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合同签收确认流程与表单模板

在商业活动中，合同作为明确双方权利义务的法律文件，其传递与接收的规范性直接关系到后续履约及潜在争议的解决。合同签收确认机制，作为合同生命周期管理中的关键一环，不仅是责任界定的重要凭证，更是保障合同严肃性与执行力的基础。本文旨在系统梳理合同签收确认的标准流程，并提供实用的表单模板，以期为企业及相关从业人员提供操作性强的指引。

一、合同签收确认流程

合同签收确认流程的核心目标在于确保合同文本能够准确、及时、完整地送达指定接收方，并获得具有法律效力的接收凭证。一个规范的流程应包含以下关键环节：

（一）合同发出前的准备与核对

在合同正式发出前，合同管理部门或经办人需对拟发出的合同文本进行最后的核对。这包括确认合同文本的完整性（如正文、附件、补充协议等是否齐全）、版本的准确性（确保为最终签署版，无错漏页或修订痕迹未标注等情况）、以及份数是否符合约定或实际需求。同时，需清晰记录合同的基本信息，如合同名称、编号、签订日期、甲乙双方等，以便后续追踪。

（二）合同传递方式的选择与记录

根据合同的重要性、紧急程度以及双方约定，选择合适的传递方式。常见的传递方式包括专人送达、挂号信、快递服务（尤其是具备追踪功能的商业快递）、以及在特定情况下的电子送达（需事先获得对方同意或符合法律关于电子送达的规定）。无论采用何种方式，均需保留传递凭证，如快递单号、签收记录、电子送达的发送回执等。对于重要合同，建议采用可追溯、可证明送达的方式，并在发出后及时通知接收方注意查收。

（三）合同接收与签收确认

接收方在收到合同文件时，应首先核对快递或信封的外观是否完好，有无拆封痕迹。随后，根据随附的“合同发送清单”或自身记录，仔细清点合同份数及附件是否完整、是否为己方应接收的合同文本。

确认无误后，接收方应由指定人员（通常为合同约定的联系人、授权代表或相关部门负责人）进行签收。签收行为应规范，至少包含签收人姓名、签收日期，并尽可能注明签收单位及职务。

（四）签收信息的反馈与归档

对于采用邮寄或快递方式发出的合同，发出方应主动追踪物流信息，待确认对方签收后，可适时与接收方进行口头或书面确认。若合同签收确认单是随合同一并送达，要求接收方签署后返还一份，则发出方需在收到返还的签收回执后，与自身记录进行核对。

所有涉及合同传递、签收的凭证（如快递单存根、签收确认单、邮件往来记录等）均应作为合同档案的重要组成部分，及时进行整理、编号，并与合同文本一并归档保存，确保其安全性与可追溯性。

二、合同签收确认表单模板

为确保签收信息的完整性与规范性，使用统一的合同签收确认表单至关重要。以下提供一个通用模板，企业可根据自身实际情况进行调整。

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合同签收确认单

一、合同基本信息

项目

内容

:---------------

:-------------------------------------

**合同名称**

（例如：XX设备购销合同）

**合同编号**

（例如：HT-202X-XXX）

**合同份数**

共份，本次签收份

**合同签订日期**

年月日

**甲方（发出方）**

（公司全称）

**乙方（接收方）**

（公司全称）

二、签收信息

项目

内容

:---------------

:-------------------------------------

**签收单位**

（接收方单位全称，与合同乙方一致）

**签收部门**

（接收部门，如：法务部/采购部/项目部）

**签收人**

（亲笔签名）

**职务**

**联系电话**

（手机号码或座机）

**签收日期**

年月日时分

三、签收声明

本人/本单位确认已于上述签收日期收到由【甲方（发出方）全称】发送的《【合同名称】》（合同编号：【合同编号】）正本共【数字】份，合同文本完整、无缺页。

四、附件清单（如有）

序号

附件名称

份数

备注

:---

:-------------------

:---

:-------

1

（例如：技术参数表）

2

...

...

...

...

五、备注（可选）

（可填写其他需说明事项，如“本签收单一式两份，双方各执一份”等）

六、发出方（甲方）留存联信息（若适用）

项目

内容

:---------------

:-------------------------------------

**发出日期**

年月日

**经办人**

**联系方式**

---

填写说明与注意事项：

1.合同基本信息：由合同发出方在发出前填写完整、准确。

2.签收信息：由接收方签收人填写并亲笔签名，确保信息真实有效。“签收单位”应与合同乙方名称一致。

3.签收声明：旨在明确签收人的确认行为及其法律意义，建议保留此条款。

4.附件清单：如有附件，应逐一