财务费用报销审批表单版.docVIP

财务费用报销审批通用表单实用版

一、适用范围与常见应用场景

本表单适用于公司各部门员工因公产生的必要费用报销，涵盖日常办公、差旅、业务沟通等多种场景。具体包括但不限于：

日常办公支出：如办公用品采购、文件打印、通讯费等；

差旅相关费用：如交通费、住宿费、市内交通补贴等；

业务活动支出：如客户接待费、会议场地租赁费等；

其他经批准的因公支出：需提前与部门负责人确认是否符合报销范围。

无论费用金额大小，均需通过本表单完成审批流程，保证支出合规、有据可查。

二、详细操作流程指南

第一步：整理支出凭证与基础信息

准备材料：收集所有因公支出的合规凭证（如消费明细单、行程单、采购清单等），保证凭证清晰、信息完整（含日期、金额、事由等）。

核对费用类型：根据支出性质明确费用类别（如“差旅费-交通”“办公费-采购”等），避免归类错误。

第二步：完整填写报销表单

基础信息栏：

申请人填写姓名（*）、所属部门、提交日期、联系方式；

填写报销周期（如“2024年X月X日至2024年X月X日”），保证与凭证时间一致。

费用明细栏：

逐项列出每笔费用：费用项目（如“高铁票”“A4纸”）、金额（小写）、发生日期、具体事由（如“前往上海参加行业会议”“部门日常办公采购”）、凭证数量（如“1张”“3张”）；

若涉及多项费用，需分行填写，保证每项费用可追溯。

汇总信息栏：

填写报销总金额（大小写需一致，如“￥1,500.00”对应“壹仟伍佰元整”）；

简要说明费用关联的业务事由（如“Q3季度市场推广活动支持”）。

第三步：提交审批流程

部门负责人审核：将填写完整的表单及凭证提交至部门负责人*，负责人需核对费用真实性、合理性及是否符合部门预算，确认无误后签字并注明日期。

财务部门复核：部门审批通过后，提交至财务审核岗*，财务人员重点检查：

凭证是否齐全、合规；

金额计算是否准确；

费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、交通方式要求等）；

审批流程是否完整。

最终审批：根据报销金额权限，由对应领导*完成最终审批（如金额≤5000元由部门总监审批，＞5000元需分管副总审批），签字并注明日期。

第四步：财务支付与归档

审批完成后：将表单交至财务支付岗*，财务在3-5个工作日内完成款项支付（具体以公司财务制度为准）。

表单归档：申请人可在支付后联系财务部门确认到账情况，表单及凭证由财务部门统一归档保存，保存期限不少于3年。

三、表单结构与填写模板

财务费用报销审批单

基础信息

申请人

*部门

提交日期

2024年_月_日联系方式

报销周期

____年_月_日至____年_月_日

费用明细

费用项目

金额（元）

发生日期

具体事由

凭证数量

报销总金额

小写：￥______元

大写：_________________________元整

业务事由说明

_________________________________________________________________________

审批流程

审批人

职务

审批意见

签字

日期

部门负责人审核

*

年月日

财务复核

*

财务审核岗

年月日

最终审批

*

年月日

财务支付确认

*

支付岗

年月日

备注|1.请保证所有凭证清晰、无涂改，与表单信息一致；2.超标准费用需提前提交书面说明并附领导审批意见；3.报销周期内无重复报销项目。|

四、使用规范与特别提醒

信息真实性：申请人需对填写内容及提交凭证的真实性负全责，虚构费用、伪造凭证将按公司制度处理。

填写规范性：

费用项目需具体明确（如“出租车费”优于“交通费”），事由需简明扼要（如“拜访客户洽谈合作”）；

金额大小写必须一致，涂改处需申请人签字确认。

凭证完整性：每笔费用需至少附一张凭证，凭证抬头需为公司全称，避免使用“办公用品”“礼品”等模糊事由。

时限要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期需提交书面说明并由部门负责人签字确认。

特殊情况处理：

紧急支出（如突发差旅）可先通过电话向部门负责人报备，事后3个工作日内补交表单；

涉及预支款的，需在报销时扣除预支金额，并在备注栏注明“已含预支款元”。

通过规范使用本表单，可有效提升费用报销效率，保证公司资金管理合规有序。