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企业资料安全保护工具手册

前言

本手册旨在规范企业内部资料安全管理流程，指导员工正确使用资料安全保护工具，降低资料泄露、丢失等风险，保障企业核心数据资产安全。手册适用于企业全体员工，涵盖资料分类、加密存储、权限管理、审计跟进等核心功能，请各部门组织学习并严格执行。

一、工具概述与核心功能

企业资料安全保护工具是集资料分类标识、加密存储、权限精细化管控、操作行为审计于一体的综合性安全管理平台，主要功能模块包括：

资料分类与标识：根据资料敏感度自动分类，支持自定义标签与密级设置；

加密存储与传输：采用国密SM4/AES-256加密算法，保障资料存储及传输过程安全；

权限动态管理：基于角色（RBAC）与属性（ABAC）的权限控制，支持申请、审批、回收全流程；

操作行为审计：实时记录资料访问、修改、等操作，可追溯审计日志；

异常行为监测：通过算法识别异常登录、高频等风险行为，实时告警。

二、典型应用场景与需求

2.1新员工入职资料归档

场景描述：人力资源部在办理新员工*入职手续时，需收集其证件号码、学历证书、劳动合同等敏感资料，并保证资料仅HR部门及相关审批人员可查看。

需求要点：资料自动分类至“人力资源-员工档案”目录，设置“内部公开”密级，分配HR管理员与部门经理查看权限。

2.2客户信息共享与保护

场景描述：销售部员工*需向合作方提供客户联系清单，清单包含客户姓名、电话、需求等敏感信息，需限制接收方仅可查看且禁止二次传播。

需求要点：资料加密传输，设置“仅查看”权限，开启“禁止”“禁止截图”功能，接收方需通过企业专属访问。

2.3项目文件协同编辑

场景描述：研发部项目组*共同开发“系统”，涉及需求文档、代码库、测试报告等资料，需允许项目组成员在线编辑，同时防止非项目成员访问。

需求要点：创建“研发项目-系统”共享目录，设置“项目组内部”密级，分配成员“查看+编辑”权限，操作记录实时同步至项目组长。

2.4员工离职资料交接

场景描述：市场部员工离职时，其负责的客户合同、活动方案等资料需交接至接任员工，原员工离职后需立即失去资料访问权限。

需求要点：发起“离职资料交接”流程，系统自动冻结原员工权限，接任员工通过审批后获得资料访问权限，交接过程全程审计。

三、功能模块操作指南

3.1资料分类与标识操作

操作目标：将企业资料按部门、密级、类型分类，便于管理与权限控制。

操作步骤：

登录资料安全保护工具，进入“资料管理”模块；

“分类管理”，选择“新建分类”，填写分类名称（如“财务-合同管理”）、选择父级分类（如“财务部”）；

在“密级设置”中，选择预设密级（如“机密”“内部公开”“公开”）或自定义密级，勾选“自动标识规则”（如文件名含“合同”自动标记为“机密”）；

“保存”，系统自动将符合规则的资料归类至对应目录，并添加密级水印。

3.2加密存储与传输设置

操作目标：对敏感资料进行加密，防止未授权访问。

操作步骤：

在“资料管理”中选中需加密的文件或文件夹，“加密设置”；

选择加密算法（推荐“国密SM4”），设置加密方式（“文件级加密”或“目录级加密”）；

若需限制访问，勾选“访问密码验证”，设置密码并勾选“强制修改密码周期”（如每90天修改一次）；

“确认加密”，系统自动对资料加密并存储至安全服务器，传输时启用协议。

3.3权限申请与审批

操作目标：为员工分配资料访问权限，保证权限最小化原则。

操作步骤：

普通员工需访问非权限内资料时，在资料详情页“申请权限”；

填写申请理由（如“项目协作需查看客户需求文档”）、选择申请权限类型（“查看”“编辑”“”）、使用期限（如“2024年1月1日-2024年12月31日”）；

提交申请后，系统自动推送至部门经理审批，若涉及机密级资料，需升级至分管领导*二次审批；

审批通过后，申请人获得对应权限，审批结果通过系统消息通知。

3.4审计日志查看与分析

操作目标：追溯资料操作记录，定位安全风险。

操作步骤：

进入“审计中心”，选择“操作日志”查询界面；

设置筛选条件：操作时间（如“2024年3月1日-2024年3月31日”）、操作人（如“张*”）、操作类型（如“”“删除”）、资料名称（如“客户清单.xlsx”）；

“查询”，系统操作日志列表，包含操作时间、IP地址、操作内容、操作结果等字段；

对异常操作（如非工作时间机密文件），“标记风险”，系统自动触发告警至安全管理员。

四、常用表单模板

4.1资料分类表

分类ID

分类名称

父级分类

密级标签

适用范围

维护人

更新时间

HR-001

员工档案

人力资源部

内部公开

新入职员工资料

李*

2024-03-01

FIN-002

财务报表

财务部

机密

月度/季度/年度财务数据

王*

2024-03-05

RD-003

项目代码库

研