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采购流程与审批标准操作指南

一、指南说明与适用范围

本指南旨在规范企业采购活动全流程，明确各环节操作标准与审批要求，保证采购工作合规、高效、经济。适用于企业各部门日常办公物资采购、生产原材料采购、服务类采购（如咨询、维修等）等各类采购场景，涵盖从需求提报到最终结算的全过程管理。不同采购类型（如常规采购、紧急采购、战略采购）可根据实际情况在标准流程基础上适当调整，但核心审批环节需严格执行。

二、采购全流程操作步骤

（一）需求提报与预算确认

需求发起

各部门根据工作需要，由经办人填写《采购需求申请表》（模板见第三部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间、预算金额等关键信息。

需求部门负责人*对需求的必要性、合理性进行审核，确认无误后签字提交至采购部。

预算核对

采购部收到需求后，首先核对申请预算是否与年度/月度采购预算匹配，预算金额是否在部门授权范围内。

若超预算，需求部门需提交《预算调整申请说明》，经财务部及分管领导审批通过后，方可进入下一步流程；若预算充足，则直接流转至供应商选择环节。

（二）供应商选择与询价

供应商寻源

采购部根据采购需求，通过企业合格供应商名录、公开招标、邀请报价、市场调研等方式筛选潜在供应商。

对于首次合作的供应商，需收集其营业执照、相关资质证明（如行业许可证、质量体系认证等），由采购部及质量部（如涉及）联合评审，确认合格后纳入供应商名录。

询价比价

采购部向不少于3家合格供应商发出《采购询价单》，明确采购需求、报价要求、交付时间等。

收到报价后，采购部需整理《比价分析表》，对比供应商的价格、质量、交期、售后服务等综合指标，形成初步采购建议。

单次采购金额达到企业招标标准（如金额≥5万元）的，需采用公开招标方式，由招标小组*（含采购部、财务部、需求部门代表）组织开标、评标，确定中标供应商。

（三）合同签订与审批

合同拟定

采购部根据确定的供应商及采购需求，拟定采购合同，明确双方权利义务、产品规格、数量、价格、付款方式、交付条款、违约责任、质保期等内容。

合同文本需经法务部*（如企业设有法务岗位）审核，保证条款合规、无法律风险。

合同审批

合同按审批权限逐级报批：

金额≤1万元：由采购部负责人及需求部门负责人审批；

1万元＜金额≤5万元：需增加财务部*审批；

金额＞5万元：需分管副总及总经理最终审批。

审批通过后，由采购部加盖企业公章，供应商加盖公章（或合同章），合同正式生效。

（四）订单下达与执行跟踪

订单下达

采购部根据生效的采购合同，向供应商发出《采购订单》，明确订单编号、产品信息、交付时间、地点、验收标准等，并要求供应商确认回传。

执行跟踪

采购专员*负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按期交付。

若遇可能延期交货等异常情况，供应商需提前3个工作日书面通知采购部，采购部及时协调需求部门，必要时启动备用供应商方案。

（五）验收入库与质量确认

到货验收

供应商按订单交付后，由需求部门、仓库管理员*、采购部共同到场验收：

数量核对：清点实物数量是否与订单一致；

质量检验：检查产品规格、型号、外观、包装是否符合要求，必要时送质检部*（或第三方检测机构）进行专业检测；

技术参数验证：对于设备、工具等需进行功能测试，确认满足使用需求。

验收合格后，填写《采购验收单》，由需求部门代表、仓管员、采购员签字确认；验收不合格的，当场出具《不合格品报告》，采购部负责与供应商协商退换货或索赔事宜。

入库管理

验收合格的物资由仓库管理员*办理入库手续，登记库存台账，更新库存信息，保证账实相符。

（六）付款结算与财务对接

发票核对

供应商开具合规发票（根据企业财务制度要求，如增值税专用发票/普通发票），采购部核对发票信息与合同、订单、验收单是否一致（名称、金额、税号等），确认无误后提交财务部。

付款申请

财务部收到发票后，审核付款条件是否达成（如质保金是否到期、是否有未结清款项等），无误后由采购部填写《付款申请单》，附合同、验收单、发票等凭证，按审批权限报批（审批权限参照合同审批标准）。

款项支付

审批通过后，财务部按合同约定方式（如银行转账、承兑汇票等）向供应商支付款项，并保留付款凭证。

（七）档案归档与复盘

资料归档

采购部负责将采购全流程资料（需求申请表、比价分析表、合同、订单、验收单、发票、付款凭证等）整理成册，按“一采购一档”原则归档保存，保存期限不少于5年（具体按企业档案管理规定执行）。

流程复盘

每季度/半年，采购部组织需求部门、财务部对采购流程进行复盘，分析采购成本、效率、供应商表现等指标，持续优化采购策略与流程。

三、采购相关模板示例

模板1：采购需求申请表

申请部门

申请人*

申请日期

采购物品/服务名称

规格型号/服务内容

数量

预算单价（元）

预算总价（