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采购管理供应商信息及评价体系模板

一、适用场景与价值

建立统一、规范的供应商信息库，保证数据准确性；

客观评估供应商履约能力，优化采购资源配置；

识别优质供应商，强化战略合作；

及时淘汰低效供应商，降低采购风险。

二、实施流程与操作步骤

（一）供应商信息收集与初筛

明确收集范围：根据采购品类（如原材料、服务、设备等），确定需收集的供应商信息维度，包括基础信息、资质文件、生产能力、合作意向等。

发起信息收集：通过供应商寻源（如行业推荐、公开招标、主动拜访等）获取潜在供应商名单，向其发送《供应商信息收集表》（见模板一），要求供应商在5个工作日内完整填写并加盖公章。

初步筛选：采购专员根据采购需求（如产能、资质、价格区间等），对收集的信息进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如资质过期、产能不足等），形成《初筛供应商清单》。

（二）供应商资质审核

审核材料完整性：核对《供应商信息收集表》与附件材料是否一致，重点检查营业执照、行业资质证书（如ISO9001、3C认证等）、生产/经营许可证等是否齐全且在有效期内。

真实性核查：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核实供应商注册信息、经营范围、信用记录等，必要时可要求供应商提供进一步证明材料（如近期财务报表、客户合作案例等）。

审核结果反馈：对审核通过的供应商，纳入《合格供应商名录》；对审核未通过的，书面反馈原因（如资质不符、信息不全等），并告知其可补充材料后重新申请。

（三）供应商信息建档与动态维护

信息录入系统：将审核通过的供应商信息录入采购管理系统，按《供应商基本信息表》（见模板二）分类存储，保证字段完整（如供应商全称、联系人、地址、主营产品等）。

信息动态更新：要求供应商在关键信息变更（如法定代表人、注册地址、联系方式、资质证书到期等）前10个工作日内提交变更申请，采购专员在3个工作内核实并更新系统信息，保证数据时效性。

（四）供应商评价实施

制定评价计划：每年12月，采购部牵头成立评价小组（由采购经理、质量部主管、财务部专员*等组成），明确评价周期（自然年度）、评价维度（质量、交付、服务、价格等）及评分标准。

数据收集：从采购管理系统、质量部、仓库、财务部等渠道收集供应商年度履约数据，如：

质量部：产品合格率、退货率、质量问题处理记录；

仓库：订单交付准时率、到货及时率；

财务部：价格竞争力（对比市场均价）、付款及时率；

采购部：售后服务响应速度、配合度（如需求变更处理效率）。

评分与汇总：评价小组按《供应商评价指标表》（见模板三）进行定量评分（权重占比70%）与定性评价（权重占比30%），计算综合得分，形成《供应商年度评价结果表》（见模板四）。

（五）评价结果应用

分级管理：根据综合得分将供应商分为四级：

A级（90分及以上）：优秀供应商，优先分配订单，可纳入战略合作名单；

B级（80-89分）：良好供应商，维持现有合作，鼓励改进；

C级（60-79分）：合格供应商，限期整改问题，减少订单份额；

D级（60分以下）：不合格供应商，终止合作，清退出《合格供应商名录》。

反馈与改进：采购部向供应商反馈评价结果，A级供应商可给予表彰（如“年度优秀供应商”称号），C/D级供应商需提交《改进计划》，明确改进措施及时限，采购部跟踪整改效果。

三、核心模板表格设计

模板一：供应商信息收集表

项目

内容

附件要求

供应商全称

需与营业执照一致

统一社会信用代码

营业执照复印件（加盖公章）

成立时间

注册资本

法定代表人

证件号码复印件（加盖公章）

联系人

*经理

联系方式（电话/邮箱，虚拟）

注册地址

产权证明或租赁合同复印件（加盖公章）

经营地址

同上

主营产品/服务

列明具体品类及规格（如“精密零件加工，型号-”）

产品目录或样本（加盖公章）

生产/经营能力

产能（如“月产量件”）、关键设备、技术团队规模等

设备清单、技术人员资质证明复印件

合作意向

愿意合作的采购品类、预估年采购量、期望价格区间等

历史合作客户

列明3家以上主要客户及合作年限

合作合同复印件或客户评价（加盖公章）

模板二：供应商基本信息表

字段名

示例内容

更新频率

负责人

供应商编号

GYS2024001

首次录入后不变

采购专员

供应商全称

科技有限公司

变更时更新

采购专员

统一社会信用代码变更时更新

采购专员

联系人

*经理

变更时更新

采购专员

联系方式

010-X

变更时更新

采购专员

注册地址

北京市区路号

变更时更新

采购专员

主营产品

精密零件加工

长期稳定

采购专员

合作起始日期

2023-01-01

首次合作时录入

采购专员

最近评价日期

2023-12-31

年度评价后更新

采购经理

当前评级

B级（良好）

评价结果确定后

采购经理

备注

2024年需提升交付准时率