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商务会议议程策划与执行记录表

一、适用会议类型与核心价值

本工具适用于企业内部各类商务场景，包括但不限于：定期战略复盘会、项目启动与推进会、跨部门协调会、客户需求对接会、季度/年度工作总结会等。其核心价值在于通过结构化议程策划保证会议目标聚焦，通过实时执行记录实现决议可追溯、待办可跟踪，从而提升会议效率、减少无效沟通，推动团队协作与目标落地。

二、全流程操作步骤

（一）会议前：议程策划与准备

明确会议核心目标

召集人需提前梳理会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“协调市场部与技术部资源”），并保证目标符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。

示例：若会议目标是“解决客户投诉响应效率问题”，需明确“将平均响应时间从48小时缩短至24小时”等量化指标。

确定参会人员与分工

根据会议目标列出必要参会者（决策层、执行层、相关部门负责人），避免无关人员参会导致效率低下；可选参会者（如支持部门）可标注“旁听”。

明确主持人（控场、引导议题）、记录人（实时记录决议与待办）、汇报人（各议题负责人），提前通知其准备材料。

设计会议议程结构

议程需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、核心议题、各议题内容、汇报人、建议时长、预期成果。

逻辑排序原则：先总述（会议目标）→分议题（按重要性或关联性排序）→总结与行动计划。

控制总时长：常规会议建议不超过90分钟，重要会议不超过2小时，单个议题时长不宜超过30分钟。

提前分发会议材料

记录人需提前1-2天将议程草案、汇报材料（PPT、数据报表等）发送给参会者，要求提前熟悉内容，避免会议中重复讲解基础信息。

召集人收集反馈，调整议程细节（如增减议题、优化时长），最终版议程需提前24小时确认。

（二）会议中：执行记录与过程管控

签到与开场确认

记录人负责签到（记录参会人员、迟到/缺席人员及原因），主持人开场重申会议目标、议程及时长规则，提醒“发言聚焦议题、避免跑题”。

按议程推进议题讨论

主持人严格按议程控制节奏，每个议题开始前明确“讨论目标”（如“是否同意方案A”“需明确哪些资源支持”），汇报人简明扼要阐述核心内容（建议不超过10分钟）。

讨论环节引导参会者围绕“目标-问题-方案”发言，记录人实时记录关键观点、分歧点及共识，避免记录流水账。

决议与待办事项确认

每个议题讨论结束后，主持人总结结论（如“同意采用方案B，需优化成本控制部分”），记录人同步记录“决议结论”“依据”“待办事项”（含负责人、完成时限）。

待办事项需明确“动作+可交付成果+时间节点”，例如：市场部于3日内提交客户投诉响应流程优化方案（可交付成果：流程文档初稿）。

临时议题处理

若出现紧急临时议题，主持人需评估其与会议目标的关联性：若相关且时间允许，可插入讨论并记录；若无关或时间不足，建议纳入下次会议议程，避免偏离主线。

（三）会议后：记录整理与跟进落地

整理会议记录

会议结束后2小时内，记录人整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人员）、议程执行情况（实际时长、调整项）、各议题讨论摘要、决议结论、待办事项清单（负责人、时限）。

纪要需语言简洁、重点突出，避免冗余描述，关键数据（如决议编号、待办截止日期）需准确无误。

分发与确认

纪要整理完成后，发送给所有参会者及相关部门负责人，要求1个工作日内确认内容无误（如有补充或修改，记录人同步更新）。

跟踪待办事项

记录人建立待办跟踪表，在截止日前1天提醒负责人，完成后更新状态（“进行中”→“已完成”），并定期（如每周）向召集人反馈整体进度。

若待办逾期，需及时协调资源解决问题，必要时召开专项会议推动。

三、商务会议议程策划与执行记录表（模板）

会议基本信息

会议名称

会议编号

（内部编号）

时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

地点

会议室/线上

主持人

*经理

记录人

*助理

应参会人员

总监、主管、*专员等（共X人）

实际参会人员

（名单及签到）

缺席人员及原因

（如：病假、出差）

会议议程详情

主要内容

汇报/负责人

建议时长

实际时长

执行记录（讨论摘要、决议、待办）

1.开场与目标重申

说明会议目标、议程规则

*经理

5分钟

主持人明确：“本次会议需确定Q3产品迭代优先级及资源分配”

2.上季度工作复盘

数据汇报、问题总结

*主管

20分钟

汇报要点：用户增长15%，但留存率下降5%；决议：需分析留存原因，*技术部3日内提交数据报告

3.Q3产品迭代方案讨论

三个方案对比（A/B/C）

*专员

30分钟

分歧点：方案A功能全但开发周期长，方案C周期短但功能少；共识：采用方案A核心功能+方案C轻量化模块，待办：*产品部5日内细化排期表

4.资源分配确认

人力、预算协调

*总监

15分钟

决议：市场部调配2名设