质量管理体系自查与整改记录表.docVIP

质量管理体系日常自查与整改记录表应用指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类组织在日常运营中开展质量管理体系内部自查、问题整改及跟踪管理的全流程场景，具体包括但不限于：

常规周期性自查：按月度/季度/年度计划，对质量管理体系覆盖的各部门、各流程进行全面检查，保证体系持续有效运行；

专项问题排查：针对特定环节（如生产过程、客户投诉处理、供应商管理等）或外部审核（如客户验厂、第三方认证）前开展的专项自查；

问题整改闭环：对自查发觉的不符合项、客户反馈问题或历史遗留问题，从原因分析、措施制定到效果验证的全流程记录与跟踪。

通过系统化记录自查过程与整改结果，可实现质量问题的“早发觉、早整改、早闭环”，推动管理体系持续优化，降低质量风险，提升产品/服务质量稳定性。

二、操作流程详解

（一）自查准备：明确范围与责任

制定自查计划：

根据质量管理体系标准（如ISO9001、IATF16949等或企业内部文件）、近期质量目标、客户反馈及历史问题，明确本次自查的范围（如特定部门、产品线、流程节点）、时间节点及检查依据（如《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等）。

示例：若近期客户反馈“包装破损率上升”，可将“包装工序”作为自查重点，依据《包装作业指导书》（QP-08）及《质量目标分解表》（QM-03）开展检查。

组建自查小组：

由质量管理部门牵头，联合涉及自查范围的部门负责人、专业技术人员（如生产、技术、采购等）组成自查小组，明确组长（建议由质量经理或体系专员担任）及组员职责，保证具备足够的专业能力覆盖检查内容。

示例：自查组长：经理（质量部），组员：主管（生产部）、工程师（技术部）、专员（采购部）。

准备检查工具与资料：

收集自查依据的文件（如标准、制度、记录表单）、检查记录表（本模板）、相关数据（如近期不合格品记录、客户投诉台账）等，必要时提前培训自查方法（如抽样规则、不符合项判定标准）。

（二）实施自查：逐项验证与记录

现场检查与资料核查：

对照检查依据，通过现场观察、文件查阅、人员访谈、数据验证等方式逐项检查，保证覆盖体系要求的全部要素（如“人、机、料、法、环、测”）。

示例：检查“生产设备维护”时，需现场核查设备运行状态（“机”），查阅《设备点检记录》（QR-15）是否完整（“法”），询问操作员是否掌握设备操作规程（“人”）。

记录检查结果：

对符合要求的项，简要记录“符合”及具体表现；对不符合要求的项，详细记录问题描述（含发生地点、涉及人员、具体表现）、不符合条款（如依据ISO9001:2015标准8.5.1条款）、证据（如记录编号、照片编号、访谈对象），保证信息真实、可追溯。

示例：不符合项描述：“2023年10月15日，包装车间A线操作员*在执行包装作业时，未按《包装作业指导书》（QP-08）第3.2条要求使用缓冲垫，导致5#产品包装破损（现场照片编号003），不符合ISO9001:2015标准8.5.1条款‘生产和服务提供的控制’要求。”

（三）问题整改：制定措施与落实责任

原因分析：

针对不符合项，组织责任部门（如包装车间）及相关人员采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等工具分析根本原因，避免仅停留在表面问题（如“员工未按规程操作”的根本原因可能是“培训不到位”“规程不清晰”“监督缺失”等）。

制定整改措施：

基于原因分析，制定具体、可操作、可验证的整改措施，明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”。整改措施需区分纠正措施（消除不符合原因）和预防措施（防止问题再发）。

示例：针对上述包装破损问题，整改措施可包括：①10月20日前，由生产部主管组织包装车间全员重新培训《包装作业指导书》（QP-08），并考核培训效果（纠正措施）；②10月25日前，由质量部经理修订《包装作业指导书》，增加“每30分钟抽查一次缓冲垫使用情况”的监督条款（预防措施）。

明确责任与期限：

每项整改措施需指定唯一责任人（如部门负责人、具体执行人）及计划完成时间，保证责任到人、时限明确，避免推诿拖延。

（四）验证关闭：效果确认与归档

整改效果验证：

责任部门完成整改后，自查小组需对整改措施的有效性进行验证，可通过现场复查、记录核查、数据对比等方式确认问题是否彻底解决、是否再次发生。

示例：验证上述整改措施时，需核查包装车间培训记录（QR-20）及考核结果，现场抽查包装操作是否使用缓冲垫，统计10月26日-10月30日5#产品包装破损率，对比整改前数据（如从5%降至1%以下）。

记录验证结果：

验证通过后，在记录表中填写“验证结果”“实际完成时间”“验证人”；若验证未通过，需重新分析原因、调整措施并明确新的完成时间，直至问题闭环。

资料归档：

自查完成后，将记录表、问题照片、培训记录、验证证据等资料整理归档，保存期限不