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公司采购管理制度执行指南统一规范版

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于公司各类采购活动的全流程管理，涵盖生产原料、办公设备、服务外包、工程物资等所有采购类型。典型应用场景包括：日常采购需求审批、新供应商引入流程、紧急采购处理、年度采购计划编制、采购争议处理等。无论是采购部门专职人员、需求部门经办人，还是审批管理层，均可依据本指南规范采购行为，保证采购活动合规、高效、经济。

二、采购管理全流程操作步骤详解

（一）需求提出与部门初审

需求发起：需求部门根据工作计划或实际需要，填写《采购申请单》，明确物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。

初审审核：采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核对需求描述是否清晰、预算是否在部门年度计划内、是否属于公司集中采购目录范围。对不符合要求的，退回需求部门补充完善；对符合要求的，进入下一环节。

（二）预算编制与财务审核

预算匹配：采购部根据《采购申请单》中的预算金额，结合财务部提供的年度预算分解表，确认采购资金是否落实。对于超预算采购，需求部门需提交《预算调整申请》，经分管副总审批后方可推进。

财务审核：财务部对采购预算的合规性、合理性进行审核，重点检查预算科目是否正确、资金来源是否合法，审核通过后盖章确认，作为后续采购执行的依据。

（三）供应商选择与资质确认

供应商寻源：采购部根据采购需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。其中，单项采购金额≥5万元的，必须采用公开或邀请招标；5万元以下且未列入集中采购目录的，可采用询价比价（至少邀请3家供应商报价）。

资质审核：采购部需对候选供应商的营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）、财务状况、供货业绩、信誉口碑等进行审核，并填写《供应商资质审核表》，保证供应商具备履约能力。

确定供应商：通过综合评估价格、质量、交期、服务等因素，选定最优供应商，形成《供应商评审报告》，按权限报批后确定合作对象。

（四）采购合同拟定与审批

合同拟定：采购部根据供应商报价和谈判结果，按照公司《合同管理办法》拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任等核心条款。

合同审批：合同拟定后，依次由采购部负责人、法务部（审核法律条款）、财务部（审核财务条款）、分管副总（重大合同需报总经理）审批。审批通过后，双方加盖公章（或合同章），合同正式生效。

（五）订单下达与履约跟踪

订单下达：采购部根据生效的采购合同，向供应商下达《采购订单》，同步明确交付时间、地点、联系人等信息，并要求供应商确认回传。

履约跟踪：采购专员负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按期交付。如遇可能延期风险，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部及时协调需求部门调整计划，必要时启动备用供应商方案。

（六）货物/服务验收与记录

到货验收：货物送达后，由需求部门、采购部、质检部（如需）共同到场验收。需求部门核对数量、规格是否与订单一致；质检部按质量标准检测功能、合格证等；三方确认无误后，填写《货物验收单》，签字确认。

异常处理：验收发觉数量不符、质量不合格等问题，采购部需在24小时内与供应商沟通，明确退换货、索赔等处理方案，并留存书面记录，保证问题闭环。

（七）付款申请与财务结算

付款申请：供应商完成交付并验收合格后，采购部收集《采购合同》《货物验收单》、供应商开具的合规付款凭证（如收据、结算单等），填写《采购付款申请表》，按审批权限逐级报批（部门负责人→财务部→分管副总→总经理）。

财务结算：审批通过后，财务部在5个工作日内完成付款，付款方式需与合同约定一致（如银行转账、承兑汇票等）。付款完成后，采购部将付款凭证与相关资料一并归档。

（八）采购档案整理与归档

档案收集：采购活动全过程中形成的《采购申请单》《供应商资质审核表》《采购合同》《货物验收单》《付款申请表》等资料，由采购专员统一收集整理。

归档管理：档案按“一采购一档”原则分类编号，电子档案存入公司采购管理系统，纸质档案装入档案盒，标注“采购日期-供应商名称-物品名称”，保存期限不少于5年，以备审计或查询。

三、采购管理常用表单模板

（一）采购申请单

申请部门

申请人

申请日期

采购编号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

预算编号

部门负责人意见：

签字：日期：

采购部初审意见：

签字：日期：

财务部审核意见：

签字：日期

审批意见（分管副总/总经理）：

签字：日期

（二）供应商询价记录表

询价编号

询品名称

规格型号

数量

询价日期

询价方式

供应商A

报价（元）：

供应商B

报价（元）：

供应