采购需求清单及规格说明书编写模板.docVIP

采购需求清单及规格说明书编写模板

一、适用范围与应用场景

二、编写流程与操作步骤

（一）需求发起与信息收集

需求发起：由采购需求部门（如行政部、生产部、项目部）填写《采购需求申请单》，明确采购目的（如“替换老化办公电脑以满足新项目设计需求”“补充生产原料以保障下月产能”）、采购物品/服务的核心用途及紧急程度。

信息收集：需求部门联合使用部门（如技术部、财务部）共同收集基础信息，包括：

现有设备/物资的使用情况（如“现有电脑使用超5年，频繁卡顿”）；

市场调研情况（如“同类产品主流参数范围”“预算参考区间”）；

法规或内部制度要求（如“需符合国家环保标准”“纳入年度采购计划”）。

（二）需求分析与需求确认

需求分类：根据采购对象分为“标准化物资”（如办公文具、标准耗材）、“非标准化物资”（如定制设备、专用工具）、“服务类”（如技术支持、运维服务）等，不同类别需求侧重点不同（如标准化物资侧重型号参数，服务类侧重服务标准）。

需求确认：需求部门组织技术、财务、采购部门召开需求评审会，重点确认：

必要性：是否为业务开展必需，是否有替代方案（如“租赁vs采购”）；

可行性：技术参数是否合理，预算是否在部门年度计划内；

完整性：是否明确交付时间、地点、验收标准等关键要素。

评审通过后，由需求部门负责人（如*经理）签字确认。

（三）采购需求清单填写

根据确认的需求，填写《采购需求清单》（模板见第三部分），核心内容包括：

基础信息：需求编号（按“年份-部门-序号”格式，如2024-行政-001）、需求部门、联系人（*）、联系方式（内线/办公电话）；

采购物品/服务信息：名称（需全称，如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本电脑”而非“笔记本”）、规格型号（如“i7-1260P/16G/512G/集显”）、单位（台/套/次）、数量（需明确最小包装单位，如“10台”而非“一批”）；

预算与资金来源：预算金额（大写+小写，如“人民币捌仟元整（￥8,000.00）”）、资金来源（如“年度办公经费”“专项项目资金”）；

用途与交付要求：简要说明用途（如“用于设计部三维建模渲染”）、交付时间（如“2024年X月X日前”）、交付地点（如“公司仓库”）、运输方式（如“送货上门，运费由供应商承担”）。

（四）规格说明书编制

对于非标准化物资或复杂服务，需同步编制《规格说明书》，详细描述技术、服务或质量要求，保证供应商能准确响应：

技术参数：列出核心功能指标（如电脑的“CPU型号≥i7-1260P”“屏幕分辨率≥2.5K”“电池续航≥8小时”），明确“≥”“≤”“符合标准”等量化要求，避免“高功能”“优质”等模糊表述；

质量标准：注明执行的国家/行业标准（如“符合GB/T9813.1-2016台式微型机通用规范”）、环保要求（如“ROHS认证”“无铅工艺”）、包装标识（如“防潮标识、产品合格证”）；

服务要求：服务类需明确服务内容（如“7×24小时故障响应，4小时内到场维修”）、服务期限（如“合同签订后1年内免费维护”）、人员资质（如“工程师需持有CCNP认证，3年以上相关经验”）；

其他特殊要求：如定制化需求（如“设备需定制企业LOGO”）、保密要求（如“供应商需签署保密协议”）、培训要求（如“提供2次操作培训，每次不少于4小时”）。

（五）内部审核与修订

部门审核：需求清单及规格说明书编制完成后，由需求部门负责人（）、技术部门负责人（）、财务部门负责人（*）依次审核，重点检查：

技术参数是否与业务需求匹配，是否存在过度或不足；

预算是否合理，是否符合成本控制要求；

条款是否完整，有无歧义或法律风险。

修订完善：针对审核意见，需求部门在2个工作日内完成修订，重大需求（如金额超10万元或涉及核心业务）需提交分管领导（*）审批。

（六）最终定稿与提交

审核通过后，需求部门将《采购需求清单》《规格说明书》加盖部门公章（或电子章），提交至采购部门（如采购部），作为采购立项、招标/询价、合同签订的依据。采购部门收到后1个工作日内确认接收，同步录入采购管理系统并分配唯一编号。

三、模板结构与填写说明

（一）采购需求清单模板

序号

需求编号

采购物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预算金额（元）

资金来源

用途描述

交付时间

交付地点

验收标准摘要

需求部门

联系人

联系方式

填写日期

1

2024-行政-001

联想ThinkPadX1Carbon笔记本电脑

i7-1260P/16G/512G/集显

台

10

80,000.00

年度办公经费

设计部三维建模渲染使用

2024-05-30前

公司仓库

符合GB/T9813.1标准

行政部

*

8888

2024-04-15

2

2024-生产-002

A4复印纸

70g/白色，符合ISO