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物流配送中心货物验收管理流程模板

一、适用范围与核心场景

本流程适用于物流配送中心各类货物（含食品、日用品、工业配件等）的入库验收环节，覆盖供应商送货到货、配送中心验收、仓库入库交接全流程。核心场景包括：常规订单货物验收、紧急订单到货验收、退换货重新入库验收等，涉及验收员、仓库管理员、采购对接人、供应商送货员等多角色协同，保证货物信息准确、质量达标、数量无误，为后续仓储管理及配送服务奠定基础。

二、验收操作全流程步骤

步骤1：验收前准备——明确依据与分工

订单信息核对：验收员*提前通过物流管理系统（WMS）获取采购订单信息，包括供应商名称、货物名称/规格、型号、数量、到货日期、质量标准（如保质期、检测报告要求）等，打印《采购订单》备查。

工具与场地准备：确认验收工具（如扫码枪、电子秤、卷尺、质检设备）状态正常，清理验收区域，保证通道畅通、货物暂存区整洁。

人员分工：验收员负责货物外观、数量、质量检验；仓库管理员负责系统数据录入与库存关联；如涉及特殊货物（如冷链、危险品），需通知质检专员*到场协同。

步骤2：到货信息核对——单据与实物初步匹配

运输单据检查：供应商送货员需提供《送货单》（加盖供应商公章）、采购订单复印件（或订单编号）、货物质检报告（如需）。验收员核对《送货单》与采购订单信息一致性（订单号、供应商、货物名称、批次号），保证“单货相符”。

货物外观与标识检查：检查货物外包装是否完好，有无破损、变形、浸湿、污染等情况；核对货物标识（如生产日期、保质期、条形码、唛头）与订单要求一致，保证信息清晰可辨。

异常初步判定：若发觉外包装严重破损、标识模糊或与订单明显不符（如错发、漏发），立即暂停验收，拍照记录并联系采购对接人*与供应商沟通，待明确处理方案后再行操作。

步骤3：质量检验标准执行——按规检测，判定合格性

抽样规则：依据货物类型执行抽样比例（如A类货物抽检20%、B类货物抽检10%、C类货物抽检5%，具体按公司《货物质量检验标准》执行），抽样方法随机（如分层抽样、整群抽样），保证样本代表性。

检验项目：

通用货物：检查外观缺陷（划痕、凹陷、变形）、规格尺寸（用卡尺/卷尺测量关键尺寸）、包装完整性（密封性、标签合规性）；

特殊货物：食品类需查验保质期（剩余保质期≥1/2）、生产许可证编号、检疫合格证；冷链货物需实时测量温度并记录（保证符合温度要求，如冷藏2-8℃）；危险品需检查包装标识（如易燃、腐蚀性标识）及合规性文件。

合格判定：检验项目全部符合订单及质量标准，判定为“合格”；若存在轻微瑕疵（如外包装轻微变形但内物完好），可判定为“让步接收”（需采购负责人*签字确认）；若存在严重质量问题（如食品过期、危险品包装破损），判定为“不合格”，启动异常处理流程。

步骤4：数量精准清点——保证账实一致

清点方法：根据货物特性选择合适方式——

计件货物：逐件点数（如箱装、袋装），使用扫码枪扫描条形码核对批次与编码；

计重货物：通过经计量检定合格的电子秤称重（去皮/毛重），扣除包装重量后计算净重，与订单净重对比（允许误差范围：±0.5%以内，特殊货物按合同约定）；

体积货物：测量长宽高计算体积（如托盘货物），与订单体积误差控制在±3%以内。

差异确认：若实收数量与订单数量一致，在《送货单》上标注“实收件/公斤/立方米”；若存在差异（溢余/短缺），立即与送货员*共同复核，确认差异量后由双方签字确认，记录《货物差异记录表》。

步骤5：异常问题处理——分级响应，闭环管理

轻微异常（如外包装轻微破损、数量差异≤1%）：验收员在《货物验收单》上备注异常情况，仓库管理员同步在WMS系统中标记“异常入库”，通知采购对接人*联系供应商后续补货或差额处理。

严重异常（如货物质量不合格、数量差异＞1%、错发/漏发）：

暂停货物入库，将异常货物移至“待处理区”，悬挂“不合格”标识牌；

填写《异常情况处理单》，详细描述异常现象、差异量、检验依据，附照片/视频证据；

采购对接人在2个工作日内联系供应商，明确处理方案（如退货、换货、折扣补偿），并将结果反馈至验收员；

供应商确认方案后，按流程重新验收或办理出库手续，保证异常问题100%闭环。

步骤6：系统数据录入——实时更新，动态追溯

仓库管理员*根据验收结果，在WMS系统中录入货物信息：

合格货物：关联采购订单号、批次号、实收数量、质量状态（“合格”）、入库库位（如“A-01-02”），入库单号；

异常货物：录入异常类型、处理状态（“待处理”“已退货”“已换货”）、关联《异常情况处理单》编号。

系统自动更新库存数据，保证账实同步，支持后续库存查询、调拨、出库追溯。

步骤7：单据与货物交接——规范流转，责任明确

单据签字：验收员在《货物验收单》上签字确认（含合格/异常货物），送货员在《送货单》上签字确认实收情况