物业管理公司档案管理制度.docxVIP

物业管理公司档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本公司档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，确保公司各项工作的顺利开展，根据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及各物业服务中心（管理处）在物业管理活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。公司全体员工均有保护公司档案的义务。

第三条管理原则

档案管理工作遵循统一领导、分级管理、真实准确、完整规范、安全保密、便于利用的原则。

第四条组织领导

公司档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。公司指定一名领导分管档案工作，综合管理部门为公司档案工作的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全公司的档案管理工作。各物业服务中心（管理处）应指定专人（可兼职）负责本单位档案的日常管理工作，并接受公司综合管理部门的业务指导。

第二章档案分类与归档范围

第五条档案分类

公司档案按照其形成的领域、内容性质及管理需要，主要分为以下几大类：

1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销登记相关文件，公司章程，股东会、董事会决议，各类管理制度，工作计划、总结，会议纪要，人事管理档案，财务会计档案（按财务制度另行管理），后勤保障等文件材料。

2.物业管理类：包括物业服务合同，业主（住户）资料，物业承接查验资料，房屋及设施设备档案，公共秩序维护、清洁绿化、工程维修等服务过程中形成的记录、检查、维修、保养资料，装修管理资料，投诉处理记录，社区文化活动资料等。

3.经营管理类：包括市场拓展、招投标文件，各类经济合同（除物业服务合同外），广告宣传资料，客户关系管理资料等。

4.技术资料类：包括物业项目的规划、设计、施工图纸，工程技术资料，设备说明书、技术参数，相关的技术标准、规范等。

5.声像与实物类：包括反映公司发展历程、重要活动、物业状况的照片、录音、录像、光盘等，以及具有保存价值的奖杯、奖牌、证书等实物。

第六条归档范围

凡是在公司各项经营管理和物业管理活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体范围由公司档案管理部门根据本制度及国家相关规定另行细化。

第三章档案的收集与整理

第七条档案收集

各部门及物业服务中心（管理处）应指定专人负责本部门形成文件材料的收集、积累和整理工作。档案材料的形成者应在办理完毕后，及时将具有保存价值的文件材料整理后移交本部门档案员。对于重要会议、重大活动、重点项目等，应指定专人负责全过程的档案材料收集。

第八条归档要求

归档的文件材料应符合以下要求：

1.材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，真实有效。

2.文件材料应完整、系统，能够反映该项活动的全过程。

3.手写材料应字迹工整、清晰，使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔或易褪色的墨水。

4.复印件作为归档材料时，必须注明原件保管单位或经相关负责人签字确认其真实性。

5.声像材料应附带相应的文字说明，注明事由、时间、地点、人物、作者等。

6.电子文件应按照国家及公司电子文件归档管理相关规定进行整理、存储，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第九条档案整理

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。具体要求如下：

1.分类：按照本制度第五条规定的档案分类方案进行分类。

2.编号：采用科学的编号方法，对档案进行统一编号，做到标识唯一。

3.排列：同一类别的档案，按照形成时间或重要程度进行系统排列。

4.编目：按照规定格式编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。

5.装订：对需要装订的纸质档案，应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订整齐、牢固。

第四章档案的保管与保护

第十条档案库房

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

第十一条档案保管

1.档案入库前必须进行严格检查，对有破损、虫蛀、霉变的档案应及时进行修复和处理。

2.档案应存放在符合标准的档案装具内，如档案柜、档案盒等。不同载体的档案应分别存放。

3.建立档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。

4.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

5.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊保护措施，可复制副本，分别保管。

第十二条档案保密

档案管理部门及档案工作人员应严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，确保档案机密