合同信息检索和归类模板.docVIP

合同信息检索与归类模板使用指南

一、适用业务场景

日常合同管理：企业需集中存储各类合同（采购、销售、服务、租赁等），实现快速查询与状态跟踪；

审计与合规核查：在内部审计、外部监管检查时，按时间、类型、合作方等维度精准调取合同记录；

项目履约跟进：项目组通过合同编号、合作主体等信息，追溯合同条款、付款进度及交付节点；

历史数据分析：对过往合同金额、类型分布、合作方履约情况等数据进行统计，辅助业务决策；

风险预警：对即将到期或存在异常条款的合同进行标记，降低违约风险。

二、操作流程详解

步骤1：合同资料前置整理

收集待处理的合同文件（含纸质版扫描件、电子版），核对合同完整性（是否包含签字页、盖章页、附件等）；

若合同为多页文档，需按顺序整理并统一命名（格式建议：“合同编号-合同名称-签订日期”，如“CG2024001-设备采购合同）。

步骤2：关键信息提取

从合同中提取以下核心信息，保证与原文一致：

基础标识：合同编号（唯一编号，无重复）、合同名称（需简明体现合同核心内容，如“项目软件开发服务合同”）；

主体信息：甲方（全称、统一社会信用代码）、乙方（全称、统一社会信用代码，若为个人则记录姓名*及证件号码号后四位）；

时间信息：签订日期、生效日期、到期日期（无限期合同可标注“长期”）；

核心条款：合同金额（大写+小写，币种明确）、付款方式（如“分期付款，首付款30%验收后付”）、主要服务/标的物描述；

管理信息：所属部门（法务/销售/采购等）、保管责任人（姓名*）、合同状态（履行中/已履行/已终止/已解除）。

步骤3：合同分类标准设定

根据企业实际管理需求，可按以下维度对合同进行分类（可多维度交叉标注）：

按类型：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密合同、借款合同等；

按部门：法务部归口合同、业务部合同、财务部合同、行政部合同等；

按状态：履行中（未到期）、已履行（到期且完成义务）、已终止（未到期但终止）、已解除（违约或协商解除）；

按金额：重大合同（金额≥万元，需标注“重大”）、一般合同。

步骤4：信息录入与登记

将提取的信息填入“合同信息登记表”（见第三部分），保证字段完整、无遗漏：

合同编号、合同名称、甲方、乙方等必填项需准确填写；

电子档路径需明确存储位置（如“服务器-F-法务部-2024年合同-CG2024001”），便于快速调取；

备注栏可记录特殊条款（如“含违约金条款：逾期按日万分之五计算”）或补充说明。

步骤5：多维度检索应用

根据管理需求，通过以下条件组合检索合同：

精确检索：输入合同编号、合同全称、合作方全称（如“科技有限公司”）；

模糊检索：按合同类型（如“服务合同”）、签订日期区间（如“2024年1月1日-2024年3月31日”）、所属部门筛选；

高级检索：组合条件（如“合同状态=履行中且金额≥50万元且类型=采购合同”），快速定位目标合同。

步骤6：定期维护与更新

动态更新：合同状态变更时（如“履行中”变更为“已履行”），及时修改登记表中的对应字段；

到期提醒：对即将到期的合同（如到期前30天），在备注栏标注“即将到期”，并通知相关负责人；

归档管理：已履行/终止/解除的合同，定期整理至档案室或指定云盘，保留电子档及扫描件备查。

三、合同信息登记表（模板）

序号

合同编号

合同名称

甲方（全称+信用代码）

乙方（全称+信用代码/姓名*及证件号码后四位）

签订日期

生效日期

到期日期

合同类型

合同金额（元）

币种

付款方式

合同状态

所属部门

保管责任人

电子档路径

备注

1

CG2024001

设备采购合同

有限公司）

YY科技有限公司）

2024-03-15

2024-03-15

2025-03-14

采购合同

500,000.00

人民币

分期付款：30%预付，70%验收后付

履行中

采购部

张*

服务器-F-采购部-2024-CG2024001

含安装调试条款

2

FW2024002

系统运维服务合同

ZZ集团有限公司）

王*（3101）

2024-01-10

2024-01-10

2024-12-31

服务合同

120,000.00

人民币

按季度付款，每季末支付

履行中

技术部

李*

云盘-技术部-运维服务-FW2024002

服务范围含7*24小时响应

3

XZ2024003

办公室租赁合同

AA投资管理有限公司）

上海物业有限公司）

2023-06-01

2023-06-01

2025-05-31

租赁合同

360,000.00

人民币

按年支付，每年6月1日前付

已履行

行政部

赵*

服务器-F-行政部-租赁-XZ2024003

2025年5月