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一、应用情境
二、会务管理全流程操作步骤
（一）会前筹备阶段
明确会议核心需求
根据会议发起部门（如行政部、项目部）或负责人*的需求，确认会议类型（决策型/研讨型/告知型）、核心目标（如解决问题、明确方案）、预期成果（形成决议/输出计划/同步信息）。
确定会议必要性：若可通过邮件、即时通讯工具同步解决的内容，建议不召开会议，避免资源浪费。
制定会议方案与议程
方案内容：明确会议时间（建议控制在1.5-2小时内，避免超时）、地点（会议室/线上会议平台）、参会人员（主会人、主持人、记录人、相关部门负责人及执行人员）、会议规模（小型会≤10人，中型会10-30人，大型会＞30人需提前报备）。
议程设计：按“开场-议题讨论-总结-后续安排”逻辑排序，每个议题分配明确时间（如“议题1：项目进度汇报（20分钟）”），提前与主会人确认议程合理性，避免临时调整。
发送会议通知
提前2-3个工作日通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送正式通知，包含：
会议主题（如“2024年Q3行政工作推进会”）
时间（具体到上下午，如“2024年7月15日14:00-16:00”）
地点（线下会议室需标注楼层/设备，线上会议需提供平台及会议号）
议程（附详细议题及时间分配）
参会人员（相关人员，明确“必须出席”或“可选出席”）
准备事项（如“请各部门提前提交Q3工作计划PPT”“携带纸质版材料”）。
对重要会议，提前1天发送提醒通知，保证参会人员知晓。
准备会议物料与场地
物料清单：根据议程准备会议资料（议程表、背景资料、PPT演示文稿）、文具（签到表、笔、笔记本）、设备（投影仪、麦克风、激光笔、备用电源），线上会议需提前测试平台稳定性、音视频效果。
场地布置：提前30分钟检查会议室，保证桌椅摆放符合会议形式（如圆桌型适合讨论，课桌型适合汇报），调试设备，放置会议主题席卡、饮用水，营造整洁安静的环境。
（二）会中执行阶段
会议签到与入场引导
参会人员入场时，由行政人员引导签到（线上会议通过会议平台“签到”功能或群接龙），核对参会人员与名单是否一致，如有缺席或请假，及时记录原因并反馈给主会人。
会议开始前5分钟，提醒所有人员关闭手机静音，确认设备（麦克风、投影仪）正常运行，分发会议资料（如需纸质版）。
会议过程服务与记录
流程把控：主持人严格按照议程推进，每个议题结束前2分钟提醒时间，超时议题可引导“是否延后讨论或另约时间”，保证会议按计划结束。
内容记录：记录人需同步记录：
讨论要点：各参会人员的主要观点、分歧点（如“市场部经理建议增加推广预算，财务部主管认为需优先控制成本”）；
决议事项：经讨论达成的共识（如“同意将推广预算调整至10万元”）；
行动项：明确任务内容、负责人、完成时间（如“7月20日前完成供应商筛选，负责人：采购部*专员”）。
特殊情况处理：如遇设备故障，立即联系IT支持备用设备；如讨论偏离议题，主持人及时引导回归主题。
会议总结与散会
主会人/主持人对会议内容进行简要总结，重申关键决议及行动项，明确后续跟进人。
提醒参会人员会后查阅会议纪要，如有异议需在24小时内反馈，散会后有序离场，行政人员负责清理场地。
（三）会后跟进阶段
整理会议纪要
会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理初稿，内容需客观、准确，重点突出“决议事项”和“行动项”，避免主观评论。
纪要格式参照“三、常用模板表格”中“会议纪要模板”，经主持人审核确认后定稿。
分发与确认纪要
定稿后1个工作日内，通过企业内部系统向所有参会人员及相关部门分发，抄送上级领导，并在纪要中标注“请各行动项负责人按时反馈进度”。
对未确认的参会人员，单独发送纪要并要求回复“已阅”，保证信息传达到位。
归档会议资料
将会议通知、签到表、会议纪要、演示文稿、讨论记录等资料整理归档，电子版存储至企业共享服务器（按“年份-月份-会议类型”分类），纸质版装订后交行政部统一保管，保存期限不少于2年。
三、常用模板表格
（一）会议通知模板
会议主题
2024年Q3行政工作推进会
会议时间
2024年7月15日14:00-16:00
会议地点
总部大楼3楼第一会议室（线上备用：企业会议号56）
参会人员
行政部经理、财务部主管、后勤组*专员、各分公司行政负责人
会议议程
1.主持人开场（5分钟）2.Q2行政工作总结汇报（20分钟，负责人：行政部经理）3.Q3行政预算审议（30分钟，负责人：财务部主管）4.后勤服务优化方案讨论（40分钟，负责人：后勤组*专员）5.总结与后续安排（5分钟）
准备事项
1.请行政部、财务部提前准备PPT及书面材料2.请各分公司提交Q3行政需求清单（7月14日前发送至行政部邮箱）
联系人及联系方式
行政部助理，企业：（注：此处用企业昵称代替）
（二）会议签
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