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企业对外招标采购操作手册

一、适用业务场景

本手册适用于企业各类对外采购活动，包括但不限于：

生产类采购：原材料、零部件、生产设备等物资采购；

服务类采购：IT运维、咨询服务、广告设计、工程外包等服务采购；

办公类采购：办公用品、固定资产（如办公设备、车辆）等采购；

项目类采购：新建、改建、扩建项目所需的设计、施工、监理等服务采购。

当采购金额达到企业规定的招标起点（如单次采购金额≥10万元，或年度累计采购金额≥50万元），或涉及关键业务、高风险领域时，均需启动对外招标采购流程，保证采购过程公平、公开、合规，降低企业运营风险。

二、全流程操作步骤

（一）需求确认与立项

需求提出：业务部门根据实际需求，填写《招标需求申请表》（见模板1），明确采购项目名称、用途、技术参数、数量、预算金额、交付时间等核心信息，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部门收到申请后，对需求的合理性、预算的准确性（是否符合年度预算计划）、采购方式的合规性（是否达到招标起点）进行审核，必要时组织技术部门、财务部门联合评审。

立项审批：审核通过后，采购部门编制《招标采购立项报告》，附《招标需求申请表》及评审意见，按企业权限报请分管领导、总经理审批。审批通过后，项目正式立项，启动招标流程。

（二）招标文件编制

组建编制小组：采购部门牵头，联合业务部门、技术部门、法务部门组成招标文件编制小组，明确分工（如技术条款由技术部门负责，商务条款由采购部门负责）。

确定招标方式：根据采购项目特点及企业规定，选择公开招标（通过公共媒体发布招标公告）或邀请招标（向3家及以上具备资质的潜在投标人发出邀请函）。

编制招标文件：招标文件需包含以下核心内容（可根据项目调整）：

投标人须知：招标项目概况、投标文件组成、投标截止时间、开标时间地点、投标保证金要求等；

采购需求及技术要求：详细的技术参数、功能指标、验收标准等（避免出现倾向性或排他性条款）；

商务条款：报价要求（固定单价/总价、是否含税、付款方式）、交付周期、违约责任、售后服务等；

投标文件格式：投标函、法定代表人证件号码明、资质证明文件、技术方案、报价表等格式要求；

评标办法：明确评标标准（如价格评分占比30%、技术评分占比50%、商务评分占比20%）及评分细则。

文件审核与定稿：编制小组内部审核招标文件合规性、完整性，法务部门审核法律风险点，经采购部门负责人、分管领导审批后定稿。

（三）招标信息发布与投标人邀请

发布招标公告（公开招标适用）：通过企业指定的官方平台（如企业官网、采购网、行业招标平台）发布招标公告，公告期不少于5个工作日。公告内容应包含项目名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间等。

发出邀请函（邀请招标适用）：向3家及以上具备相应资质、业绩良好的潜在投标人发出邀请函，附招标文件及获取方式，邀请其参与投标。

招标文件发售：投标人按要求缴纳招标文件工本费（如适用）后，采购部门提供招标文件电子版或纸质版，并记录获取信息（投标人名称、联系人、获取时间等）。

（四）投标人资格预审（可选）

预审资料提交：投标人需在规定时间内提交《资格预审申请表》（见模板2），附营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）、类似项目业绩证明（合同复印件）、财务状况报告（近1年审计报告）等材料。

资格评审：采购部门组织评审小组（由采购、技术、财务人员组成），对照资格预审标准（如注册资本、资质等级、业绩年限、财务状况等）对投标人进行筛选，形成《资格预审结果表》，剔除不符合要求的投标人。

通知结果：通过资格预审的投标人方可参与投标，采购部门以书面形式通知未通过预审的投标人（说明未通过原因，无需透露评审细节）。

（五）投标文件接收与开标

投标文件接收：在投标截止时间前，采购部门接收投标人提交的投标文件（纸质版需密封，电子版需加密存储），记录接收时间、投标人名称、文件份数等信息，拒绝接收逾期或未按要求密封的投标文件。

开标准备：开标前，采购部门布置开标会场（准备投影仪、签到表、唱标表等工具），邀请投标人代表、监督人员（如企业监察部门人员）、评标委员会成员到场，签到并核验身份。

开标流程：

宣布开标纪律、投标人名单及投标文件密封情况；

依次拆开投标文件（纸质版），宣读投标人名称、投标报价、工期/交付期等关键信息（电子版需在规定平台解密并展示）；

制作《开标记录表》（见模板3），由投标人代表、监标人、唱标人签字确认。

（六）评标与定标

组建评标委员会：评标委员会由5人及以上单数组成，其中企业内部人员不超过1/3，其余为外部专家（从企业专家库或专家库随机抽取）。评标专家需与投标人无利害关系，签署《评标委员会廉洁承诺书》。

评标过程：

初步评审：检查投标文件是否实质性响应招标要求（如签字盖章是否齐全、技术参数是否达标、报价是