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企业行政事务管理手册模板

前言

本手册旨在规范企业内部行政事务管理流程，明确各环节职责分工，提升行政工作效率，保障企业日常运营有序开展。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公事务、会议管理、资产维护、档案管理、印章使用、接待规范及车辆调度等核心行政场景。各部门可结合实际业务需求，参照手册内容执行，保证行政工作标准化、规范化。

一、日常办公事务管理

（一）操作指引

办公环境维护

员工每日到岗后需整理个人工位，保持桌面整洁，文件、文具摆放有序；

各部门负责人每周组织一次部门区域卫生检查，行政部每月开展全公司环境巡查；

公共区域（如会议室、茶水间、走廊）由专人负责清洁，物品使用后及时归位。

办公用品申领与管理

月度25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品月度需求表》，经部门负责人审核后提交行政部；

行政部汇总需求后统一采购，低值易耗品（如笔、纸、文件夹）按季度发放，耐用品（如计算器、订书机）以旧换新；

申领人需在《办公用品领用登记表》签字确认，严禁私自外领或浪费。

考勤与假期管理

员工每日通过指纹/人脸识别系统考勤，迟到、早退、旷工按《员工考勤管理制度》执行；

请假需提前1天提交《请假申请表》，紧急情况需2小时内补填，病假需提供医院证明；

行政部每月5日前汇总上月考勤数据，经人力资源部审核后公示。

（二）常用表单模板

表1：办公用品月度需求表

序号

物品名称

规格型号

申领数量

用途说明

申请人

部门负责人签字

1

A4复印纸

80g

5包

部门日常打印

2

签字笔

0.5mm黑色

10支

日常办公使用

（三）管理要点

办公设备（如打印机、电脑）出现故障时，需第一时间联系行政部维修，严禁私自拆解；

重要办公用品（如印章、保密文件）需单独存放，由专人保管；

考勤数据需与薪资核算挂钩，保证数据准确无误，避免争议。

二、会议组织与管理

（一）操作指引

会议申请与审批

申请人提前3个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备；

部门负责人审核会议必要性后，提交行政部协调场地及资源；跨部门会议由分管领导审批。

会议筹备与通知

行政部根据审批结果预定会议室，准备投影仪、麦克风、白板等设备，提前1小时调试；

申请人通过OA系统或邮件发送会议通知，注明会议重要性及需携带的材料。

会议召开与记录

参会人员提前5分钟入场，签到就座；主持人按议程控制时间，避免偏离主题；

指定专人记录会议内容，重点标注决议事项、责任人及完成时限。

会后跟进与归档

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经主持人确认后分发至参会人员；

决议事项由责任部门跟踪落实，行政部每周汇总进度；会议资料（含纪要、PPT）需在3个工作日内归档至行政部档案柜。

（二）常用表单模板

表2：会议申请表

会议名称

部门季度工作总结会

会议时间

2023年10月15日14:00-16:00

会议地点

三楼第一会议室

参会人员

各部门负责人、分管领导

会议议程

1.各部门汇报Q3工作成果；2.讨论Q4工作计划；3.领导总结

所需设备

投影仪、麦克风、白板

申请人

联系方式

部门负责人签字

赵六

行政部审核意见

同意，已协调场地及设备

（三）管理要点

会议室使用遵循“先申请先使用”原则，如需取消需提前2个工作日告知行政部；

涉及敏感信息的会议，需关闭录音设备，参会人员不得外泄会议内容；

会议纪要需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述。

三、固定资产管理

（一）操作指引

资产采购与入库

部门因工作需要新增资产时，提交《固定资产采购申请表》，说明用途、规格及预算；

金额在5000元以下的由行政部审批，5000元以上的需总经理审批；采购后行政部核对实物与型号，填写《固定资产入库登记表》，粘贴资产标签。

资产领用与调拨

员工领用资产时需填写《固定资产领用表》，签字确认后领取；离职时需将资产交还行政部，办理归还手续；

部门间资产调拨需提交《固定资产调拨申请表》，经双方部门负责人及行政部确认后更新资产信息。

资产盘点与报废

行政部每半年组织一次全公司资产盘点，核对资产数量、使用状况及存放地点；

盘点差异需在3个工作日内查明原因，形成书面报告报领导审批；

无法使用的资产需填写《固定资产报废申请表》，经技术部鉴定后，行政部统一处理。

（二）常用表单模板

表3：固定资产领用表

资产名称

笔记本电脑

资产编号

NB202310001

规格型号

ThinkPadX1Carbon

领用日期

2023年10月10日

领用人

孙七

所在部门

市场部

保管责任人

孙七

预计使用年限

3年

部门负责人签字

周八

行政部审核

同意领用

（三）管理要点

固定资产标签不得擅自撕毁，如需更换需由行政部操作；

个人领用的资产需妥善保管，因人为损坏需照价赔偿；

报资产需保证无数据