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建筑工程文件管理流程标准文档

一、引言

1.1目的

为规范建筑工程项目文件的编制、审核、分发、流转、归档、保管和处置等全过程管理，确保工程文件的完整性、准确性、系统性和可追溯性，提高项目管理效率，保障工程建设质量，降低项目风险，特制定本标准文档。本流程旨在为公司所有建筑工程项目的文件管理提供统一的行为准则和操作指南。

1.2依据

本流程的制定依据国家相关法律法规、行业规范及公司质量管理体系文件，包括但不限于《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档规范》及公司《项目管理手册》等相关规定。

1.3适用范围

本流程适用于公司所属及承接的各类新建、改建、扩建建筑工程项目的文件管理工作。参与项目建设的各相关单位（包括但不限于建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等）在项目实施过程中形成的各类工程文件，均应遵循本流程进行管理。

1.4术语定义

建筑工程文件：在建筑工程建设过程中形成的，反映工程建设主要过程和现状，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

归档：将办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理后交档案室（或指定部门）保存的过程。

受控文件：指需要对其分发、更改、回收进行控制的文件，以确保使用者及时得到最新有效版本。

电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

二、建筑工程文件管理流程

2.1文件的形成与编制

工程文件的形成应与工程建设过程同步。各相关单位及责任人在履行职责过程中，应及时、准确、规范地编制相应文件。

编制依据：文件编制必须以国家现行法律、法规、规范、标准、设计文件、合同及工程实际情况为依据。

内容要求：文件内容应真实、准确，数据可靠，字迹清晰，语言规范，图表整洁，签署完备。

格式规范：文件格式应符合国家、行业相关规定及公司统一标准，如纸张规格、排版、字体字号、签章位置等。对于公司内部管理文件，应使用公司规定的标准模板。

编号规则：工程文件应进行统一编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则由公司档案管理部门（或指定部门）统一制定并发布。

2.2文件的审核与审批

文件在分发、流转前必须经过规定的审核和审批程序，以确保文件的质量和有效性。

编制人自审：文件编制完成后，编制人应首先进行自审，检查内容的完整性、准确性、规范性。

部门审核：自审合格后，由编制人所在部门负责人进行审核，重点审核文件的合规性、适用性及与相关文件的协调性。

审批：根据文件的性质、重要程度及公司规定的审批权限，报请相关领导或总工程师（技术负责人）进行审批。涉及重大技术、经济问题的文件，需经过集体审议后审批。

签署：所有审核、审批人员均应在文件指定位置签署姓名、日期及明确的审核/审批意见。

2.3文件的分发与传递

经审批生效的文件，应按照规定的范围和方式进行分发和传递，确保相关单位和人员及时获取有效文件。

分发范围：根据文件的性质、用途及项目管理需要，确定分发范围和份数，避免盲目分发和不必要的扩散。

分发方式：可采用纸质文件分发或电子文件分发。纸质文件分发应建立《文件分发/传阅登记表》，记录文件名称、编号、分发日期、接收单位/人、签收人等信息。电子文件分发应确保传输安全，并告知接收方查收。

传递控制：文件传递过程中应注意保密和安全，防止文件丢失、损坏或泄密。重要文件的传递可采用专人送达或挂号邮寄等方式，并索取回执。

2.4文件的更改与控制

当已分发的文件因法律法规、标准规范更新、设计变更、施工条件变化或发现文件本身存在错误、不完善等情况需要更改时，应按规定程序进行。

更改申请：由文件使用部门或发现问题的单位/个人提出《文件更改申请单》，说明更改原因、更改内容及建议。

更改审核与审批：更改申请经原编制部门审核，必要时征求相关部门意见后，按原审批程序报请审批。

更改实施：更改申请批准后，由原编制部门或指定人员负责实施更改。更改后的文件应重新进行编号（或在原编号基础上标注更改版本号），并在文件显著位置注明更改依据和更改日期。

更改通知与分发：更改后的文件应及时分发给所有原文件持有单位/个人，并收回作废的旧版本文件，做好记录。对于电子文件，应确保新版本覆盖旧版本或明确标识旧版本为作废。

2.5文件的保管与维护

文件的保管与维护是确保文件安全、完整和有效利用的重要环节。

保管责任：各单位应明确文件保管责任人，建立健全文件保管制度。项目部应设立专职或兼职资料员负责项目文件的日常收集、整理、保管和移交工作。

保管条件：文件保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。纸质文件应存放于专用文件柜，电子文件应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并定期备份。

借阅与复制：借阅文件应办理借阅手续，明确借阅期限和要求。借阅人应妥善保管所借文件，不得涂改、勾画