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行政文件归档管理制度文件分类编码版
一、适用范围与应用场景
管理规范类：规章制度、工作流程、岗位职责说明书等；
行政事务类：通知、通报、会议纪要、工作计划与总结、请示报告等；
人事管理类：员工名册、入职离职材料、培训记录、考核结果等；
资产管理类：固定资产登记表、采购合同、验收单等；
资质证书类：营业执照、许可证、获奖证书、审计报告等；
往来函件类：与部门、合作单位、内部各部门的正式函件等。
通过规范文件分类与编码，实现行政系统化、标准化管理，保证文件可快速检索、高效利用，同时满足合规性要求（如《_________档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等）。
二、行政文件归档管理操作流程
（一）文件收集与初步整理
文件收集责任：各部门指定专人（如行政助理、部门文员）负责本部门形成文件的日常收集，保证文件材料完整（含、附件、审批签章等），避免遗漏。
初步筛选：收集时需判断文件是否具有归档价值，剔除重复件、草稿（无最终签章的临时修改稿）、无效文件（如过期通知、已废止的流程）。
临时保管：对筛选后的文件按形成时间顺序暂存于部门文件盒，标注“待归档”字样，定期（每月末）移交至单位档案管理部门（或综合行政部门）。
（二）文件分类
依据文件来源、内容、性质等维度，采用“一级分类+二级分类”层级结构，保证分类清晰、无交叉。
1.一级分类（按部门/职能划分）
一级分类代码采用2位大写字母，对应单位核心职能部门或职能领域，示例：
一级分类名称
代码
说明
综合管理部
ZH
涵盖单位整体运营管理文件，如制度、会议纪要等
人力资源部
RL
涉及员工招聘、培训、考核、薪酬等文件
财务资产部
CW
包含财务报告、资产台账、合同等文件
市场营销部
SC
市场调研、销售合同、客户资料等文件
项目管理部
XM
项目立项、执行、验收等全周期文件
后勤保障部
HQ
办公用品采购、设施维护、安全保卫等文件
注：一级分类代码可根据单位实际部门设置调整，需统一发布并保持稳定。
2.二级分类（按文件类型划分）
二级分类代码采用2位大写字母，在一级分类下细化文件类型，示例：
一级分类代码
二级分类名称
代码
说明
ZH
制度规范
ZD
单位各项管理制度、流程、标准等
ZH
会议文件
HY
董事会、办公会、专题会等会议纪要、材料
ZH
公文函件
GW
上级单位来文、单位对外正式函件
RL
招聘录用
ZP
招聘需求、简历、录用通知书、劳动合同
RL
培训发展
PX
培训计划、课件、考核记录、证书
CW
财务报告
CB
月度/季度/年度财务报表、审计报告
CW
合同协议
HT
采购合同、服务合同、借款合同等
SC
销售合同
XS
产品销售合同、订单、客户确认函
注：二级分类需结合各业务特点细化，如“项目管理部”可细分为“立项（LX）”“执行（ZX）”“验收（YS）”等。
（三）文件编码
采用“一级分类代码+二级分类代码+年度代码+流水号”的编码结构，保证每份文件编码唯一、可追溯。
编码规则说明
一级分类代码：2位大写字母（如“ZH”“RL”）；
二级分类代码：2位大写字母（如“ZD”“HY”）；
年度代码：4位阿拉伯数字（如“2024”）；
流水号：3位阿拉伯数字，按文件形成时间顺序从“001”开始编号，每年重新计数。
编码示例
综合管理部2024年第3项制度文件：ZH-ZD-2024-003
人力资源部2024年第15份培训记录：RL-PX-2024-015
财务资产部2024年第份采购合同：CW-HT-2024-0
编码标注要求
编码需打印在文件首页右上角，或加盖“归档编码”印章；
电子文件编码需作为文件名核心组成部分（如“ZH-ZD-2024-003_员工考勤管理制度.docx”）；
若文件为多册（如项目档案），需在编码后加“-册号”（如“XM-ZX-2024-050-1”表示第一册）。
（四）编制归档目录
档案管理部门收到各部门移交的文件后，需在1个工作日内完成归档目录编制，保证信息准确。归档目录需包含以下字段（以Excel表格为例）：
序号
文件编码
文件名称
形成部门
形成日期
页数
密级
保管期限
存放位置
经办人
1
ZH-ZD-2024-003
员工考勤管理制度
综合管理部
2024-03-15
8
普通
10年
档案室-1-A3
*小明
2
RL-PX-2024-015
2024年度新员工培训记录
人力资源部
2024-06-20
25
普通
5年
档案室-2-B1
*小红
注：“密级”分为“秘密”“机密”“公开”三级，根据文件内容敏感程度确定；“保管期限”依据国家或单位档案管理规定设定（如永久、30年、10年、5年等）；“存放位置”需标注档案室编号、柜号、层号。
（五）移交与归档
移交审核：档案管理部门核对归档目录与文件实物，检查分类是否准
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