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采购需求与报价管理工具便捷版

一、适用场景与价值

本工具适用于企业日常运营中的各类采购管理场景，包括但不限于：

常规物资采购：如办公用品、生产辅料、IT设备等计划内采购，需规范需求提报与比价流程；

项目专项采购：如新项目启动所需的定制化物料、服务外包等，需跟踪需求全流程与报价对比；

紧急零星采购：如设备故障维修所需配件、临时活动物资等，需快速完成需求确认与供应商响应；

多部门协同采购：跨部门（如行政、生产、研发）集中采购时，统一需求汇总与报价分析，提升协同效率。

通过标准化流程与模板化工具，可实现需求提报清晰化、审批流程透明化、报价对比数据化，减少沟通成本，降低采购风险，保证采购性价比最优。

二、操作流程详解

（一）采购需求发起：明确需求，规范提报

发起人：由需求部门（如行政部、生产部）指定人员（如*工）作为需求发起人。

填写需求表：使用《采购需求表》（模板见第三章），完整填写以下核心信息：

需求基本信息：需求部门、申请人、申请日期、需求编号（自动或按规则编，如“CG-2024-001”）；

物资/服务详情：物品/服务名称、规格型号（需明确技术参数，避免“类似产品”等模糊描述）、单位、需求数量、用途说明（简述使用场景或项目背景）；

时间与预算：期望交付日期（明确到“YYYY-MM-DD”）、预算金额（注明含税/不含税，分项列出单价预算）。

提交需求：通过内部系统（如OA、钉钉）或指定邮箱提交需求表，抄送部门负责人及采购主管。

（二）需求审批：多层审核，保证合理

审批层级：根据采购金额与重要性设置审批权限（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人审批；

5000元＜金额≤2万元：需求部门负责人+采购主管审批；

金额＞2万元：需求部门负责人+采购主管+分管领导审批。

审批要点：审批人需审核需求必要性（是否符合部门工作计划）、预算合理性（是否超出年度预算）、规格准确性（是否满足使用需求）。

审批结果处理：

通过：审批人在系统中确认，流转至采购部门；

驳回：需注明驳回原因（如“预算超支”“规格不明确”），退回需求部门修改后重新提交。

（三）询价准备：制定策略，锁定范围

确定询价方式：

公开询价：通过供应商库、采购平台发布询价信息；

定向询价：针对特定物资（如定制化设备），邀请3家及以上合格供应商参与。

准备询价函：基于审批后的《采购需求表》，编制《询价函》（可包含需求详情、报价要求、截止时间、联系方式等），发送给供应商。

（四）供应商报价收集：规范响应，信息完整

报价接收：供应商需在截止时间前提交《报价单》（模板见第三章），内容需包含：

供应商信息：名称、联系人（经理）、联系方式（号代替）；

报价明细：物品名称、规格型号、单位、报价数量、单价（元）、总价（元）、含税/不含税税率；

服务条款：交付周期（天）、质保期（月）、付款方式（如“验收后30天付全款”）、售后保障。

报价汇总：采购部门收到报价后，逐一核对信息完整性，缺失项需联系供应商补充，保证所有报价具有可比性。

（五）报价分析与比价：数据对比，科学决策

建立比价表：使用《报价对比表》（模板见第三章），汇总各供应商报价信息，添加对比维度：

价格对比：单价、总价、预算执行率（总价/预算×100%）；

服务对比：交付周期、质保期、付款条件；

资质对比：供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证）、历史合作评价（如有）。

综合评估：采购部门组织需求部门、财务部门（必要时）召开评审会，按“价格权重60%+服务权重30%+资质权重10%”打分（可根据实际情况调整权重），形成《采购评审报告》，明确推荐供应商及备选供应商。

（六）供应商确定与结果反馈：闭环管理，及时同步

结果审批：《采购评审报告》需按权限提交审批（如分管领导审批），审批通过后确定最终供应商。

结果通知：

中标供应商：发送《中标通知书》，明确采购数量、价格、交付时间等，签订采购合同；

未中标供应商：通过邮件或电话（*号代替）反馈未中标原因（如“价格略高”“交付周期不满足”），感谢其参与。

数据归档：将《采购需求表》《询价函》《报价单》《报价对比表》《采购评审报告》等资料整理归档，保存期不少于3年。

三、核心模板参考

（一）采购需求表

需求编号

需求部门

申请人

申请日期

*工

2024–

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

示例：A4复印纸

80g，白色，A4

箱

20

期望交付日期

预算金额（元）

预算说明（含税/不含税）

审批状态

2024–

1500

含税13%

已审批

审批意见

审批人

审批日期

需求合理，同意采购

*主管

2024–

（二）报价对比表

报价单号

供应商名称

联系人

报价日期

BJ-2024-001

科技有限公司

*经理

2024–

物品名称

规格型号

单位

报价数量

A4复印纸

80g，白色，A4