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企业合同管理系统标准化方案

一、方案制定背景与目标

为规范企业合同全生命周期管理，防范合同法律风险，提高合同审批与履约效率，实现合同信息集中化、流程标准化、管理数字化，特制定本标准化方案。本方案适用于企业各部门合同管理活动，覆盖合同起草、审批、签署、履行、变更、归档等全流程，旨在统一操作规范、明确责任分工、强化过程管控，为企业经营决策提供数据支持。

二、系统应用情境

本系统适用于企业各类业务场景的合同管理需求，具体包括：

业务合作类合同：如采购合同、销售合同、服务合同等，用于规范与供应商、客户之间的权利义务关系；

内部管理类合同：如劳动合同、保密协议、采购授权委托书等，用于明确企业与员工、部门间的管理约定；

项目专项类合同：如工程建设合同、研发外包合同等，用于跟踪项目履约进度与资金支付；

法律纠纷类合同：如和解协议、补充协议等，用于处理合同履行中的争议问题。

通过系统化管理，实现合同信息实时共享、审批流程透明可控、履约风险提前预警，避免因合同管理分散导致的条款遗漏、履约延迟、资料丢失等问题。

三、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草与发起

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）。

操作步骤：

（1）登录系统，进入“合同起草”模块，选择对应的合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）；

（2）根据业务实际填写合同核心信息，包括合同编号（系统自动，规则为“部门代码-年份-序号”，如“CG-2024-001”）、合同名称（需明确合同类型与标的，如“设备采购合同”）、合同主体（对方单位名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同金额（大小写一致）、履行期限（起止日期、交付节点）、付款方式（分期/一次性、账户信息）、违约责任等；

（3）合同附件（如技术参数表、报价单、资质证明等），附件需命名规范（如“设备技术参数_V1.0”）；

（4）填写完成后，“保存草稿”或“发起审批”，系统自动跳转至审批流程。

（二）合同审批流转

操作主体：部门负责人、法务专员、财务经理、分管领导等（根据合同金额与类型配置审批节点）。

操作步骤：

（1）系统自动根据合同类型（如常规合同/重大合同）与金额（如≤10万元由部门负责人审批；＞10万元需法务+财务+分管领导审批）触发审批链；

（2）各审批节点人员在“待办事项”中接收审批任务，查看合同文本与附件，重点审核：

合同条款是否符合法律法规与企业制度；

金额、履行期限等核心信息是否准确；

对方主体资质是否齐全（如营业执照、授权委托书等）；

（3）审批人可通过“同意”“驳回”“补充说明”三种方式处理：

选择“同意”，系统自动流转至下一节点；

选择“驳回”，需填写驳回理由（如“付款方式不符合财务制度”），合同状态变更为“已驳回”，经办人可修改后重新发起；

选择“补充说明”，需填写具体意见（如“建议增加不可抗力条款”），经办人根据意见补充完善；

（4）所有审批节点完成后，系统《合同审批流程记录表》（含各节点审批人、意见、时间），合同状态更新为“审批通过”。

（三）合同签署与生效

操作主体：双方法定代表人/授权代表、系统管理员。

操作步骤：

（1）审批通过的合同，由系统管理员在“合同签署”模块电子签章版合同，发送至对方单位联系人（如对方需纸质签署，同步打印纸质文本）；

（2）企业方签署：法定代表人通过系统人脸识别/数字证书完成电子签章，或授权代表持纸质文本签字并加盖合同专用章；

（3）对方单位签署：通过系统发送签署，对方联系人完成电子签章，或接收纸质文本后签字盖章并寄回；

（4）签署完成后，经办人将对方已签署合同至系统，系统自动校验签署完整性，状态更新为“已生效”，同步合同唯一编号与生效日期。

（四）合同履行与跟踪

操作主体：业务部门经办人、履约负责人、财务部门。

操作步骤：

（1）生效后，业务部门在“履行跟踪”模块创建履约计划，明确关键节点（如“设备交付”“验收合格”“付款申请”），并指定履约负责人（如*经理）；

（2）履约负责人按节点更新进度，履约证明材料（如交付签收单、验收报告、发票等），系统自动记录节点完成时间；

（3）财务部门根据履约节点审核付款申请，在“付款管理”模块关联合同编号，确认付款条件（如“验收合格后30日内支付”）是否满足，避免超付或逾期支付；

（4）系统设置风险预警规则（如“距合同到期前30天提醒”“付款节点逾期自动预警”），通过系统消息、邮件向相关人员推送预警信息，保证及时处理履约问题。

（五）合同变更与解除

操作主体：业务部门经办人、原审批流程人员、法务专员。

操作步骤：

（1）合同履行中需变更（如金额调整、履行期限延长）或解除（如协商解除、违约解除）时，由经办人发起“合同变更/解除申请”，填写变更/解除原因、具体内容（如“将合同金额从10万元调整为12万元，因原材料价格上涨”