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企业物资采购审批及成本控制工具指南

一、工具应用场景与核心价值

（一）适用场景

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的日常物资采购管理，涵盖办公耗材、生产原材料、设备配件、固定资产等各类物资的采购审批与成本控制流程。具体场景包括：

部门常规物资申领（如文具、劳保用品）；

生产计划内的原材料批量采购；

设备更新或维修的配件采购；

低值易耗品与高值固定资产的采购申请。

（二）核心价值

通过标准化审批流程与成本控制节点，实现：

规范采购行为，避免重复采购、超预算采购；

明确各环节责任主体，减少推诿扯皮；

实时跟踪采购成本，对比预算与实际支出，降低采购成本；

建立采购数据档案，为后续采购策略优化提供依据。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与提报

发起主体：各部门根据实际需求（如办公需求、生产计划、维修需求）由申请人填写《企业物资采购申请及审批表》。

填写要求：

物资信息需完整准确（名称、规格型号、单位、数量、用途）；

预估单价需参考历史采购价或市场均价，注明预估依据（如“参考2023年Q3采购记录”“供应商报价”）；

紧急程度需勾选“普通/紧急/特急”，紧急采购需注明原因（如“设备故障停机，需48小时内到货”）。

附件提交：如涉及技术参数、图纸、设备说明书等，需一并附上（可扫描件或电子版）。

（二）部门需求审核

审核主体：申请人所在部门负责人（如行政部负责人、生产部经理）。

审核内容：

物资需求的合理性（是否为必需品，是否存在替代方案）；

规格型号、数量的准确性（是否符合部门实际使用需求）；

预估价格的合理性（是否偏离市场均价）。

审核结果：

通过：在审批表中签字确认，流转至下一环节；

不通过：注明驳回原因（如“规格型号不符，建议调整为型号”“数量过多，建议按季度采购”），退回申请人修改。

（三）采购预算核对

审核主体：财务部成本专员/预算管理员。

审核内容：

物资采购预算是否纳入年度/季度部门预算（如未纳入，需说明理由并提交预算追加申请）；

预估总价是否超预算（如超预算，需审核超预算比例及原因：如“市场价格上涨10%”“临时新增生产需求”）。

审核结果：

预算内：在审批表中签字确认；

超预算：根据企业权限分级审批（如超预算10%内由财务经理审批，超10%-30%由分管副总审批，超30%由总经理审批），审批通过后流转至采购环节。

（四）采购方式确定与供应商选择

采购方式确定（根据采购金额、物资类型选择）：

金额≤5000元或标准化物资（如办公纸、笔）：采用“询价采购”，至少联系2家供应商报价；

5000元＜金额≤5万元：采用“比价采购”，至少联系3家供应商报价，综合性价比选择供应商；

金额＞5万元或定制化物资（如生产设备、特殊配件）：采用“招标采购”或“议价采购”，需留存供应商资质文件（营业执照、相关许可证）及报价单。

供应商选择：采购专员根据采购方式汇总供应商信息，填写《采购成本控制跟踪表》中的“供应商信息”栏，注明选择理由（如“供应商报价最低，且质量符合要求”“合作3年，履约良好”）。

（五）采购订单/合同审批

编制单据：采购专员根据确定的供应商信息，编制采购订单（标准化物资）或采购合同（定制化、高值物资）。

审批内容：

采购订单/合同中的物资信息（名称、规格、数量、价格）是否与审批表一致；

交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款是否合规。

审批主体：

采购订单：采购部经理审核；

采购合同：需法务专员（或外聘律师）审核条款合法性，再由采购部经理及总经理审批。

输出结果：审批通过后，加盖企业公章（合同）或采购专用章（订单），发送至供应商。

（六）物资验收与入库

验收主体：仓库管理员+使用部门指定人员（如生产部代表、行政部代表）。

验收内容：

数核对：实际到货数量是否与订单/合同一致；

质量核对：物资规格型号、外观、功能是否符合要求（需提供检测报告或使用测试记录）；

单据核对：供应商是否提供合格证、保修卡、发票等。

验收结果：

合格：填写《物资验收单》，三方（仓库、使用部门、采购）签字确认，办理入库手续；

不合格：注明不合格原因（如“规格不符”“外观破损”），拍照留存，及时通知采购部联系供应商退换货，同步更新《采购成本控制跟踪表》中的“验收情况”栏。

（七）成本核算与付款审批

成本核算：财务部根据采购订单、验收单、发票，核算实际采购成本（含运费、税费等），填写《采购成本控制跟踪表》中的“实际成本”栏，对比预算成本，计算“预算差异”（预算差异=实际成本-预算成本，差异率=预算差异/预算成本×100%）。

差异分析：如差异率＞±5%，需由采购部说明原因（如“市场价格波动”“临时加急运输费”），财务部审核原因合理性。

付款审批：财务部根据合同约定的付款方式（如预付款、到付款、分期付款），填写《付款申请单》，附采购订单、