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公司采购审批流程与执行手册模板

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范公司采购活动的全流程管理，保证采购过程合规、高效、透明，控制采购成本，保障物资与服务的及时供应。适用于公司各部门所有采购行为，包括但不限于日常办公物资采购、项目相关设备采购、服务类采购（如咨询、维护）等。特殊情况（如紧急采购）需遵循本手册特别规定，保证采购活动不偏离公司制度框架。

二、采购审批全流程操作指引

（一）需求提出与预算确认阶段

需求发起

操作主体：各部门采购需求人（如部门专员或部门负责人）

操作内容：

（1）明确采购需求，包括物资/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等关键信息；

（2）填写《采购申请表》（详见模板一），附上需求说明、技术参数等支撑材料（如需）；

（3）根据公司预算管理制度，确认采购事项是否在部门年度预算范围内，预算金额需匹配采购需求。

部门审核

操作主体：部门负责人

审核要点：

（1）需求合理性（是否符合部门工作目标、是否必要）；

（2）预算匹配度（是否超预算、预算科目是否正确）；

（3）材料完整性（《采购申请表》及附件是否齐全）。

审核结果：通过则签字确认，不通过则退回需求人补充说明或调整需求。

预算确认

操作主体：财务部门

审核要点：

（1）采购金额是否在部门预算额度内；

（2）预算科目使用是否符合公司财务规定；

（3）跨部门采购是否涉及预算分摊，需确认分摊方案。

审核结果：预算通过则签字确认，超预算需需求人提交《预算调整申请表》，按审批权限报批。

（二）供应商选择与询价阶段

供应商信息收集

操作主体：采购专员（或需求部门指定人员）

操作内容：

（1）优先从公司《合格供应商名录》中选择供应商；

（2）名录内无合适供应商时，通过公开渠道（如行业平台、展会推荐）收集至少3家潜在供应商信息；

（3）收集供应商营业执照、相关资质证书（如经营许可证、ISO认证等）等基础资料。

询比价与供应商评估

操作主体：采购专员、需求部门代表、财务部门代表（组成询价小组）

操作内容：

（1）向收集到的供应商发出询价单，明确物资/服务规格、数量、交付时间、付款方式等要求；

（2）收集供应商报价后，填写《询价对比表》（详见模板二），对比价格、质量、交付周期、售后服务等；

（3）对供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》（详见模板三），重点评估资质合规性、报价合理性、过往合作表现等。

供应商确定

操作主体：采购部门负责人

审批依据：

（1）《询价对比表》《供应商评估表》的评估结果；

（2）采购金额对应的审批权限（如小额采购由部门负责人审批，大额采购需报分管领导或总经理审批）。

审批结果：确定最终供应商，通知需求部门及财务部门。

（三）合同签订与订单下达阶段

合同拟定

操作主体：采购专员（或法务部门）

操作内容：

（1）根据采购需求及供应商报价，拟定采购合同，明确双方权利义务；

（2）合同条款需包括：物资/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

合同审批

操作主体：法务部门（审核条款合规性）、财务部门（审核付款条款）、采购部门负责人、分管领导/总经理（按权限审批）

审批要点：

（1）合同是否符合《_________民法典》等法律法规；

（2）付款方式是否符合公司财务制度；

（3）违约责任是否明确，是否规避公司风险。

订单下达

操作主体：采购专员

操作内容：

（1）审批通过的合同加盖公司公章后，扫描存档；

（2）向供应商下达《采购订单》（可使用公司标准订单模板），注明合同编号、交付时间、联系人等信息；

（3）将订单复印件抄送需求部门及财务部门，同步信息。

（四）执行验收与付款结算阶段

交付与接收

操作主体：供应商（按订单交付）、需求部门（接收）

操作内容：

（1）供应商按约定时间、地点交付物资/提供服务；

（2）需求部门核对物资数量、规格型号是否与订单一致，检查外包装是否完好；服务类采购需确认服务内容是否符合合同约定。

验收确认

操作主体：需求部门（使用验收）、采购部门（监督验收）、财务部门（参与验收）

操作内容：

（1）需求部门组织验收，重点检查物资质量（如功能、参数是否符合要求）、服务成果（如项目交付物是否达标）；

（2）验收合格后，填写《物资验收单》（详见模板四），三方签字确认；验收不合格需注明原因，要求供应商限期整改或退货，整改后重新验收。

付款结算

操作主体：采购专员（申请付款）、财务部门（审核付款）、出纳（办理付款）

操作内容：

（1）采购专员凭《采购申请表》《采购合同》《物资验收单》等资料，填写《付款申请表》，提交财务部门；

（2）财务部门审核资料的完整性、合规性及付款条件是否达成（如验收合格、发票齐全）；

（3）审核通过后，按公司财务制度安排付款（如银行转账、电汇），付款