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团队会议纪要记录与归档标准模板

一、典型应用情境

常规工作例会：如部门周会、项目月度复盘会，同步进度、协调资源；

专题研讨会：如需求分析会、方案评审会，聚焦特定议题深入讨论；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，明确分工与协作边界；

项目启动/结项会：如项目kickoff会议、成果验收会，确认目标与交付物。

通过标准化记录，保证会议成果可追溯、责任可明确，提升团队协作效率。

二、标准化操作流程

1.会前准备：奠定记录基础

明确会议目标：主持人需提前清晰界定会议核心议题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”），避免讨论发散；

收集会议信息：记录人提前向主持人获取会议基本信息（时间、地点、参会人、议程），并同步给参会者；

准备辅助工具：提前调试录音设备（需提前告知参会者）、准备会议签到表、议程表模板，保证记录过程顺畅。

2.会中记录：客观捕捉关键信息

聚焦核心内容：重点记录“讨论要点”（不同观点的分歧与共识）、“决议事项”（最终确定的结论）、“待办事项”（具体任务、负责人、截止日期），避免冗余描述；

区分“讨论”与“决议”：对争议性问题需标注“讨论中：A方观点…B方观点…”，最终决议单独列出，如“决议：采纳A方案，由*负责3日内输出细化文档”；

实时标注待办：对明确的任务，同步记录“任务描述、负责人、截止日期”，会后无需二次整理（示例：任务1-需求调研，负责人-*，截止-2023-10-15）；

确认关键信息：对存疑的人名、时间、数据，及时向参会者核实，保证记录准确性。

3.会后整理：24小时内完成初稿

补充遗漏内容：结合会议录音、笔记，补充完整讨论细节，保证决议和待办事项无遗漏；

语言精炼化：删除口语化表达（如“我觉得”“可能”），用中性、客观的语言描述（如“综合讨论，结论为…”）；

格式标准化：按模板结构梳理内容，检查“会议基本信息”“议程”“决议”“待办”等模块完整性；

审核与确认：初稿完成后，提交主持人审核（重点核对决议准确性、待办责任人），如有修改，1小时内反馈并调整。

4.归档管理：保证成果可追溯

电子版归档：审核通过的纪要以“会议名称-日期-版本号”命名（示例：“产品周会V1.0”），存储至团队共享文件夹（如“/团队会议/2023年10月/”），设置“只读”权限，避免误改；

纸质版归档：重要会议（如项目启动会、结项会）需打印纸质版纪要，经主持人签字后，与会议签到表一并存入项目档案盒，标注“项目名称-会议类型-日期”；

定期回顾机制：每月末由团队负责人汇总当月会议纪要，关联项目进度复盘，保证待办事项闭环。

三、会议纪要标准化模板

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

[如：项目周会/部门需求评审会]

会议时间

[年-月-日上/下午时分-时分]

会议地点

[会议室A/线上会议（腾讯会议ID：X）]

主持人

[姓名]

记录人

[姓名]

参会人员

[姓名1]、[姓名2]、[姓名3]…（共X人）

缺席人员及原因

[姓名1]（事假）、[姓名2]（出差）…

会议议程

1.议题一：[项目进度同步]；2.议题二：[需求评审]；3.议题三：[跨部门协作协调]

（二）会议议程与讨论记录

议题序号

议题名称

讨论要点

决议内容

1

项目进度同步

1.汇报：开发模块A已完成80%，测试模块B延期2天，因接口文档未提供；2.建议：优先协调接口文档交付。3.*反馈：接口文档预计明日提供。

1.由*负责今日18:前确认接口文档交付时间；2.测试模块B延期至[日期]，同步更新项目计划表。

2

需求评审

1.提出：用户登录功能需增加短信验证码，原方案仅支持验证码；2.反对：开发周期需增加3天，建议下阶段迭代；3.*建议：本次先保留原方案，记录为后续优化项。

决议：本次采用原登录方案（用户名+密码），短信验证码需求纳入Q4迭代计划，由*整理需求文档并提交产品经理。

3

跨部门协作协调

1.反馈：市场部提供的宣传素材未按设计规范，导致设计返工；2.建议：明确素材提交标准，提前1天审核。

决议：1.由市场部、设计部共同制定《宣传素材规范手册》，[日期]前完成；2.后续素材提交需提前1天经设计部审核。

（三）待办事项清单

序号

任务描述

负责人

截止日期

完成状态（□未开始□进行中□已完成）

备注

1

确认接口文档交付时间

*

2023-10-11

□未开始

同步更新项目计划表

2

整理短信验证码需求文档

*

2023-10-12

□未开始

提交产品经理

3

制定《宣传素材规范手册》

、

2023-10-13

□未开始

联合完成

（四）附件清单

序号

附件名称

份数/格式

存放位置（共享文件夹路径）

1

项目进度表（更新版）

1份/Excel

/项目文档/项