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往来款项管理制度

一、总则

往来款项是企业日常经营活动中因商品交易、劳务供应及其他经济往来所形成的应收、应付款项，是企业流动资产和流动负债的重要组成部分。为规范公司往来款项的管理，加速资金周转，提高资金使用效益，防范经营风险，确保公司资产安全完整，依据国家相关财经法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。

本制度适用于公司及所属各部门、各子公司（以下统称“公司”）的所有往来款项管理活动。往来款项管理遵循“统一领导、分级负责、权责分明、规范运作、及时清理、防范风险”的原则。财务部是公司往来款项管理的职能部门，负责制度的制定、解释、监督和检查；各业务部门是往来款项的直接责任部门，负责本部门相关往来款项的发生、跟踪、清收和偿付。

二、应收账款管理

应收账款是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括应收销售款、应收票据、预付账款及其他应收性质的款项。

（一）事前控制

1.客户信用评估：业务部门在与新客户建立合作关系前，应组织对客户进行信用调查与评估，收集客户基本信息、财务状况、经营情况、信用记录等资料，填写《客户信用评估表》，报相关权限领导审批。根据审批结果，确定客户信用等级及相应的信用额度、信用期限。对于信用等级较低或首次合作的客户，原则上应采用预付款或现款现货方式结算。

2.合同评审：所有销售业务（除小额零售外）均需签订规范的购销合同。合同中应明确标的、数量、价格、付款方式、付款期限、违约责任等关键条款。合同签订前须经过法务、财务等相关部门的评审，确保条款严谨、权责清晰，特别是付款条件的约定应符合公司信用政策。

（二）事中控制

1.发货与开票：仓储部门应严格按照经审批的销售合同或发货指令发货，并确保货物准确无误。财务部门应根据确认的发货信息及合同约定，及时开具销售发票，并将发票信息传递给客户，同时登记应收账款台账。

2.台账管理：财务部门应建立健全应收账款台账，详细记录客户名称、发生日期、金额、合同号、发票号、付款期限、已收款情况等信息，并定期与业务部门进行核对，确保账实相符。

3.跟踪与提醒：业务部门是应收账款跟踪清收的第一责任人，应指定专人负责，定期与客户进行沟通，了解款项支付进度。在付款期限届满前，应主动提醒客户按时付款。

（三）事后控制

1.对账：财务部门应至少每季度与客户进行一次应收账款书面对账，由业务部门协助落实。对账过程中发现的差异，应及时查明原因并进行处理。对账结果需经双方签字盖章确认，作为有效对账依据存档。

2.催收：对于逾期未收回的应收账款，业务部门应立即启动催收程序。根据逾期时间长短和金额大小，采取电话催收、函件催收、上门催收等不同方式。对于重大或疑难逾期款项，可提请法务部门介入，通过法律途径解决。催收过程应做好记录，形成《应收账款催收记录表》。

3.坏账准备与核销：财务部门应按照企业会计准则及公司会计政策，于期末对应收账款进行减值测试，合理计提坏账准备。对于确实无法收回的应收账款，应按规定程序报经批准后予以核销。核销处理需提供充分的证据材料，包括催收记录、客户破产证明、法院判决书等。

三、应付账款管理

应付账款是指公司因购买商品、接受劳务等经营活动，应向供应单位支付的款项，包括应付购货款、应付票据、预收账款及其他应付性质的款项。

（一）事前控制

1.供应商选择与评估：采购部门应建立供应商准入和评估机制，选择信誉良好、资质齐全、产品质量可靠、价格合理的供应商。对重要供应商，应签订长期合作协议，并定期进行考核评价。

2.采购审批：所有采购业务均需履行严格的审批程序，确保采购行为的必要性、合规性。采购申请应明确采购物品名称、规格、数量、单价、预计金额、供应商、付款方式等信息。

（二）事中控制

1.收货与验收：采购物资到货后，仓库及使用部门应共同对物资的数量、质量、规格型号等进行验收，合格后方可办理入库手续，并填写《物资验收单》。

2.发票审核与入账：财务部门应对供应商提供的发票、采购合同、入库单、验收单等原始凭证的真实性、合法性、完整性进行严格审核。只有凭证齐全、手续完备的采购业务，方可确认应付账款。

3.付款申请与审批：业务部门根据采购合同约定的付款期限，填写《付款申请书》，连同相关原始凭证报财务部门审核。财务部门审核无误后，按公司资金支付审批权限逐级报批。

（三）事后控制

1.付款执行：出纳人员应根据经最终审批的付款凭证办理付款手续，确保付款金额、付款对象、付款方式与审批内容一致。付款后，及时登记应付账款台账，核销相应债务。

2.对账：财务部门应定期与供应商进行应付账款对账，确保双方账目一致。对长期挂账的应付款项，要查明原因，及时处理。

3.预付账款管理：确需支付预付款的采购业务，必须严格履行审批程序，签订