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人力资源部门人员档案管理体系模板

适用情境与价值体现

本体系适用于企业人力资源部门对员工全生命周期信息的规范化管理，覆盖从新员工入职、在职期间信息动态更新、离职交接到档案归销的全流程。通过标准化档案管理，可实现员工信息的集中存储、高效检索与安全追溯，为企业人才决策（如晋升评估、培训规划）、合规管理（如劳动用工风险防控）及组织发展分析提供数据支撑，同时避免因信息分散或缺失导致的管理漏洞。

全流程操作指引

一、档案建立：新员工入职信息采集与建档

材料收集：新员工入职时，需提交以下材料原件及复印件（复印件由HR存档）：

证件号码明文件（证件号码/护照等）；

学历/学位证书、职业资格证书；

劳动合同及相关协议；

离职证明（适用于有工作经验员工）；

入职登记表（含紧急联系人、银行卡信息等基础信息）。

信息分类整理：将收集材料按“基础信息类”“资质证明类”“合同协议类”三大类别分类，保证材料完整、信息无误。

档案录入与编号：

使用HR管理系统或Excel表格录入员工基本信息（姓名、工号、部门、岗位、入职日期等），唯一档案编号（格式：部门缩写+入职年份+流水号，如“HR2023001”）；

将纸质材料按编号顺序装订，电子版扫描存档（命名规则与档案编号一致），形成“纸质+电子”双轨档案。

二、档案维护：在职期间信息动态更新

信息变更触发：员工在职期间发生以下变更时，需在3个工作日内提交更新材料：

岗位/部门调整：提供岗位调动通知书；

联系方式变更：填写《信息变更申请表》；

学历/资质提升：提供新证书复印件；

家庭信息变更（如婚姻状况、子女情况）：提供相关证明材料。

审核与更新：HR收到材料后1个工作日内审核，确认无误后在档案中更新对应信息，并在电子档案中标注变更日期及原因，纸质材料补充至原档案夹。

定期核查：每季度开展一次档案信息核对，重点核查员工联系方式、岗位信息等关键数据，保证与实际情况一致。

三、档案归档：年度整理与安全存储

年度汇总：每年12月，对全年新增及变更档案进行系统梳理，《年度档案汇总表》，包含档案编号、员工姓名、部门、档案类型（新入职/变更/离职）及存放位置。

存储管理：

纸质档案：存放于带锁档案柜，按部门分类存放，标注清晰目录；

电子档案：加密存储于企业专用服务器，定期备份（每月1次），避免数据丢失。

四、档案注销：离职处理与合规销毁

离职交接：员工离职时，HR需核对档案完整性，保证所有材料无遗漏，并填写《离职档案交接清单》，由员工本人签字确认。

档案封存：对离职员工档案标注“已离职”字样，单独存放，保存期限不少于法定最低要求（如劳动合同保存期限为离职后2年）。

销毁审批：超过保存期限的档案，由HR部门提出销毁申请，经法务部门及分管领导审批后，方可销毁。销毁时需记录销毁清单（含档案编号、员工姓名、销毁日期），并由监销人签字确认，保证可追溯。

核心档案表单模板

表1：员工基本信息档案表

档案编号

姓名（*）

工号

部门

岗位

入职日期

合同期限

联系方式

紧急联系人

紧急联系人电话

学历

资质证书

档案类型

存放位置

HR2023001

*某某

1001

人力资源部

招聘专员

2023-01-15

2025-01-14

*某某（父）

1395678

本科

人力资源管理师

在职

档案柜A-01

表2：员工信息变更记录表

变更日期

档案编号

姓名（*）

变更内容

原信息

新信息

变更原因

提交材料

审批人

审批日期

2023-06-20

HR2023001

*某某

联系方式

1395678

手机号更换

信息变更申请表

2023-06-21

表3：离职档案交接清单

档案编号

姓名（*）

离职日期

离职原因

档案材料清单（√为已交接）

员工签字

HR签字

交接日期

HR2022005

*某某

2023-10-31

个人原因

□劳动合同□离职证明□学历证书

*某某

2023-10-31

关键管理要点

合规性优先：档案管理需严格遵守《劳动合同法》《个人信息保护法》等法律法规，保证信息收集、使用、存储全程合法合规，避免泄露员工隐私。

保密与权限：档案信息仅限HR部门相关人员因工作需要查阅，查阅需登记（包含查阅人、日期、目的、内容），严禁非授权人员复制或外传。

及时性与准确性：信息变更需第一时间更新，保证档案与员工实际情况同步，避免因信息滞后导致的决策失误或法律风险。

完整性与可追溯性：档案材料需齐全，变更记录需保留痕迹，保证员工信息全生命周期可追溯，为争议处理提供依据。

存储安全：纸质档案需防火、防潮、防虫，电子档案需定期加密备份，防止因意外事件导致档案损毁或丢失。