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标准化合同文件审核工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业法务部门、行政管理部门、业务部门及相关协作方，在标准化合同文件审核工作中使用，具体场景包括：

企业日常业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同等）的合规性审查；

合作方提交合同文件的初步筛查与风险前置识别；

标准化合同模板的定期更新与合规性校验；

跨部门协作中合同条款的一致性核对与风险把控。

二、标准化操作流程

（一）前期准备阶段

资料收集

获取待审核合同文件（含最新版合同文本、附件、补充协议等）；

收集与合同相关的背景资料（如合作意向书、招投标文件、业务需求说明、过往合作记录等）；

明确审核依据（包括国家法律法规、行业监管规定、公司内部制度模板、特定业务审批要求等）。

审核任务分配

根据合同类型（如买卖、服务、技术等）和复杂程度，指定主审人及协审人（如法务专员、业务负责人、财务负责人等）；

明确审核时限及各环节责任人，保证流程可追溯。

（二）基础信息核对阶段

合同完整性检查

确认合同文本结构完整（含合同编号、双方当事人信息、合同、附件、签字盖章页等）；

核对附件清单与实际附件数量是否一致，关键附件（如技术协议、验收标准）是否齐全。

核心要素准确性核验

主体信息：核对合同双方当事人名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息是否与营业执照、授权委托书一致；

关键数据：检查合同金额（大小写是否一致）、履行期限（起止时间是否明确）、支付方式（账号信息是否准确）、标的物描述（型号、数量、质量标准等是否清晰）；

签署有效性：确认签字人是否具备相应授权，签字、盖章是否完整规范（如公章清晰、骑缝章是否加盖等）。

（三）核心条款审查阶段

主体资格条款

审查当事人是否具备相应的民事行为能力（如企业需在有效期内经营，特殊行业需具备资质许可）；

涉及代理或转包的，需核查授权委托书、转包协议的合法性与有效性。

合同标的条款

核对标的物名称、规格、型号、数量、质量标准等描述是否具体、无歧义；

技术类合同需明确技术成果归属、验收标准及方法。

权利义务条款

检查双方权利义务是否对等，是否存在单方面限制权利或加重义务的不公平条款；

明确履行方式（如交付地点、运输方式）、验收流程及时限。

违约责任条款

审查违约责任是否与违约行为性质、损失程度相匹配；

约定违约金是否合理，是否包含定金、赔偿损失等责任形式的衔接条款。

争议解决条款

确认争议解决方式（诉讼或仲裁）的选择是否符合公司规定，管辖法院/仲裁机构是否明确；

优先选择公司所在地法院或约定仲裁机构，避免管辖权争议。

其他特殊条款

保密条款：明保证密范围、期限及违约责任；

不可抗力条款：定义是否清晰，通知义务及免责情形是否明确；

合同解除/终止条款：约定解除条件、清算方式及后续处理机制。

（四）风险评估与标记阶段

风险等级划分

低风险：条款表述规范，无法律冲突，符合公司制度；

中风险：存在表述模糊、权利义务轻微不对等等问题，需修改完善；

高风险：存在违法条款、重大权利义务失衡、法律强制规定缺失等问题，需重点标注并反馈调整。

风险点标记与记录

使用统一符号（如“△”低风险、“▲”中风险、“★”高风险）在合同文本中标注问题位置；

在《合同条款审查清单》中详细记录风险描述、涉及条款及修改建议。

（五）审核结果输出阶段

形成审核意见

主审人汇总审核结果，填写《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”的审核结论；

对需修改的条款，逐条列明具体修改建议及法律依据。

沟通与反馈

将审核意见与业务部门、合作方进行沟通，解释风险点及修改必要性；

跟踪修改情况，确认最终版本是否符合审核要求。

文档归档

整理审核过程中的全部资料（含合同文本、审核清单、沟通记录、最终版审核意见等），按公司档案管理规定归档保存。

三、配套工具模板

表1：《合同基础信息核对表》

合同编号

合同名称

签订日期

甲方名称

乙方名称

统一社会信用代码（甲方）

统一社会信用代码（乙方）

合同金额（大写）

合同金额（小写）

履行期限

附件清单

1.

2.

3.

审核人

表2：《合同条款审查清单》

条款类别

具体条款内容（条款号）

审查标准

审查结果（通过/修改/不通过）

问题描述

修改建议

主体资格

第一条：当事人信息

与营业执照一致

▲

乙方授权代表未附证件号码号

需补充授权代表证件号码复印件

合同标的

第二条：标的物描述

明确型号、数量、质量标准

△

质量标准未引用国标

建议补充“符合GB/T标准”

违约责任

第十条：违约金条款

不超过实际损失30%

★

约定“按合同总额20%支付违约金”

调整为“按实际损失计算，最高不超过合同总额10%”

争议解决

第十五条：管辖法院

甲方所在地法院

通过

—

—

表3：《风险评估与应对表》

风险点描述

涉及条款

风险等级

应对措施

责任部门