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会议纪要标准化书写与存档管理工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于企事业单位、项目团队、部门协作等各类会议场景，包括但不限于：

项目例会：定期跟踪项目进度、协调资源、解决执行问题；

部门协调会：跨部门对接工作、明确职责分工、消除流程壁垒；

决策评审会：对方案、预算、资源投入等进行集体审议并形成结论；

专题研讨会：聚焦特定问题（如技术难点、市场策略）进行深度讨论；

总结复盘会：回顾阶段性工作成果与不足，制定改进计划。

无论会议规模大小（5人以下小型沟通会或30人以上大型评审会），均需通过标准化书写保证信息完整，通过规范存档实现知识沉淀与责任追溯。

二、标准化操作流程

步骤1：会前准备——明确会议框架与记录要素

会议发起人需提前1-2个工作日发出会议通知，明确以下信息并同步至记录人：

会议主题（如“Q3产品迭代需求评审会”）、时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-15:30”）、地点（线上会议需注明平台及会议号，线下会议注明会议室）；

参会人员（主会人、记录人、核心议题负责人等），提前确认无法参会者的替代人选；

会议议程（按优先级排序，如“1.需求优先级讨论2.技术可行性评估3.资源分配确认4.其他事项”）；

预会材料（如需求文档、数据报表、PPT等），提前发送至参会者以便提前熟悉。

记录人需根据议程准备纪要模板，梳理记录重点：明确议题目标、争议焦点、决策标准及行动项核心要素（负责人、时间、交付成果）。

步骤2：会中记录——实时捕捉关键信息，保证准确全面

记录原则：客观中立，不添加主观判断，重点记录“讨论结论”“待解决问题”“具体行动”而非流水式发言；

核心内容记录：

参会签到：记录实际参会人员（含请假者姓名及原因），如“张（产品部，请假）、李（技术部，线上参会）”；

议题讨论过程：按议程顺序记录各方观点（用“支持/反对/补充”区分立场），如“技术部王*提出：‘方案A开发周期需2周，建议优先采用方案B，周期缩短至10天’”；

决议事项：对达成一致结论明确标注，如“决议：需求优先级按‘用户留存功能支付优化UI改版’排序”；

行动项：逐条记录（编号+任务描述+负责人+截止时间+交付物），如“①完成用户留存功能原型设计——负责人：赵*（设计部），截止时间：2023年10月30日，交付物：交互原型图”。

辅助工具：使用会议录音（提前征得同意）、共享文档实时编辑（如飞书文档、腾讯文档）提升记录效率，会后24小时内补充模糊信息（如未记录的讨论要点）。

步骤3：会后整理——规范撰写纪要，形成初稿

纪要结构（按以下顺序组织内容）：

会议基本信息：包含会议主题、时间、地点、形式（线上/线下）、主会人、记录人、参会人员（含请假者）、缺席人员；

会议议程回顾：简要列出实际讨论的议题（可调整会前议程顺序）；

核心讨论内容：按议题分点记录，重点呈现争议点、不同观点及最终结论；

决议事项清单：单独汇总所有达成一致的结论，避免分散；

行动项跟踪表：按“编号-任务描述-负责人-截止时间-交付物-备注”列明（详见模板表格）；

附件清单：注明会议中提及的文件名称（如“《Q3需求文档V2.0》”）。

语言规范：用词简洁、专业，避免口语化表达（如“大概”“可能”），时间、数据、职责等信息需精确无误（如“截止时间：2023年10月31日17:00”而非“月底前”）。

步骤4：审核确认——多方校对，保证信息无误

记录人完成初稿后，需在1个工作日内发送给主会人及议题负责人审核，重点核对：

决议事项是否准确反映会议结论；

行动项的负责人、时间、交付物是否清晰；

参会人员、时间等基础信息是否有误。

审核人需在24小时内反馈修改意见，记录人根据意见调整后，形成最终版纪要。

步骤5：存档管理——分类归档，便于追溯

存档方式：

电子存档：按“年份-季度-会议类型-主题”命名文件夹（如“2023-Q4-项目例会-Q3迭代需求评审会”），存储最终版纪要（PDF格式，避免篡改）及原始会议材料（如PPT、需求文档）；

纸质存档：重要会议（如决策评审会、年度总结会）需打印纸质版纪要，由主会人签字确认后，交由行政部门统一归档（按部门编号存放）。

存档权限：电子存档设置访问权限（仅参会者、部门负责人及档案管理员可查阅），保证信息安全；

存档期限：常规会议纪要保存2年，重要项目会议纪要、决策类会议纪要保存5年以上，到期前由档案管理员确认是否销毁。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

项目

内容

会议主题

Q3产品迭代需求评审会

时间

2023年10月26日14:00-15:30

地点/形式

线上（腾讯会议，会议号：123-456-789）

主会人

陈*（产品总监）

记录人

刘*（产品部专员）

参会人员

张（技术部）、王（设计部）、赵（运营部）、李（测试部，