明确原因并终止流程（申请人可根据反馈调整后重新发起）。

关键点：审批需在1-3个工作日内完成，紧急采购可启用“绿色通道”，同步审批并加速流转。

5.采购部门执行

操作主体：采购专员（如采购经理）

接收审批通过的申请单后，2个工作日内联系供应商确认供货周期、交货方式及售后条款；

签订采购合同：金额≥10000元的采购需签订正式合同，明确双方权利义务；

下达订单：通过系统或书面形式向供应商下达采购订单，同步跟踪生产/备货进度；

到货验收：物品到货后，组织需求部门、财务部门共同验收，核对数量、规格、质量，填写《验收单》并由三方签字确认。

关键点：优先选择合作良好、资质齐全的供应商，新供应商需经过资质审核（如营业执照、相关行业许可证）。

6.结果反馈与归档

操作主体：采购专员+需求部门

采购完成后，采购专员将验收单、发票（或费用凭证）提交财务部门备案；

向需求部门反馈采购结果（如到货时间、使用注意事项），并跟进使用情况；

所有采购资料（申请单、审批记录、合同、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于3年。

关键点：归档资料需按“采购申请编号”分类管理，保证可追溯、可查询。

三、标准化采购申请单模板

申请基本信息

申请单编号

（系统自动，如CG-2024-001）

申请日期

______年______月______日

申请人信息

姓名：__________部门：__________联系方式：__________

采购类型

□日常运营□专项项目□紧急采购□预算外采购（请注明原因：__________）

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

3

附件清单

□技术参数说明□比价记录□项目立项批复□其他：_________________

审批流程

部门负责人审核

签字：__________日期：__________意见：________________