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档案管理岗位职责说明及业务培训资料

引言

档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，是各项事业发展不可或缺的基础性工作。档案管理人员作为档案工作的具体承担者，其专业素养与履职能力直接关系到档案的完整、安全与有效利用。本资料旨在明确档案管理岗位的核心职责，并提供系统性的业务培训指引，以期帮助相关人员更好地胜任本职工作，推动档案管理工作规范化、科学化发展。

一、档案管理岗位职责说明

档案管理岗位的职责贯穿于档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等整个生命周期。具体职责如下：

（一）档案的收集与接收

负责定期或不定期收集本单位各项工作活动中形成的、具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像材料、实物等。对接各部门，指导和督促其做好文件材料的预立卷和定期归档工作。严格按照归档范围和归档时限要求，认真核对接收的档案材料，确保其齐全、完整、准确，并办理规范的交接手续。

（二）档案的整理与编目

对接收的档案材料进行系统整理。依据国家或行业相关档案整理规则，进行分类、划分保管期限、排列、编号、编目等工作。确保档案整理符合规范，目录清晰，便于检索。具体包括：确定档案分类方案，对文件材料进行科学归类；按照一定顺序排列案卷内文件；编制案卷号、件号；撰写案卷题名和卷内文件目录；对整理完毕的档案进行装订，使其形态规范、易于保管。同时，负责档案检索工具的编制与维护，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题目录等，积极推动档案著录标准化。

（三）档案的鉴定与保管

根据档案保管期限表，结合本单位实际情况，对已到保管期限的档案进行价值鉴定，提出存毁意见，报上级主管部门审批后执行。对于具有永久保存价值的档案，应按照规定向上级档案馆移交。负责档案库房的日常管理，严格执行档案库房管理制度。做好档案的实体保护工作，包括控制库房温湿度、防治虫害霉变、防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等。定期对档案进行清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理并报告。

（四）档案的利用与服务

严格按照档案利用制度，为单位内部及外部符合条件的查阅者提供档案查阅、复制、摘录等服务。热情接待查阅者，耐心解答咨询，指导其正确利用档案。认真履行利用登记手续，掌握档案利用情况。对涉密档案和敏感信息的利用，必须严格遵守保密规定，履行审批程序。积极开展档案编研工作，根据工作需要和利用需求，编纂档案参考资料、专题汇编、大事记等，主动提供档案信息服务，提升档案利用价值。

（五）档案的统计与分析

负责档案工作的各项数据统计，包括档案的收进、移出、整理、保管、利用、销毁等情况，按要求填写统计报表，并进行必要的数据分析，为档案管理决策提供依据。定期总结档案管理工作情况，向上级汇报。

（六）档案的保密与安全

严格遵守国家及本单位的保密法律法规，增强保密意识，严守档案纪律。负责档案信息的安全管理，特别是涉密档案和敏感信息的保密工作，防止档案失泄密事件发生。对于电子档案，要采取严格的安全保密措施，包括访问权限控制、数据备份与恢复等，确保电子档案的信息安全。

（七）档案的信息化建设与管理

参与本单位档案信息化建设规划与实施。负责电子文件的归档管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。熟练操作档案管理系统，对数字化档案进行著录、存储、备份和维护。推动传统载体档案的数字化转换工作，并对数字化成果进行质量检查与验收。

（八）档案的宣传与指导

积极宣传档案法律法规和档案工作的重要性，提高全员档案意识。对本单位各部门的兼职档案员进行业务指导和培训，协助其做好日常文件材料的管理工作。参与档案工作相关的学术交流和业务研讨活动。

二、档案管理业务培训核心内容

为有效履行上述职责，档案管理人员需接受系统的业务培训，培训内容应涵盖以下核心方面：

（一）档案管理基础理论与法规

1.档案学基本理论：理解档案的定义、本质属性、种类、价值与作用；掌握档案工作的基本原则、性质和任务。

2.相关法律法规：深入学习《中华人民共和国档案法》及其实施办法，熟悉国家及行业关于档案管理的各项规章制度、标准规范。

3.档案职业道德：培养高尚的职业道德，做到忠于职守、廉洁奉公、严守纪律、保守秘密。

（二）档案生命周期各环节操作技能

1.文件材料归档规范：明确归档范围、归档时限、归档要求，掌握不同类型文件材料（如公文、合同、会议记录、科研成果等）的收集方法与技巧。

2.档案整理方法：熟练掌握立卷归档（或文件级整理）的具体步骤，包括分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订等。重点掌握《归档文件整理规则》等相关标准的应用。

3.档案著录与标引：学习档案著录规则，掌握著录项目、著录格式和著录用符号；了解主题标引和分类标引的基本方法。

4.档案保管技术：熟悉档案库房“八防”措施的具体内容和实