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跨部门合作项目任务分工与责任矩阵工具指南

一、适用场景与价值

在跨部门合作项目中，因涉及多团队协同、职责交叉、目标统一等特性，易出现责任边界模糊、任务推进滞后、沟通成本高等问题。本工具适用于以下场景：

新产品研发项目：需协调研发、市场、生产、测试等部门，从需求调研到上市全流程分工；

市场活动落地：涉及市场策划、销售支持、技术保障、财务预算等多部门协作；

流程优化项目：如供应链效率提升，需采购、仓储、物流、IT部门共同参与；

系统实施项目：业务部门与IT部门配合，完成需求分析、开发测试、上线运维等环节。

通过责任矩阵明确“谁负责、谁批准、谁咨询、谁知情”，可减少推诿扯皮，提升执行效率，保证项目目标达成。

二、操作步骤

步骤一：明确项目目标与核心范围

操作要点：组织项目启动会，由项目负责人（如项目经理）牵头，各部门核心成员共同确认项目目标（如“3个月内完成新产品上线，首月销量目标X万台”）、核心交付物（如需求文档、原型图、测试报告）及关键里程碑节点（如需求评审完成、开发启动、测试上线）。

输出物：《项目目标说明书》《项目范围清单》。

步骤二：拆解项目任务与活动

操作要点：基于项目目标，将项目拆解为可执行的层级化任务（建议使用WBS工作分解结构）。例如“新产品研发项目”可拆解为：一级任务（需求分析、产品设计、开发实现、测试验证、上市准备），二级任务（需求调研→用户访谈、竞品分析；产品设计→功能设计、UI/UX设计等），三级任务（用户访谈→访谈提纲设计、访谈对象筛选、访谈记录整理）。

注意事项：任务颗粒度需适中，避免过粗（如“完成产品设计”）或过细（如“打开设计软件”），保证每个任务有明确交付成果。

步骤三：识别参与部门与角色职责

操作要点：列出所有参与项目的部门及核心人员（如市场部经理、研发部组长、财务部*专员），并明确各角色在项目中的核心职责：

项目负责人（A）：对项目整体结果负责，资源协调、风险决策；

部门接口人（R）：本部门任务的具体执行者，保证任务按计划完成；

支持部门（C）：提供专业支持（如技术方案、数据资源），需被咨询意见；

知会部门（I）：需知晓任务进展但不直接参与（如法务部、合规部）。

步骤四：填写责任矩阵表

操作要点：基于RACI责任模型（Responsible执行、Accountable负责、Consulted咨询、Informed知情），将每个任务与部门/角色匹配，明确责任主体。填写规则：

每个任务必须有且仅有一个“A”（最终负责人），避免多头决策；

“R”可多人，但需明确主次（如“R1：主责，R2：协助”）；

“C”为提供输入或需征求意见的部门，“I”为仅需知晓进度的部门。

示例：“用户访谈”任务：A为市场部经理，R为市场部专员，C为产品部*组长，I为客服部主管。

步骤五：评审与共识确认

操作要点：组织责任矩阵评审会，邀请各部门负责人及核心成员参与，重点核查：

责任角色是否无遗漏、无重叠；

跨部门协作接口是否清晰（如“技术方案输出”需研发部与市场部确认需求边界）；

资源与时间是否匹配（如“开发任务”需研发部投入人力是否充足）。

输出物：经各方签字确认的《跨部门项目责任矩阵表》（最终版）。

步骤六：动态更新与维护

操作要点：项目执行过程中，若任务范围、部门职责或人员发生变更（如需求调整导致新增任务），需及时更新责任矩阵，并重新组织评审，保证所有成员同步最新分工。

三、责任矩阵模板

表：跨部门合作项目任务分工与责任矩阵表

序号

任务/活动名称

任务描述

交付物

负责部门/人（R）

审批/最终负责（A）

咨询对象（C）

知会对象（I）

优先级

计划完成时间

1

需求调研

开展用户访谈与竞品分析

《需求分析报告》

市场部*专员

市场部*经理

产品部*组长

客服部主管

高

X月X日

2

产品功能设计

输出产品原型与PRD文档

《PRD文档》《原型图》

产品部*设计师

产品部*经理

研发部组长、市场部经理

财务部*专员

高

X月X日

3

技术方案评审

评估开发可行性

《技术方案评审报告》

研发部*架构师

研发部*总监

产品部组长、测试部主管

法务部*专员

中

X月X日

4

核心功能开发

完成前端与后端代码开发

可测试版本

研发部前端工程师、研发部后端工程师

研发部*组长

产品部*设计师

市场部*专员

高

X月X日

5

市场推广物料制作

设计海报、宣传视频等

推广素材包

市场部*设计师

市场部*经理

销售部*主管

行政部*专员

中

X月X日

6

上线前财务预算审核

核算项目成本与收益

《预算审核报告》

财务部*专员

财务部*经理

市场部经理、研发部总监

总经办*主任

高

X月X日

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

四、使用关键提示

责任角色定义清晰化

严格区分“A”与“R”：“A”对任务结果负最终责任（如“产品功能设