采购订单审核及供应商评价表.docVIP

采购订单审核及供应商评价工具模板说明

一、适用场景与价值

本工具适用于企业采购部门在日常采购管理中，对采购订单进行规范化审核，以及对合作供应商进行系统性评价的场景。通过标准化流程和表格模板，可保证采购订单信息准确、合规，同时实现对供应商绩效的量化评估，为后续供应商分级管理、采购策略优化及合作决策提供数据支持，有效降低采购风险，提升供应链整体效率。

二、操作流程详解

（一）采购订单审核流程

步骤1：订单接收与初步登记

采购专员收到需求部门提交的采购申请（含物料名称、规格、数量、预算等）及供应商提供的报价单后，在采购管理系统中创建采购订单，唯一订单编号，并登记订单基本信息（如申请部门、需求日期、供应商名称、联系人等）。

确认采购申请是否经需求部门负责人审批通过，未审批订单退回需求部门补充。

步骤2：订单信息完整性核对

采购专员对照采购申请，逐项核对订单信息：

物料信息：名称、规格型号、技术参数、质量标准是否与申请一致；

数量与单位：采购数量是否在预算范围内，单位是否规范；

价格条款：单价、总价、币种是否与报价单及采购合同约定一致；

交付信息：交货地点、交货日期、运输方式是否明确；

付款条件：付款比例、账期、结算方式是否符合公司财务制度。

若信息缺失或存疑，及时与需求部门或供应商沟通补充，修改后重新提交审核。

步骤3：跨部门专业审核

技术审核（如需）：技术负责人核对物料技术参数是否符合生产或使用要求，出具《技术审核意见》；

财务审核：财务专员核对价格合理性、预算匹配度、付款条款是否符合公司资金管理规定，出具《财务审核意见》；

法务审核（如需）：法务专员核对合同条款（如违约责任、知识产权、保密协议等）是否合法合规，出具《法务审核意见》。

步骤4：审批决策

采购专员汇总各部门审核意见，根据订单金额及审批权限（如：金额≤5万元由采购经理审批；5万元＜金额≤20万元由采购总监审批；金额＞20万元由总经理审批），提交相应审批人审批。

审批人通过系统或纸质文件签署审批意见，明确“同意”“驳回”或“补充说明”。驳回订单需注明原因，退回采购专员整改。

步骤5：订单确认与发放

审批通过后，采购专员在订单上加盖“采购专用章”，通过系统或书面形式发送给供应商，并同步抄送需求部门、仓库、财务等相关部门。

供应商确认订单后，双方按约定执行后续交付流程。

（二）供应商评价流程

步骤1：评价周期与范围确定

评价周期：根据供应商合作类型设定，如常规供应商每季度评价一次，战略供应商每月评价一次，新供应商试用期满后进行首次评价。

评价范围：当期内有合作往来、已交付订单的供应商，涵盖物料/服务采购、交付、售后等全流程。

步骤2：评价维度与指标设定

从质量、交付、服务、价格、合作稳定性五个维度设定量化指标（示例）：

质量维度：物料合格率（=（合格批次/总交付批次）×100%）、质量问题响应及时率；

交付维度：订单准时交付率（=（准时交付批次/总交付批次）×100%）、交付数量准确率；

服务维度：售后问题解决及时率、沟通配合满意度（1-5分制）；

价格维度：价格稳定性（与市场均价对比）、成本降低贡献率；

合作稳定性：合同履约率、合作年限。

步骤3：数据收集与整理

采购专员从仓库（获取合格率、数量准确率数据）、需求部门（获取满意度、质量问题反馈）、财务部门（获取价格数据）及供应商合作记录中收集评价周期内相关数据。

对供应商的交付记录、质量报告、沟通记录等资料进行整理，保证数据真实、可追溯。

步骤4：评分与等级划分

采用加权评分法，各维度权重可根据采购品类调整（示例：质量30%、交付25%、服务20%、价格15%、合作稳定性10%），计算供应商综合得分：

综合得分=质量维度得分×30%+交付维度得分×25%+服务维度得分×20%+价格维度得分×15%+合作稳定性得分×10%

根据综合得分划分供应商等级：

A级（90分以上）：优秀供应商，优先加大合作份额；

B级（80-89分）：良好供应商，维持现有合作；

C级（70-79分）：合格供应商，需限期改进；

D级（70分以下）：不合格供应商，考虑终止合作。

步骤5：评价结果应用与反馈

采购部门编制《供应商评价报告》，明确供应商等级、优势、不足及改进建议，提交管理层审批。

对A级供应商给予表彰（如优先付款、颁发证书），对C/D级供应商发出《改进通知书》，要求限期提交整改计划，并跟踪整改效果。

供应商评价结果作为下一年度供应商准入、订单分配及合同续签的核心依据。

三、模板表格设计

表1：采购订单审核表

订单基本信息

订单编号

PO-2024-

创建日期

供应商名称

××有限公司

供应商联系人

需求部门

生产部

需求日期

物料信息

规格型号

单位

××零件

A-1001

件

审核项目

审核内容

审核意见

信息完整性

物料