会议室预定及管理自动化系统.docxVIP

会议室预定及管理自动化系统工具模板

一、适用场景与需求背景

本系统适用于各类企业、事业单位、学校、科研机构等有常态化会议室管理需求的组织场景。具体包括：多部门协同办公时对共享会议室的预定需求、跨区域/楼层会议室资源统一调配需求、会议设备（投影仪、视频会议系统等）自动化管理需求，以及行政人员对会议室使用数据的统计与分析需求。例如市场部经理需预定容纳20人的会议室进行客户提案，研发部团队需预定带视频会议设备的会议室进行远程协作，行政部需统计月度会议室使用率以优化资源配置等。传统人工预定方式易出现“一室多定”、时间冲突、设备遗漏等问题，本系统通过数字化流程实现会议室资源的高效、透明、规范化管理。

二、系统操作流程详解

（一）账号登录与权限配置

登录入口：用户通过企业内部系统统一登录，或访问会议室管理系统专用端口（输入工号/员工号及密码）。

角色划分：

普通用户：员工、部门负责人等，可查看会议室信息、提交预定申请、查看本人预定记录。

审批人：部门主管或行政专员，负责审核本部门/跨部门的会议室预定申请（需在系统中配置审批权限）。

管理员：行政人员，负责维护会议室基础信息（如新增/删除会议室、修改设备配置）、管理用户权限、导出使用数据报表。

（二）会议室信息查询与筛选

进入会议室列表：登录后“会议室”模块，系统展示所有可预定会议室的实时状态（如“可预定”“已占用”“维护中”）。

筛选条件：支持按以下维度筛选，快速匹配需求：

时间范围：选择日期（默认当日），可勾选“全天”或指定时间段（如“09:00-11:00”）；

容量需求：输入预计参会人数，系统自动筛选符合容量要求的会议室（如“10-20人”“50人以上”）；

设备需求：勾选所需设备（如“投影仪”“白板”“视频会议终端”“麦克风”）；

位置筛选：按楼层、区域（如“总部大楼A栋5层”“分园B栋”）筛选。

查看详情：目标会议室，查看详细信息（包括容量、设备清单、历史使用评价、所在位置导航图）。

（三）提交会议室预定申请

填写申请表单：选定会议室后，“立即预定”，填写以下必填/选填信息：

会议基本信息：会议主题（如“2024年Q3产品规划会”）、会议时间（起止时间精确到30分钟，如“2024-05-2014:00-16:00”）、预计参会人数、会议类型（如“内部会议”“客户接待”“培训”）；

申请人信息：姓名（系统自动填充工号）、所属部门、联系方式（内部短号）；

设备与特殊需求：勾选所需系统设备（如需额外设备，填写“其他设备”栏，如“2个无线麦克风”）；备注说明（如“需提前调试视频会议系统”“摆放茶歇”）。

提交申请：确认信息无误后，“提交申请”。若申请人所在部门需审批，系统自动将申请推送给对应审批人；若无需审批（如会议室空闲且无特殊需求），系统直接预定成功通知。

（四）预定审核与结果反馈

审批人操作：审批人收到系统待办提醒（短信/企业/系统内消息），登录后进入“审批中心”，查看申请详情（包括会议室信息、会议时间、申请人需求）。

同意：“批准”，系统向申请人发送预定成功通知（含会议室二维码、位置指引、设备使用说明）；

驳回：选择驳回原因（如“时间冲突”“会议室容量不足”“设备不可用”），填写备注说明，“驳回”，系统同步通知申请人。

修改申请：若申请人需调整预定信息（如变更时间、更换会议室），在“我的预定”中找到对应记录，“修改”重新提交（需重新审批，若距离会议时间不足2小时，修改权限受限）。

（五）会议使用与设备管理

签到与入场：会议开始前，申请人/参会人可通过扫描会议室门口二维码（系统）或输入预定编号进行签到，系统自动记录签到时间（用于统计会议室使用率）。

设备使用：

标准设备（投影仪、空调、灯光）可通过会议室控制面板一键开启；

特殊设备（视频会议终端、麦克风）需在预定申请时勾选“需设备调试”，系统提前通知IT支持人员到场调试，或申请人按《设备操作指南》自行操作（系统内提供操作视频）。

使用登记：会议结束后，申请人需在系统内“结束会议”，填写实际参会人数、设备使用情况（如“投影仪使用正常”“麦克风电量不足”），并确认会议室整洁度（勾选“已清理垃圾”“桌椅归位”）。

（六）预定取消与资源释放

取消条件：若会议取消或时间变更，申请人需在“我的预定”中操作取消：

会议开始前2小时以上：可自由取消，系统自动释放会议室资源；

会议开始前2小时内：需填写取消原因（如“会议取消”“时间调整”），提交后系统释放资源，同时向审批人（若有）发送取消通知。

超时处理：若会议开始后15分钟内未签到（且未提前说明），系统自动判定为“未使用”，释放会议室并记录申请人“违约次数”（月度累计3次以上，暂停预定权限1天）。

三、核心表格模板参考

（一）会议室预定申请表（系统内自动，申请人填写）

字段分类

填写内容示例

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