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采购合同审查流程化标准模板

一、适用情境与范围

二、审查操作流程

1.审查准备阶段

操作内容：

明确合同类型与背景：根据采购需求（如设备采购、技术服务、外包项目等），确认合同性质，收集采购立项文件、招标/比选结果、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）、技术规格书、报价单等背景资料。

组建审查小组：由采购负责人牵头，业务部门（需求方）、法务部门、财务部门（必要时）共同参与，明确各成员审查职责（如业务部门负责技术条款、法务负责法律条款、财务负责付款条件等）。

审查资料清单核对：对照《合同审查资料清单》（见模板表格1），确认资料完整性，缺失资料需及时补充，避免影响审查效率。

责任人：采购负责人

输出成果：完整的审查资料包、明确的人员分工。

2.合同形式审查阶段

操作内容：

合同主体信息核对：检查合同双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息是否与营业执照、授权委托书一致，避免主体不适格（如供应商超越经营范围、无相应资质等）。

合同要素完整性检查：确认合同是否包含必备条款，如合同编号、签订日期、采购标的、数量、价格（含税费构成）、质量标准、履行期限、交付/验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式、双方法定代表人/签字盖章页等，要素缺失需及时补充。

合同文本规范性审核：检查合同文本是否清晰、无涂改（如有涂改需双方盖章确认），页码连续，附件是否齐全且与引用一致。

责任人：采购专员、法务专员

输出成果：《合同形式审查记录表》（见模板表格2），标注问题点及整改要求。

3.合同实质审查阶段

操作内容：

法律合规性审查：

主体资格：供应商是否具备履行合同所需的行政许可（如特种行业资质、安全生产许可证等），是否存在失信被执行人、重大诉讼等风险（可通过“信用中国”等公开渠道初步核查）。

条款合法性：检查条款是否违反法律、行政法规强制性规定（如“霸王条款”、约定免责法定责任等），争议解决方式（仲裁/诉讼）是否明确且有效。

商务条款合理性审查：

价格与支付：价格是否与招标/比选结果一致，支付条件是否与合同履行进度匹配（如预付款比例、到货款、验收款、质保金的比例及支付节点），避免资金风险。

履行期限与方式：交付/服务期限是否满足采购需求，履行地点、运输方式、风险转移节点是否明确（如“交付后风险转移至买方”）。

质量标准与验收：质量标准是否符合国家/行业标准或双方约定，验收流程、验收标准、异议处理机制是否具体可执行（如“验收不合格的，供应商应在X日内更换或整改”）。

风险条款重点审查：

违约责任：双方违约责任是否对等，违约金计算方式是否合理（如“逾期交货每日按合同总额X%支付违约金，总额不超过X%”），是否约定了不可抗力范围及处理方式。

知识产权与保密：涉及技术服务的合同，需明确知识产权归属及保密义务（如“供应商在履行合同过程中知悉的买方商业秘密，需永久保密”）。

合同变更与解除：变更、解除的条件和程序是否明确，避免单方面随意变更导致纠纷。

责任人：法务专员（主导）、业务部门、财务部门

输出成果：《合同实质审查问题清单》（见模板表格3），列出风险点及修改建议。

4.沟通反馈与修订阶段

操作内容：

汇总审查意见：采购负责人收集各环节审查问题，整理形成统一的《合同修订意见表》，明确问题性质（如重大风险、一般建议）、修改要求及完成时限。

与供应商沟通：通过书面形式（如邮件、函件）向供应商反馈审查意见，重点沟通重大风险条款（如违约责任、保密义务），要求供应商在规定时限内书面回复修订意见或说明理由。

内部确认修订结果：供应商反馈修订方案后，采购负责人组织审查小组复核，确认问题是否整改到位，重大修订需再次履行内部评审流程。

责任人：采购负责人、法务专员

输出成果：双方确认的修订版合同文本、《合同修订沟通记录》（含供应商反馈及内部复核意见）。

5.审批签署阶段

操作内容：

履行审批流程：根据企业《合同管理办法》，按合同金额、类型划分审批权限（如10万元以下由采购总监审批，10万元以上由总经理审批），依次提交采购部门、法务部门、财务部门、管理层签署审批意见。

最终文本核对：审批通过后，采购专员与供应商核对最终合同文本，保证所有修订内容已落实，页码、附件无遗漏，双方签字盖章页清晰（如为合同章，需确认授权范围）。

签署与分发：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章，合同签署后3个工作日内，采购部门向法务、财务、业务部门分发正本及副本，保证各部门留存一致文本。

责任人：采购专员、审批人

输出成果：签署生效的合同正本/副本、《合同审批签署记录表》。

6.归档管理阶段

操作内容：

资料整理归档：采购专员将合同文本（含所有修订版）、审批文件、背景资料（招标文件、供应商资质、沟通记录等）整理成册，标注合同编号、名称、签署日期，按《合同档案管理办法》