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企业人事流程规范化手册工具

一、适用场景与价值说明

本手册工具适用于企业规模扩张期、新设HR团队或现有人事流程需优化的场景。当企业出现跨部门协作效率低、员工入职/离职手续繁琐、人事决策依据不清晰等问题时，可通过本手册规范操作，保证人事管理有章可循、权责明确，同时降低用工风险，提升员工体验与组织运营效率。

二、核心流程操作指南

（一）人员招聘与录用流程

操作步骤：

需求确认：用人部门提交《人员需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间及薪酬预算，经部门负责人签字后报HR部门审核。

渠道发布：HR部门根据岗位需求选择招聘渠道（如内部推荐、招聘网站、校园招聘等），编制招聘信息并发布，信息需包含岗位职责、任职要求、企业简介及福利亮点。

简历筛选：HR部门对照任职资格筛选简历，标记符合条件者，通过电话或邮件初试，知晓求职者求职意向、薪资期望及基本情况。

面试组织：

初试：由HR专员主持，重点考察沟通能力、职业稳定性及基本岗位认知；

复试：由用人部门负责人*经理主持，结合专业技能、岗位匹配度评分；

终试（若需）：由分管领导或HR总监参与，综合评估综合素质与企业文化契合度。

背景调查：对拟录用候选人进行背景核实（如工作履历、学历、离职原因等），关键岗位需提供原单位联系人证明。

录用通知：确认录用后，HR部门发放《录用通知书》（注明岗位、薪酬、报到时间、所需材料），候选人确认后签订《劳动合同》，办理入职手续。

（二）员工入职办理流程

操作步骤：

材料准备：员工提交入职材料（证件号码复印件、学历学位证书、离职证明、体检报告、一寸照片等），HR部门核对原件与复印件一致性。

信息登记：填写《员工信息登记表》，包含个人基本信息、紧急联系人、银行卡号（用于薪资发放）等，导入HR系统存档。

手续办理：

签订《劳动合同》《保密协议》（若需）；

办理工牌、门禁卡、企业邮箱等权限开通；

领取办公用品（笔记本、笔、工位用品等），引导至工位。

入职引导：HR专员介绍公司组织架构、企业文化、规章制度（考勤、休假、报销等），安排部门同事认识，对接岗位导师制定试用期学习计划。

社保公积金：HR部门在员工入职30日内办理社保（养老、医疗、失业、工伤、生育）及公积金增员手续，保证员工权益及时生效。

（三）试用期转正管理流程

操作步骤：

试用期跟踪：员工入职后，部门导师每周进行1次工作辅导，HR部门每月跟进试用期表现，记录《试用期员工跟踪表》。

转正申请：试用期结束前7天，员工提交《转正申请表》，附试用期工作总结（含成果、不足及改进计划），部门负责人*经理签署意见。

转正评估：

部门评估：结合工作业绩、团队协作、能力提升等维度评分（满分100分，≥80分为合格）；

HR面谈：HR专员与员工沟通转正意向，解答疑问，确认岗位适应度。

审批与公示：评估合格后，HR部门汇总《转正审批表》，经HR总监、分管领导审批后，更新员工劳动合同期限及职级信息，在企业内部公示3天无异议后生效。

（四）员工离职与交接流程

操作步骤：

离职申请：员工提前30天（试用期提前3天）提交《离职申请表》，说明离职原因，部门负责人*经理与员工沟通挽留（如需），确认离职意愿。

工作交接：

员工列出《工作交接清单》，注明交接事项、进度、联系人及注意事项，经接收人签字确认；

部门负责人监督交接过程，保证关键工作无遗漏（如项目资料、客户对接、系统权限等）。

手续办理：

HR部门收回工牌、门禁卡、公司资产（电脑、手机等），办理社保、公积金停缴手续；

财务部门核对借款、报销款项，结清薪资。

离职证明：HR部门开具《离职证明》（注明入职及离职日期、岗位、劳动合同期限），加盖公司公章，员工签收后存档。

（五）员工培训与发展流程

操作步骤：

需求调研：HR部门通过问卷、部门访谈收集培训需求，结合年度战略目标制定《年度培训计划》，明确培训主题、时间、对象、方式（内训/外训/线上）及预算。

培训实施：

新员工培训：企业文化、规章制度、岗位技能（入职1周内完成）；

在职培训：专业技能提升（每季度1次）、管理能力培训（每年2次）；

外部培训：关键岗位员工参加行业认证、公开课，需提前提交《培训申请表》，经部门负责人审批。

效果评估：培训结束后，学员填写《培训效果评估表》（含课程内容、讲师表现、收获建议等），HR部门跟踪培训后3个月的工作应用情况，形成《培训总结报告》。

三、配套模板表格

表1：《人员需求申请表》

部门

岗位名称

招聘人数

需求原因（□扩招/□替补/□新增）

任职要求

学历：________专业：________经验：________技能：________

薪酬预算

月薪范围：________福利：____________________

到岗时间

________年_月_日

部门