采购流程与供应商评价标准模板.docVIP

采购流程与供应商评价标准模板

一、适用范围与典型应用场景

常规物料/服务采购：如生产原材料、办公用品、IT服务、营销推广等标准化采购需求；

新供应商引入：首次合作前的资质审核与评估，保证供应商具备履约能力；

现有供应商年度考核：基于合作表现对供应商进行分级，优化供应商结构；

项目制采购：针对特定项目（如工程建设、设备采购）的全流程管理与供应商筛选。

二、采购流程实施步骤

采购流程需遵循“需求驱动、合规透明、全程留痕”原则，具体步骤

1.采购需求提报与确认

操作内容：

需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额等关键信息；

采购部对接需求部门，对需求的合理性、完整性进行审核（如数量是否匹配生产计划、预算是否在可控范围内），必要时组织技术、质量部门共同确认技术参数。

输出物：《采购需求申请表》（需需求部门负责人、采购部负责人签字确认）。

2.采购方式确定与审批

操作内容：

采购部根据采购金额、物料类型及公司制度，选择合适的采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价比价、单一来源采购等）；

达到招标金额标准的（如公司规定单笔采购≥50万元），必须通过公开招标或邀请招标方式执行；小额紧急采购可采用询价比价，需留存至少3家供应商报价记录。

输出物：《采购方式审批表》（注明选择理由，需采购经理、分管领导审批）。

3.供应商寻源与筛选

操作内容：

寻源渠道：通过公司合格供应商库、行业展会、官方平台推荐、公开招标公告等方式收集供应商信息；

初步筛选：采购部对供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO体系认证、行业生产许可证）、过往合作案例（近3年类似项目业绩）进行审核，剔除不符合基本要求的供应商；

入围确定：对通过初步筛选的供应商，发放《供应商调查问卷》，进一步知晓其生产能力、质量管控体系、财务状况及履约能力，筛选出3-5家候选供应商。

输出物：《供应商入围名单》（附资质文件、调查问卷反馈表）。

4.商务谈判与合同拟定

操作内容：

采购部组织候选供应商进行商务谈判，重点洽谈价格、交付周期、付款方式、质量异议处理、违约责任等条款；

谈判达成一致后，由采购部拟定《采购合同》，法务部门对合同条款的合规性、严谨性进行审核，保证双方权责清晰。

输出物：《采购合同》（经双方授权代表签字盖章，法务部审核通过）。

5.订单下达与执行跟踪

操作内容：

采购部根据合同内容，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料信息、交付时间、交货地点等；

供应商备货期间，采购部定期跟踪生产进度，保证按期交付；如遇延期风险，及时协调供应商调整计划或启动备选方案。

输出物：《采购订单》（供应商确认回执）、《生产进度跟踪记录》。

6.验收入库与质量确认

操作内容：

供应商交付物料后，需求部门、质检部门、采购部共同到场验收：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致；

质量验收：依据合同约定的质量标准（如国标、行标或技术协议），通过抽检、全检或第三方检测确认质量合格性；

外观检查：检查包装是否完好、标识是否清晰。

验收合格后，填写《物料验收单》；不合格物料则启动《不合格品处理流程》，要求供应商限期退换货并扣减相应绩效分数。

输出物：《物料验收单》（需验收三方签字）、《不合格品处理报告》（如适用）。

7.付款结算与财务对账

操作内容：

供应商凭《采购合同》《物料验收单》《增值税发票》向财务部申请付款；

财务部核对单据一致性（合同金额、验收数量、发票金额）无误后，按合同约定的付款方式（如预付款、到付款、分期付款）办理付款；

采购部定期与供应商对账，保证往来账目清晰。

输出物：《付款申请单》《财务对账记录》。

8.采购资料归档

操作内容：

采购部将采购全流程资料（需求申请、审批文件、供应商资料、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于合同终止后3年，便于后续追溯或审计。

输出物：《采购资料档案目录》（电子+纸质版）。

三、供应商综合评价标准表

供应商评价采用量化评分制（总分100分），分为6个一级指标，根据采购类型调整权重，评价结果分为优秀（≥90分）、合格（70-89分）、不合格（＜70分）三级。

一级指标

权重

二级指标

评分标准（10分制）

资质能力

15%

营业资质与行业认证

资证齐全且在有效期内（10分）；基本齐全但有1项过期（5分）；关键资质缺失（0分）

生产/服务能力

产能/服务规模完全满足需求（10分）；基本满足但有瓶颈（5分）；无法满足需求（0分）

价格水平

20%

报价合理性

低于市场均价5%以上（10分）；与市场均价持平（7分）；高于市场均价5%以内（4分）；高于5%以上（0分）

价格稳定性

合同期内价格无波动（10分）；允许小幅波动且提前沟通（7分）；随意涨价（0分）

产品质量