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养老院康复设备管理制度

引言：随着社会老龄化进程的加速，养老院服务需求日益增长，康复设备作为提升老年人生活质量的重要工具，其管理效率直接影响服务质量和机构效益。为规范康复设备的采购、使用、维护和报废全流程，确保资源合理配置，降低运营风险，特制定本制度。制度旨在建立科学化、标准化的管理体系，通过明确职责、优化流程、强化监督，实现设备的高效利用与安全运行。本制度适用于机构内所有康复设备的采购申请、验收部署、日常保养、故障处理及报废处置等环节，核心原则强调责任到人、流程透明、持续改进，为后续具体条款提供逻辑基础。制度实施需兼顾效率与安全，确保每项操作符合行业标准，同时兼顾老年人实际需求，通过精细化管理提升服务品质。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：康复设备管理部门作为机构运营的核心支撑部门之一，负责统筹协调设备全生命周期管理。该部门直接向运营总监汇报，需与采购部、财务部、维修部等部门保持紧密协作。在采购环节，需与采购部共同制定设备清单，参与供应商评估；在财务环节，需向财务部提供预算方案及采购凭证；在维修环节，需与维修部建立快速响应机制，确保设备及时修复。部门需具备独立决策权，但重大投资决策需经运营总监审批。其他部门需积极配合设备管理工作，如维修部需按时完成维修任务，财务部需及时审核报销。

（二）核心目标：短期目标包括建立设备台账，实现设备采购流程标准化，完成现有设备的全面检修。长期目标是通过数据分析优化设备配置，降低维护成本，提升设备使用率至85%以上。目标设定需与机构战略紧密关联，例如，若机构计划拓展失智老人康复服务，需优先采购相关设备，目标达成情况将纳入部门绩效考核。目标分解为月度、季度、年度指标，如每月需完成至少10台设备的维护记录更新，每季度需评估一次设备使用效率，年度需制定设备更新计划。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：康复设备管理部门采用扁平化管理模式，设总监1名，负责部门全面工作；下设采购专员、技术主管、维护专员各2名，分别分管设备采购、技术支持及日常维护。部门内部层级分明，总监向所有下属直接管理，避免多头汇报导致职责不清。关键岗位职责边界明确，采购专员需确保设备符合技术主管确认的需求标准，技术主管需确保维护专员按标准执行保养操作。部门定期召开周例会，协调跨岗位协作事项。

（二）人员配置：部门编制标准为5人，其中采购专员需具备医疗器械行业背景，技术主管需持有相关职业资格证书，维护专员需掌握电气及机械维修技能。招聘需经简历筛选、笔试、面试及背景调查，重点考察专业技能及沟通能力。晋升机制基于工作绩效及培训完成情况，每年评选优秀员工，优先晋升为组长。轮岗机制规定，技术主管每两年可轮岗至采购岗位，增强跨领域理解，轮岗期间保留原岗位部分职责。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：设备采购需经三级审批，部门负责人初审→财务部复核→CEO终审，所有环节需在5个工作日内完成。项目启动阶段需召开设备需求论证会，技术主管提供设备参数清单，采购专员评估市场价格。中期评审由总监组织，检查采购进度及预算执行情况。结项验收需由技术主管主导，联合维修部确认设备功能，验收合格后移交给使用科室。紧急采购流程适用于突发故障替换，需经部门负责人临时授权，事后补办审批手续。

文档管理方面，所有设备需建立电子档案，包含合同、验收报告、使用手册及维保记录。合同存档需加密存储，仅总监可调阅，其他人员需经授权方可查阅。会议纪要需采用统一模板，每月底汇总形成《设备管理月报》，报送至运营总监及财务部。报告内容涵盖设备使用率、故障率及维修成本，为年度预算提供依据。电子文档需分类存储在专用云盘，设置三级权限，普通员工仅可查看，专员可编辑，总监可管理。纸质文档需归档于档案室，按设备编号排序，定期进行盘点。

（二）文档管理：文件命名需遵循“设备类型-编号-日期”格式，如“轮椅-A001-202312”，确保检索效率。存储需区分原始文件与处理文件，原始文件如合同扫描件需双份备份，处理文件如分析报告可直接存储在共享目录。权限管理严格遵循最小权限原则，如维修记录仅开放给技术主管及维护专员，财务报表仅开放给财务部及总监。文档生命周期设定为设备报废后归档五年，过期文件需按程序销毁。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：采购专员需在年度预算内自主完成80%的采购任务，超出部分需逐级上报。技术主管对设备选型有最终决定权，但需提供技术评估报告。紧急维修权限授予维护专员，但需记录原因并事后复核。授权范围需定期审核，如发现越权行为需立即纠正并追究责任。

紧急决策流程适用于设备故障导致服务中断的情况。临时小组由总监、技术主管及维修负责人组成，可直接采购备用设备，但需在24小时内向CEO汇报。非紧急情况下，任何决策需经书面记录，如采购