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办公室文件管理与归档标准操作流程

一、总则

办公室文件管理与归档是保障单位各项工作有序开展、信息资源有效利用、历史记录真实完整的基础性工作。为规范文件的形成、流转、保管、利用和销毁等环节，提高工作效率，确保信息安全，特制定本标准操作流程。本流程适用于单位内部所有纸质文件与电子文件的管理与归档工作，全体员工均需严格遵照执行。

二、文件的产生与接收

2.1文件的拟制与产生

业务部门在日常工作中形成的各类文件，包括但不限于报告、请示、通知、纪要、合同、图纸、数据等，均属管理范畴。拟制文件时，应确保内容真实、准确、完整、规范，并由相关负责人审核签发。电子文件应使用统一规定的格式，命名应清晰反映文件主题、来源和日期。

2.2文件的接收与登记

三、文件的流转与处理

3.1文件的分发与传阅

文件需分发或传阅时，应由指定人员根据批示意见或工作需要进行。分发应明确对象、份数，并做好分发记录。传阅文件应遵循“专人负责、及时传递、阅后签名”的原则，避免横传或积压，确保文件高效流转。涉密文件的传阅应严格遵守保密规定。

3.2文件的承办与督办

文件经批阅后，由相关承办部门或人员负责具体办理。承办人应在规定时限内完成，并在文件处理单上记录处理情况和结果。对于重要或紧急文件，办公室应进行督办，及时了解进展，确保按期办结。

3.3文件的暂存与管理

在办文件应妥善保管，个人不得随意存放或带出办公区域。电子文件应存储在指定的共享服务器或个人工作目录下，定期整理。纸质文件可使用文件夹或文件盒分类暂存，并在显著位置标明文件状态。

四、文件的整理与归档

4.1归档范围界定

凡是反映单位主要职能活动、具有查考利用价值的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等，均应列入归档范围。具体归档范围由档案管理部门根据相关规定结合单位实际情况确定。

4.2归档时间

日常办公文件应在办理完毕后的规定期限内（通常为次月初或季度末）整理归档。年度性、总结性文件应在年度结束后规定时间内归档。专项工作或重大活动形成的文件，应在工作结束后及时归档。

4.3整理原则

文件整理应遵循“遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用”的原则。

4.4归档整理步骤

4.4.1鉴定与筛选

对办理完毕的文件，根据其内容价值和相关规定，鉴定其保存价值，剔除无保存价值的冗余文件。

4.4.2分类

按照单位统一的分类方案（如年度-组织机构-问题分类法，或年度-问题-组织机构分类法等）对文件进行系统化分类。分类应层次分明，逻辑清晰。

4.4.3划分保管期限

根据文件的历史价值、现实作用和保密程度，划定文件的保管期限，通常分为永久、长期、短期（或定期）。

4.4.4组卷（件）与排列

将具有共同特征或联系密切的文件组合成案卷（或件）。卷内文件应按照一定顺序（如时间顺序、逻辑顺序）排列。

4.4.5编目与装订

为案卷（或件）编制卷内目录或件内文件目录，填写案卷封面、脊背等信息。纸质文件应采用规范方法装订，做到整齐牢固，便于翻阅。

4.4.6归档移交

整理完毕的档案，应填写《档案移交清册》，经档案管理部门验收合格后，办理正式移交手续。电子文件应连同元数据一并归档。

五、档案的保管与利用

5.1档案保管

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。档案装具应符合标准。定期对档案进行清点核对和检查，发现问题及时处理。电子档案应做好备份和防病毒、防篡改措施，确保数据安全。

5.2档案利用

档案利用应严格遵守保密制度和阅档规定。借阅档案须履行审批手续，由相关负责人签字同意。借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。档案一般不得带出阅档室，确需带出的，须经高级别负责人批准，并限期归还。利用结束后，应及时办理归还手续。

5.3档案统计

档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，为档案管理决策提供依据。

六、档案的鉴定与销毁

6.1定期鉴定

对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对其保存价值进行重新鉴定。

6.2销毁程序

经鉴定确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序报单位领导批准后予以销毁。销毁档案前，应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、数量、鉴定意见等。销毁时，应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。

七、保障措施与持续改进

7.1组织保障

单位应明确档案管理部门和专（兼）职档案管理人员，赋予其相应的职责和权限，确保文件管理与归档工作有人抓、有人管。

7.2制度建设

不断完善文件管理与归档相关的规章制度，确保各项工作有章可循。

7.3人员培训

定期对全体员工进行文件管理与归档知识培训，提高员工的档案意识和操