档案管理规范与操作手册（标准版）.docxVIP

档案管理规范与操作手册（标准版）

1.第一章档案管理概述

1.1档案管理的基本概念

1.2档案管理的重要性

1.3档案管理的目标与原则

2.第二章档案分类与编码

2.1档案分类方法

2.2档案编码规则

2.3档案分类与编码的实施流程

3.第三章档案入库与整理

3.1档案入库流程

3.2档案整理标准

3.3档案存储与保管要求

4.第四章档案检索与利用

4.1档案检索方法

4.2档案利用流程

4.3档案检索工具与系统

5.第五章档案安全与保密

5.1档案安全管理制度

5.2档案保密要求

5.3档案信息安全措施

6.第六章档案销毁与处置

6.1档案销毁的条件与程序

6.2档案销毁的审批与监督

6.3档案处置的规范要求

7.第七章档案管理的信息化应用

7.1档案管理信息系统建设

7.2档案数据的录入与维护

7.3档案信息的查询与统计

8.第八章附则

8.1本手册的适用范围

8.2修订与补充说明

第1章档案管理概述

一、（小节标题）

1.1档案管理的基本概念

1.1.1档案的定义与分类

档案是指组织在业务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是组织在管理、业务、科研、教学、行政等活动中产生的原始材料。根据《档案法》及相关法律法规，档案分为永久保存、长期保存和短期保存三类，其中永久保存档案的保存期限一般为50年以上，长期保存为25年至50年，短期保存为10年至25年。

档案的分类依据主要包括保存价值、形成单位、载体形式、内容性质等。例如，按照保存价值，档案可分为重要档案、一般档案和非重要档案；按照形成单位，可分为机关档案、企业档案、科研档案、社会档案等；按照载体形式，可分为纸质档案、电子档案、声像档案等。

1.1.2档案管理的定义

档案管理是指对档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程进行组织、协调和控制的活动。其核心目标是确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，以支持组织的决策、业务运行和未来发展。

1.1.3档案管理的职能与作用

档案管理在组织管理中具有不可替代的作用。根据《档案法》规定，档案管理是国家行政管理的重要组成部分，也是国家机关、事业单位、企业等单位履行职责的重要保障。档案管理不仅有助于提高组织的运行效率，还能为决策提供依据，为审计、法律审查、历史追溯等提供重要支撑。

1.2档案管理的重要性

1.2.1档案管理是组织运行的基础保障

档案是组织在日常业务活动中形成的原始记录，是组织历史、现状、未来发展的依据。一个单位如果没有完善的档案管理体系，将导致信息失真、决策失误、管理混乱，甚至可能引发法律纠纷、责任追究。

根据国家档案局发布的《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案管理是国家治理体系和治理能力现代化的重要组成部分，是实现国家治理现代化的重要支撑。

1.2.2档案管理是信息社会发展的必然要求

随着信息技术的迅猛发展，数字化档案管理成为趋势。根据《档案信息化建设指南》（GB/T34426-2017），档案管理正从传统的纸质档案向电子档案、数字档案转变。档案管理的信息化、标准化、规范化已成为当前档案管理发展的主要方向。

1.2.3档案管理是提升组织竞争力的关键

良好的档案管理体系能够提升组织的运营效率，为战略决策、业务拓展、风险防控提供有力支持。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案管理的规范化、标准化程度直接影响组织的合规性、透明度和可持续发展能力。

1.3档案管理的目标与原则

1.3.1档案管理的目标

档案管理的目标是确保档案的完整性、准确性、安全性、可利用性，并支持组织的管理、业务、科研、教学等活动。具体包括：

-完整性：确保档案的全面、完整、真实；

-准确性：确保档案内容的真实、无误；

-安全性：确保档案在保存、利用过程中的安全；

-可利用性：确保档案能够被及时、有效地调取和利用。

1.3.2档案管理的原则

档案管理应遵循以下基本原则：

-统一领导、分级管理：由组织的高层领导统一负责，各级单位按职责分工，分级管理；

-分类管理、规范整理：按照档案的类别、形成单位、内容性质等进行分类，规范整理；

-安全保密、依法管理：严格遵守国家法律法规，确保档案的安全和保密；

-资源共享、高效利用：实现档案资源的合理配置和高效利用；

-持续改进、动态优化：根