行业合同管理标准化操作流程.docVIP

行业通用合同管理标准化操作流程

一、适用范围与应用场景

本标准化操作流程适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）在业务开展过程中，与外部合作方（如供应商、客户、服务商、合作伙伴等）签订各类合同时的全流程管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。无论是常规业务合作还是专项项目合作，均可通过本流程实现合同管理的规范化、标准化，降低法律风险，提升管理效率，保障单位合法权益。

二、标准化操作流程详解

合同管理贯穿合同“生命周期”，可分为合同准备与起草、合同评审与审批、合同签署与生效、合同履行与跟踪、合同变更与解除、合同归档与查询六个核心阶段，各阶段具体操作步骤

（一）合同准备与起草阶段

目标：明确合作需求，形成初步合同文本，保证内容完整、合规。

需求提报与对接

业务部门根据合作需求（如采购物资、接受服务、项目合作等），填写《合同需求提报表》（模板参考后文），明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如标的、数量、质量、价格、履行期限等），经部门负责人审批后，启动合同起草。

与合作方进行前期沟通，确认合作意向，获取合作方主体资格证明（如营业执照、资质证书等），保证合作方具备履约能力。

合同起草

优先使用单位制定的《标准合同模板》（根据合同类型选择，如采购合同模板、服务合同模板等），模板未覆盖的特殊情况，可在标准条款基础上补充约定。

合同内容需包含以下核心要素：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

合同标的（名称、规格、型号、技术参数等）；

权利义务（双方主要职责、交付标准、验收方式等）；

价格与支付方式（金额、计价标准、支付条件、账户信息等）；

履行期限与地点（起始时间、截止时间、履行地点等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

其他特殊约定（如保密条款、知识产权、不可抗力等）。

起草完成后，由业务部门负责人对合同内容进行初步审核，保证需求明确、无重大遗漏。

（二）合同评审与审批阶段

目标：通过多部门协同评审，识别合同风险，保证条款合法、合规、合理，符合单位利益。

部门评审

业务部门将合同文本及相关附件（如合作方资质、需求提报表、技术规格书等）提交至财务部门、法务部门（或合规部门）及相关业务归口管理部门（如采购合同提交采购部，销售合同提交销售部）进行并行评审。

各部门评审重点：

业务部门：合作内容是否符合业务需求，条款是否满足实际操作要求，履约能力是否可行；

财务部门：价格是否合理，支付方式是否符合财务管理制度，资金预算是否到位，发票开具及税务处理是否合规；

法务部门：合同主体是否合法，条款是否违反法律法规，违约责任是否明确，争议解决方式是否有效，是否存在法律漏洞；

归口管理部门：是否符合行业管理规范，是否需履行特殊审批程序（如招投标、备案等）。

意见反馈与修改

各部门在收到合同后2个工作日内完成评审，填写《合同评审意见表》（模板参考后文），明确修改意见并反馈至业务部门。

业务部门汇总各部门意见，与合作方沟通协商，对合同文本进行修改完善，无法达成一致的需上报分管领导协调解决。

最终审批

修改后的合同文本，根据合同金额及重要程度，按单位审批权限逐级报批：

金额较小（如10万元以下）的合同，由业务部门负责人、分管领导审批；

金额较大（如10万-50万元）的合同，需增加法务部门负责人、财务负责人会签；

重大金额（如50万元以上）或高风险合同（如涉及核心业务、重大资产处置），需提交单位主要负责人（如总经理、董事长）审批，必要时经董事会或决策机构审议。

审批通过后，形成《合同审批表》（模板参考后文），作为合同签署的依据。

（三）合同签署与生效阶段

目标：完成合同签署手续，明确合同生效条件，保证合同法律效力。

签署准备

业务部门根据审批通过的合同文本，制作正式合同文本（一式多份，如双方各执一份，单位财务、法务、业务部门存档等），核对合同内容与审批版本一致，保证无涂改、无遗漏。

准备合作方签署授权委托书（如非法定代表人签署，需提供授权委托书及受托人身份证复印件），明确授权范围和权限。

签署执行

双方按照合同约定方式签署：

线下签署：双方法定代表人或授权代表在合同文本上签字并加盖单位公章（合同专用章），保证“骑缝章”完整（多页合同需加盖骑缝章）；

线上签署：通过合法电子签约平台（如符合《电子签名法》的平台）进行签署，具有法律效力的电子合同，保存签署日志及电子证书。

签署完成后，业务部门及时收回合同文本，确认合作方已签署并盖章，扫描存档后原件分发至相关部门。

生效确认

合同生效以约定条件为准（如自双方签字盖章之日起生效、自收到定金之日起生效、需办理备案后生效等）。

业务部门在合同生效后1个工作日内，通知财务部门、法务部门及相关