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行政管理文档归档管理模板

一、适用工作场景

本模板适用于企业、事业单位及机关等组织的行政管理文档归档管理工作，具体场景包括但不限于：

日常行政文件处理：如会议纪要、通知公告、请示报告、工作总结等文件的定期归档；

专项活动文档管理：如年度审计材料、项目验收文件、制度建设资料等专项活动的全程归档；

部门交接与人员变动：员工离职、岗位调整时，其负责的行政文档需规范移交与归档；

档案合规检查：应对内外部审计、档案行政管理部门检查时，保证文档归档的完整性与合规性；

历史资料追溯：需查询过往行政决策、制度执行、活动记录等历史信息时，通过归档文档快速定位。

二、归档管理全流程操作指南

（一）文件收集：保证“应收尽收”

操作目标：全面收集具有保存价值的行政管理文档，避免遗漏。

操作步骤：

明确收集范围：根据《文书档案保管期限表》，明确需归档的文件类型，包括但不限于：

公文类：通知、通报、请示、批复、函件等；

会议类：会议纪要、议程、签到表、发言材料等；

业务类：工作报告、调研材料、项目方案、合同协议等；

制度类：管理办法、规定、细则、流程文件等；

人事类：员工名册、劳动合同、培训记录、奖惩文件等；

财务类：行政费用报销凭证、预算表、审计报告等；

其他：重要活动影像资料、外部单位来函等。

确定责任分工：

各部门指定专人（如“部门文档管理员*某”）负责本部门文件的日常收集与初步整理；

行政部档案管理员*某某负责统筹协调，定期对各部门收集情况进行检查。

设定收集时限：

日常文件：每月最后一个工作日，各部门将上月文件提交至行政部；

专项活动文件：活动结束后5个工作日内完成收集；

年度文件：次年1月10日前，完成上一年度文件的集中收集。

（二）文件分类：科学划分“逻辑层级”

操作目标：通过分类实现文档的有序化管理，便于后续检索与利用。

操作步骤：

选择分类标准：采用“年度+部门+文件类型”的三级分类法，保证分类清晰、层级分明。

一级分类（年度）：按文件形成年份划分，如“2023年度”“2024年度”；

二级分类（部门）：按文件形成部门划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”；

三级分类（文件类型）：按文件性质划分，如“公文类”“会议类”“制度类”等。

执行分类规则：

跨部门形成的文件，由主办部门负责归档，协办部门可留存复印件；

文件内容涉及多个部门的，按其主要职能归类；

电子文档与纸质文档分类一致，电子文档需标注对应的纸质档案编号。

（三）文件整理：规范“标准化处理”

操作目标：对文件进行标准化整理，保证内容完整、格式统一。

操作步骤：

检查文件完整性：

纸质文件：检查是否有缺页、漏签、附件缺失等情况，如发觉问题及时补充或注明原因；

电子文件：检查格式是否兼容（如PDF、Word等），内容是否清晰可读，病毒扫描保证安全。

去除无关材料：

剔除文件草稿、重复件、无签字的复印件等无保存价值的材料；

保留文件正本（如无正本，则使用加盖公章的复印件）。

装订成册：

纸质文件：采用左侧装订，对超过页数的文件（如超过20页）进行分册装订，每册标注“共X册第X册”；

电子文件：按分类建立文件夹，文件夹命名格式为“年度-部门-文件类型”（如“2024-行政部-公文类”），文件名包含核心信息（如“2024年度行政工作总结-行政部-某某”）。

（四）文件编号：唯一“身份标识”

操作目标：为每份归档文件赋予唯一编号，实现精准定位。

操作步骤：

设计编号规则：采用“部门代码+年份+文件类型代码+流水号”的组合编码，示例：

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）；

文件类型代码：公文类（GW）、会议类（HY）、制度类（ZD）；

流水号：按文件收集顺序从001开始编号，如“XZ-2024-GW-001”表示“2024年行政部第1份公文类文件”。

编号操作规范：

编号由行政部档案管理员*某某统一编制，各部门不得擅自编号；

编号标注位置：纸质文件在首页右上角用铅笔标注，电子文件在文件名开头标注；

一份文件对应一个编号，若文件分册装订，每册需标注总册数及本册编号（如“XZ-2024-GW-001-1/3”）。

（五）文件登记：建立“动态台账”

操作目标：通过登记记录文件归档信息，实现全程可追溯。

操作步骤：

填写《归档文件登记表》（详见模板表格1），内容包括：文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数、密级（公开/内部/秘密）、保管期限、存放位置、归档人、归档日期等；

电子台账同步：将登记信息录入档案管理系统，支持关键词检索（如文件名称、形成部门等），保证纸质与电子台账一致；

核对与签字：登记完成后，由部门文档管理员与档案管理员共同签字确认，保证信息准确无误。

（六）文件入库：规范“存储管理”

操作目标：将整理完毕的文件存入指定位置，保证安全与便捷。

操作步