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会议组织与议程安排标准指南

一、指南适用范围

本指南适用于各类组织内部需规范召开的会议场景，包括但不限于：

例会（如部门周例会、月度工作总结会）

专项会议（如项目启动会、问题研讨会、决策评审会）

跨部门协调会（如资源对接会、流程优化会）

临时性会议（如紧急事项部署会、突发事件应对会）

通过标准化流程，保证会议目标明确、过程高效、结果落地，提升组织沟通与协作效率。

二、标准化操作流程

（一）会前准备阶段

明确会议核心目标

根据工作需求确定会议主题（如“Q3销售目标分解方案讨论”），清晰定义会议需达成的具体成果（如确定各部门指标、明确责任人）。

避免召开无明确目标的“泛泛而谈”式会议，若可通过邮件、即时通讯工具解决，则无需召开会议。

确定参会人员及角色分工

主持人：负责把控会议节奏、引导议题讨论（通常由部门负责人或项目发起人担任，如*总监）。

记录人：负责记录会议关键内容（讨论要点、决议事项、行动项），会后整理纪要（如*助理）。

参会人员：根据议题相关性确定，避免无关人员参会；必要时邀请外部嘉宾（如行业专家、客户代表），提前确认其时间。

拟定会议议程

议程需包含：序号、议题名称、预计时长、负责人（议题主导人）、备注（如需提前准备的材料）。

示例：

上周工作进展汇报（负责人：*经理，时长：15分钟）

Q3销售目标分解方案讨论（负责人：*总监，时长：30分钟）

跨部门协作问题反馈（负责人：*主管，时长：20分钟）

会议总结与行动项确认（主持人：*总监，时长：10分钟）

议程需提前至少1天发送给参会人员，预留材料准备时间。

准备会议材料

根据议题要求，提前整理相关数据、报告、方案等材料（如销售数据报表、项目PPT），保证内容准确、简洁。

材料需提前半天发送至参会人员，方便其提前熟悉内容，提高会议讨论效率。

发出会议通知

通知需包含：会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需附会议/ID、密码）、参会人员、议程概要、联系人及联系方式。

示例：

【会议通知】关于召开Q3销售目标分解讨论会的通知

时间：2023年X月X日（周五）14:00-15:15

地点：公司3楼第一会议室

参会人员：销售部全体成员、市场部经理、财务部主管

议程：详见附件《Q3销售目标分解会议议程》

联系人：*助理，电话：X（内部号）

（二）会中执行阶段

会议签到与开场（5分钟内）

提前10分钟开放会议室（或线上会议提前启动），记录人负责签到（可使用纸质签到表或线上工具如钉钉签到）。

主持人准时开场，简要说明会议目标、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、避免无关发言）。

按议程推进讨论

主持人按议程顺序引导发言，保证每个议题在规定时间内完成；若某议题讨论超时，需及时提醒并决定是否延后或另约时间。

发言需围绕议题核心，避免跑题；鼓励参会人员提出建设性意见，对争议性问题需充分讨论，必要时进行投票或暂缓决策。

记录人实时记录讨论要点、关键数据及不同观点，重点标注决议事项和行动项（负责人、完成时限）。

会议总结与收尾

所有议题讨论完毕后，主持人总结会议成果：确认已达成一致的决议事项、明确未完成的行动项（负责人、deadline）。

询问参会人员是否有补充意见，确认无误后宣布散会，提醒记录人1个工作日内整理会议纪要。

（三）会后跟进阶段

整理并分发会议纪要

会议纪要需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员）、议程讨论要点、决议事项、行动项（负责人、完成时限）、附件（如会议材料、投票结果）。

示例行动项表格：

序号

行动项描述

负责人

完成时限

备注

1

修订Q3销售目标分解方案

*经理

2023–

提交*总监审核

2

整理跨部门协作问题清单

*主管

2023–

附解决方案建议

纪要需在会后24小时内经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关领导，并抄送存档。

跟进行动项落实情况

记录人负责跟踪行动项进度，提前1-2天提醒负责人完成；若遇延期，需及时向主持人反馈并协调资源解决。

在下次会议中，首先汇报上次会议行动项完成情况，形成“闭环管理”。

会议资料归档

将会议通知、议程、纪要、参会签到表、相关材料等整理归档（电子档存共享文件夹，纸质档交行政部），保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、实用工具模板

（一）会议通知模板

【会议通知】[会议名称]

时间：YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM

地点：[具体会议室地址/线上会议+ID+密码]

参会人员：[部门/姓名列表，如“销售部全体成员、市场部*经理”]

会议主题：[简要说明会议核心目标，如“讨论并确定Q3产品上线推广方案”]

议程概要：

[议题1]（负责人：X，时长：分钟）

[议题2]（负责人：X，时长：分钟）

……

准备材料：[如“请参会人员提前阅读《Q3推广方案（初稿）》”]

联系人：