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公司会议决策流程规范化手册

前言

为规范公司会议决策行为，提升决策效率与质量，保证各项事项有章可循、责任明确，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程、工具模板及关键要点提示，为各部门提供清晰的决策指引，保障公司运营管理的科学性与规范性。

一、适用范围与场景说明

本手册适用于公司内部各类需形成正式决策的会议场景，包括但不限于：

战略规划类会议：如年度目标制定、中长期发展战略研讨、重大业务布局决策等；

经营管理类会议：如部门预算审批、跨部门协作方案审议、资源调配决策等；

项目推进类会议：如重大项目立项、阶段性成果验收、项目调整与终止决策等；

制度流程类会议：如核心制度修订、新增管理流程审批、合规事项决策等。

二、会议决策全流程操作指引

（一）会前准备阶段：明确议题，夯实基础

议题收集与初审

各部门根据工作需要，提前3个工作日向会议组织部门（如总经办、项目管理部）提交《会议议题申报表》（详见模板1），明确议题背景、核心目标、备选方案及所需决策权限。

会议组织部门对议题进行初审，重点审核议题的必要性、材料完整性（如数据支撑、风险评估等）及是否符合公司战略方向，对不符合要求的议题退回并说明理由。

材料准备与分发

议题通过后，由发起部门牵头准备会议材料，包括但不限于：议题背景说明、方案对比分析、预期效益与风险提示、相关制度依据等，要求内容简明扼要、数据准确。

会议组织部门提前1个工作日将会议材料（含议题清单）通过内部系统发送至参会人员，保证参会者有充足时间熟悉内容。

参会人员与议程确定

根据议题性质确定参会人员：涉及战略议题需邀请管理层全体成员；涉及具体业务需邀请相关部门负责人及业务骨干；涉及跨部门协作需邀请各协作部门负责人。

会议组织部门制定详细会议议程，明确各议题讨论时长、汇报人及决策方式（如投票、共识决策等），并提前1天通知参会人员。

（二）会中审议阶段：充分讨论，民主决策

会议开始与议程确认

主持人（通常为部门负责人或指定管理人员）宣布会议开始，确认参会人员到会情况（需达到应参会人数2/3以上方可有效），简要说明会议目标及纪律要求。

与会人员对会议议程进行确认，如有需调整的议题，经多数表决同意后可临时增减，但需严格控制调整数量。

议题汇报与背景说明

议题发起人按议程顺序汇报，重点说明议题背景、核心问题、备选方案及推荐方案的理由，汇报时间控制在10-15分钟/议题。

汇报结束后，主持人引导参会人员提问，发起人需如实解答疑问，保证信息透明。

讨论与质询

与会人员围绕议题充分发表意见，重点讨论方案的可行性、潜在风险、资源需求及实施路径。讨论过程中需聚焦议题，避免偏离主题。

对存在争议的方案，主持人应引导各方充分阐述观点，必要时组织现场调研或补充数据，保证决策依据充分。

决策形成与记录

根据讨论情况，按预定方式形成决策：

共识决策：经充分讨论后，达成一致意见，形成决议；

投票决策：对争议较大的议题，采取无记名投票（赞成、反对、弃权），赞成票超过应参会人数半数以上视为通过，投票结果需当场宣布并记录；

最终裁定：对紧急或重大议题，在未达成共识时，由最高负责人（如总经理）根据讨论情况最终裁定，需明确说明裁定理由。

会议记录人员（指定专人）详细记录决策过程、关键观点、最终决议及待办事项，保证内容客观、准确（详见模板2）。

（三）会后执行与跟踪阶段：闭环管理，保证落地

决议传达与任务分解

会议结束后24小时内，会议组织部门整理形成《会议决议纪要》（含决议内容、责任部门/人、完成时限、所需资源等），经主持人审核后发送至所有参会人员及相关执行部门。

责任部门根据决议分解具体任务，明确责任人、时间节点及交付标准，形成《任务分解表》并抄送会议组织部门备案。

进度跟踪与反馈

责任部门按任务节点定期（如每周/每月）向会议组织部门反馈进展情况，遇重大风险或需调整事项需及时提交《变更申请说明》。

会议组织部门建立《决议跟踪台账》（详见模板3），对任务执行情况进行动态监控，每月汇总进度并向管理层汇报。

结果验证与归档

任务完成后，责任部门提交《完成报告》（含成果证明、执行总结等），由会议组织部门组织相关部门进行验收，确认是否达成决议目标。

验收通过后，会议组织部门将所有会议材料（议题申报表、会议记录、决议纪要、任务分解表、完成报告等）整理归档，保存期限不少于3年，便于后续查阅与审计。

三、配套工具模板

模板1：会议议题申报表

议题名称

发起部门

议题类型□战略规划□经营管理□项目推进□制度流程□其他

议题背景与目标

（简要说明提出议题的原因、需解决的核心问题及预期目标）

备选方案

（方案1：具体内容；方案2：具体内容；对比分析）

所需决策事项

（明确需会议决策的具体内容，如“是否批准预算”“是否通过方案”等）

附件清单

（如数据报告、可行性分析、制度草案等