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公文写作常用格式与范例大全

引言

公文写作，是机关、企事业单位日常工作中不可或缺的重要技能，它承载着信息传递、指令下达、情况汇报、事项商洽等关键职能。一份规范、严谨、高效的公文，不仅能准确传达意图，更能体现单位的专业素养和工作作风。本文旨在系统梳理公文写作中常见的格式要求与实用范例，为广大公文写作者提供一份清晰、可操作的参考指南，助力提升公文质量与办文效率。

一、公文的基本构成要素

公文种类繁多，但其基本构成要素具有共性。一份完整的公文通常包括以下部分：

1.版头部分：含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。（注：并非所有公文都需包含全部要素，视具体文种和密级而定。）

2.主体部分：含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等。

3.版记部分：含抄送机关、印发机关和印发日期等。（部分普发性公文或内部文件可省略版记。）

二、常用公文格式与范例

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是使用频率最高、适用范围最广的公文文种之一。

基本格式：

1.标题：一般由“发文机关+事由+文种”组成，如“XX单位关于召开XX会议的通知”。也可省略发文机关，如“关于开展XX活动的通知”。

2.主送机关：指负责承办或需要知晓该通知内容的单位或群体。顶格书写，后加冒号。

3.正文：通常包括发文缘由（为什么发此通知）、通知事项（具体做什么、怎么做、有何要求）、执行要求（何时执行、注意事项等）三部分。

4.发文机关署名：发出通知的单位全称或规范化简称。

5.成文日期：通知签发或成文的日期，用阿拉伯数字书写，年份应标全称，月、日不编虚位。

6.印章：加盖与发文机关署名相符的印章。

写作要点：

*事由要明确，让接收者一看便知通知的核心内容。

*事项要具体、条理清晰，必要时可分点列出。

*语言要简洁明了，语气根据内容可适当调整，一般以告知、要求为主。

范例：

关于举办公文写作培训班的通知

各部门、各单位：

为进一步提升我单位工作人员的公文写作能力和规范化水平，提高办文效率和质量，经研究决定，举办公文写作培训班。现将有关事项通知如下：

一、培训内容

1.公文基础知识及常见文种写作规范；

2.公文格式标准化要求与常见错误辨析；

3.公文写作技巧与案例分析。

二、参训人员

各部门、各单位负责公文起草和处理工作的人员，每单位限报X名。

三、培训时间

XXXX年X月X日（星期X）上午X时至X时，下午X时至X时。

四、培训地点

单位X号会议室。

五、有关要求

1.请各单位于XXXX年X月X日前将参训人员名单报至办公室XXX处。

2.请参训人员提前安排好工作，准时参加培训，原则上不得请假。

3.培训期间请将手机调至静音或关闭状态，保持良好秩序。

特此通知。

（联系人：XXX联系电话：XXXXXXX）

XX单位办公室（印章）

XXXX年X月X日

（二）报告

适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

基本格式：

1.标题：一般为“发文机关+事由+文种”，如“XX单位关于XX工作开展情况的报告”。

2.主送机关：只有一个，即有隶属关系的直接上级机关。

3.正文：通常包括开头（简述报告缘由，如“根据您的指示”、“为……现将有关情况报告如下”）、主体（详细阐述工作进展、取得成效、存在问题、经验教训等）、结尾（常用“以上报告，请审阅”、“特此报告”等）。

4.发文机关署名、成文日期、印章：同“通知”。

写作要点：

*内容要真实、客观，实事求是地反映情况，不夸大、不缩小。

*重点突出，条理清晰，围绕报告的主题展开，避免面面俱到、主次不分。

*报告中不得夹带请示事项。

*语言庄重、平实。

范例：

关于XXXX年度工作情况的报告

XX局：

XXXX年，在XX局的正确领导下，我单位深入贯彻落实XX精神，紧紧围绕年度工作目标，积极履职，扎实工作，各项任务均取得阶段性进展。现将本年度主要工作情况报告如下：

一、主要工作及成效

（一）XX工作方面。简述工作举措、进展及取得的成效……

（二）XX工作方面。简述工作举措、进展及取得的成效……

（三）……

二、存在的主要问题与不足

在肯定成绩的同时，我们也清醒地认识到工作中仍存在一些不足：一是……；二是……；三是……

三、下一步工作计划

针对存在的问题，结合实际，下一步我们将重点做好以下工作：

1.……

2.……

以上报告，请审阅。

XX单位（印章）

XXXX年X月X日

（三）请示

适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。

基本格式：

1.标题：一般为“事由+文种”，如“关于XX事项的请示”，