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行政办公文档管理模板公文写作与归档规范工具

适用工作场景

本工具适用于企业、事业单位及机关等组织的行政办公场景，涵盖日常公文起草、审核、签发、分发及归档全流程管理。具体包括：

正式行文：如通知、通报、报告、请示、批复、函等法定公文的规范撰写；

内部管理：如会议纪要、工作方案、总结计划、制度流程等非正式公文的标准化处理；

档案留存：需长期保存或具有查考价值的公文材料的系统性归档，保证文件可追溯、易检索。

规范操作流程

一、公文拟稿：明确要素，规范格式

确定公文类型：根据发文目的选择合适文种（如“请示”适用于向上级请求指示批准，“函”适用于不相隶属机关商洽工作）。

撰写核心内容：

由“发文机关+事由+文种”组成（如“A公司办公室关于2024年春节放假安排的通知”），简洁准确，不超过30字。

主送机关：明确文件接收部门或单位，顶格书写，后加冒号；如涉及多个单位，用顿号分隔，最后用“、”和“等”字概括（如“各部门、各子公司：”）。

逻辑清晰，层次分明，使用“一、（一）、1.、（1）”序号分项表述；语言简练，避免口语化，数据需准确无误。

附件：如有附件，注明附件名称及件数（如“附件：1.*会议议程表”），结尾另起一行空两格写“附件：”后标注。

发文机关与成文日期：右下方署发文机关全称（加盖公章），成文日期用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”）。

格式排版：

字体：标题用小标宋简体二号，用仿宋GB2312三号，一级标题黑体三号，二级标题楷体GB2312三号；

行距：固定值28磅，页码位于页脚居中，页码格式为“-1-”。

二、公文审核：层层把关，保证合规

拟稿人自查：检查内容是否完整、格式是否规范、数据是否准确，确认无误后提交部门负责人初审。

部门初审：部门负责人重点审核公文内容与部门职责的关联性、表述的严谨性，签署“同意”或“修改后重报”意见并签字。

会签（如需）：涉及多部门协作的公文，需由相关部门负责人会签，保证无职责冲突或内容矛盾。

办公室核稿：行政办公室（或综合管理部门）审核公文格式规范性、文种使用准确性、发文权限合规性（如“请示”是否一文一事），并提出修改建议。

三、公文签发：明确权限，审批生效

确定签发人：根据公文重要性及单位层级，由相应负责人签发——

一般事务性公文：部门负责人签发；

涉及全局性事项的公文：分管领导签发；

重要决策类公文：单位主要领导签发。

签署意见：签发人需在指定位置（通常为发文机关上方）写明“同意印发”并签字、标注日期，不得使用铅笔或圆珠笔签署。

四、公文编号与登记：统一管理，有据可查

编制文号：办公室按“年份+发文机关代字+序号”规则编号（如“*办发〔2024〕5号”），年份用六角括号“〔〕”，序号不虚位（如“1”而非“01”）。

登记备案：将公文标题、文号、签发人、主送机关、成文日期等信息录入《公文发文登记表》（见模板表格），保证每份公文均有唯一记录。

五、公文排版与用印：规范印刷，加盖公章

最终排版：根据审核意见修改后，调整格式至统一标准，使用A4纸双面印刷（特殊情况除外），页码对齐，无错页漏页。

加盖公章：在发文机关署名处骑年盖月（公章中心压成文日期，日期在公章内），保证清晰、不模糊；如需加盖钢印，与公章配合使用。

六、公文分发与传阅：精准投递，跟踪记录

确定分发范围：根据主送机关、抄送机关清单，明确纸质版或电子版分发对象，避免错发、漏发。

登记分发：填写《公文分发登记表》，记录接收部门、接收人、分发时间，并由接收人签字确认；电子公文通过内部办公系统发送，需保留发送记录。

传阅管理：需传阅的公文，由办公室专人负责，按传阅顺序流转，传阅人需签署姓名及日期，不得随意抽取、留存。

七、公文归档：分类整理，长期保存

归档范围：具有查考、保存价值的公文材料，包括正式公文（含定稿、附件）、会议纪要、审批签批单等。

分类整理：按“年度—文种—问题”分类，同一年度的公文集中存放，不同文种（如“通知”“报告”）分盒保存，每盒内附《公文归档目录表》（见模板表格）。

移交与保管：次年第一季度前，将整理好的公文移交档案室，办理交接手续；电子公文同步至档案管理系统，定期备份，保证数据安全。

配套工具表格

表1：公文发文登记表

文号

标题

签发人

拟稿部门

主送机关

成文日期

页数

分份数

归档情况

备注

*办发〔2024〕5号

关于2024年春节放假安排的通知

*总

办公室

各部门、各子公司

2024年3月15日

3

20

已归档

附件1份

*函〔2024〕12号

关于商请协助开展*活动的函

*副总

市场部

*市商务局

2024年3月20日

2

3

待归档

无

表2：公文归档目录表

档盒编号

年度

文种

文件标题

文号

成文日期

页数

保管期限

备注

*-2024-01

2024

通知

关于2024年春节放假安