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企业文档归档与信息管理制度指南

一、制度适用范围

本制度适用于企业内部所有部门及员工，涵盖各类经营管理活动中形成的有保存价值的纸质文档、电子文档、音视频资料等。具体包括但不限于：行政公文（通知、报告、请示等）、合同协议、会议纪要、项目资料（立项、计划、总结、验收材料等）、人力资源文件（招聘、培训、考核、离职记录等）、财务凭证（报销单、报表、审计报告等）、技术研发文档（方案、图纸、测试报告等）以及外部单位来文、客户资料等。

二、职责分工与权限

（一）行政部/综合管理部

统筹企业文档归档与信息管理工作，制定归档标准及流程；各部门执行情况；负责档案室（或档案管理系统）的日常管理，包括档案接收、整理、保管、借阅、销毁等工作的组织与协调。

（二）各部门负责人

审核本部门归档文档的完整性、准确性；指定专人负责本部门文档的日常收集、初步整理及提交；督促员工按时完成文档归档。

（三）档案管理员（可由行政部员工兼任或专职）

接收各部门提交的归档文档，按照分类标准进行编号、编目、排序；负责档案的存储保管（含电子档案备份），保证档案安全；办理档案借阅、复制、归还登记；定期对档案进行清点、检查，对到期档案提出销毁建议。

（四）全体员工

在职责范围内形成、处理文档时，保证内容真实、格式规范；及时将需归档的文档提交至本部门指定负责人，配合完成归档工作；严格遵守档案借阅、保密规定。

三、文档归档全流程操作规范

（一）文件收集

收集范围：凡反映企业各项经营管理活动、具有查考利用价值的文件材料，均需纳入归档范围（具体参照本制度“适用范围”）。

收集责任：

各部门员工在文件形成后3个工作日内，将纸质版原件及电子版提交至本部门负责人；

项目结束后，项目负责人应在5个工作日内收集项目全周期资料（含立项、过程管理、验收、总结等），整理后提交行政部；

跨部门协作形成的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料。

（二）文件整理

纸质文件整理：

拆除金属订书针、回形针等易锈蚀装订物，检查文件是否完整（如有缺失需及时补充）；

按文件形成时间顺序或逻辑关系排序，左上角对齐装订（厚度超过5cm的文件需加装档案盒）；

对破损、字迹模糊的文件进行修补或复制，保证清晰可读。

电子文件整理：

按部门/项目分类建立文件夹，文件夹命名格式为“部门-年份-文件类型”（如“行政部-2024-会议纪要”）；

文件名需规范，包含“日期-文号-题名”（如行办001-关于召开年度工作会议的通知”），避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称；

电子文件需保存为通用格式（如Word用.docx、Excel用.xlsx、PDF用.pdf），保证长期可打开。

（三）文件分类与编目

分类标准：

一级分类：按部门或业务性质划分，如“综合管理类”“经营管理类”“项目管理类”“人力资源类”“财务审计类”“技术研发类”等；

二级分类：在一级分类下按文件类型细分，如“综合管理类”下设“行政制度”“会议纪要”“公文函件”“证照资质”等；“项目管理类”下设“立项文件”“过程文件”“验收文件”“总结文件”等。

编号规则：

档案编号由“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”组成，如“ZG-01-2024-001”（ZG为综合管理类代码，01为行政制度子类，2024为年份，001为流水号）；

电子档案编号与纸质档案一致，存储时需在文件夹名中标注编号。

编目登记：

档案管理员接收文件后，填写《文件归档登记表》（详见模板一），登记档号、题名、形成部门、责任人、归档日期、密级、保管期限、存放位置等信息；

电子档案需在档案管理系统中录入相同信息，并电子文件，保证可检索。

（四）档案归档

归档时间：

年度常规文件：各部门需在次年1月31日前完成上一年度文件归档；

项目文件：项目验收通过后15个工作日内归档；

专项文件（如审计报告、合同变更等）：文件定稿后5个工作日内归档。

归档要求：

纸质档案移交时，需填写《档案交接清单》（详见模板二），由交接双方签字确认；

电子档案通过企业内部系统或加密U盘移交，需进行杀毒处理，并移交存储介质及备份说明；

档案管理员核对无误后，在《文件归档登记表》上签收，并将档案按编号顺序存入档案柜（或档案管理系统对应分类）。

（五）档案借阅与利用

借阅权限：

普通档案：员工因工作需要借阅时，需经本部门负责人签字同意；

密级档案（如涉密合同、财务数据、核心技术资料等）：需经部门负责人及分管副总签字审批；

外部单位借阅档案：需持单位介绍信，经行政部负责人及分管副总批准，原则上不借出原件，可提供加盖公章的复印件。

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板三），注明借阅档案编号、题名、借阅原因、借阅期限；

档案管理员审批通过后，办理借阅登记（纸质档案需登记借阅人、借阅日期、归还日期；