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企业会议组织与会议纪要制作标准规范

一、适用会议类型与场景说明

本规范适用于企业内部各类正式会议的组织流程及会议纪要制作，涵盖以下常见场景：

战略决策类会议：如年度战略规划会、季度经营分析会，需明确目标、方向及关键决策，纪要需突出决议内容及责任分工。

项目推进类会议：如项目启动会、周/月度进度会，聚焦任务分解、进度跟踪及问题解决，纪要需包含行动项、负责人及时限。

跨部门协调类会议：如资源对接会、流程优化会，需明确部门间协作事项及接口人，纪要需清晰标注协作要求。

专项工作部署会议：如制度宣贯会、活动策划会，需传达具体工作要求及执行标准，纪要需准确记录政策要点及执行步骤。

常规例会：如部门周例会、晨会，侧重信息同步与日常事务安排，纪要需简明扼要，突出待办事项。

二、会议组织全流程操作步骤

（一）会前筹备阶段

明确会议核心目标

会议发起部门需提前梳理会议目的（如决策、沟通、部署、汇报等），确定需达成的具体成果（如形成决议、明确任务、解决问题等）。

示例：项目启动会目标为“明确项目范围、关键里程碑及团队分工”，需在会议前完成初步方案框架。

确定会议基本要素

时间：根据参会人员日程优先选择工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00，避开节假日前后及周五下午（非紧急情况）；单次会议时长原则上不超过2小时，超长会议需设置中场休息。

地点：内部会议优先使用公司会议室，视频会议需提前测试设备（如腾讯会议、Zoom等）并告知参会人员登录方式；外部会议需提前预订场地并确认交通指引。

参会人员：明确主持人（通常为部门负责人或项目发起人）、核心参会人（决策层、执行层）、列席人员（记录人、支持部门代表），提前3个工作日发送参会邀请，确认出席情况。

制定会议议程

议程需包含：会议主题、时间分配、各议题负责人、预期成果。

示例：

议题序号

议题内容

负责人

时间分配（分钟）

1

项目进度汇报

*主管

20

2

当前问题及解决方案讨论

*经理

30

3

下一阶段任务分工

*组长

20

4

会议总结与决议确认

主持人

10

议程需提前2天随会议通知同步发送，预留时间供参会人准备材料。

准备会议材料与设备

发起部门需提前准备：议题背景资料、数据报表、演示文稿（PPT）、签到表、会议记录模板等，材料需简洁明了，重点数据突出。

会务人员需提前30分钟到场，调试投影仪、麦克风、视频会议软件，保证网络稳定；摆放会议物资（如饮用水、纸笔、议程表），签到表需包含“姓名、部门、联系方式、签到时间”等字段。

（二）会中执行阶段

会议开始与议程确认

主持人需准时开场（建议预留5分钟签到时间），宣布会议纪律（如手机静音、不随意打断发言），简要重申会议目标及议程，确认是否有调整需求（如无调整则按议程进行）。

议题讨论与过程控制

各议题负责人需按时间分配汇报，重点突出核心信息（如数据、问题、建议），避免冗长描述；主持人需控制发言节奏，引导聚焦议题，避免偏离主题；对争议性问题，需组织充分讨论，必要时采用举手表决或匿名投票方式形成共识。

记录人需实时记录：关键发言要点（尤其是不同观点）、讨论结论、待办事项（包含具体行动、负责人、截止时间）、未解决问题及后续跟进计划。

会议总结与成果确认

所有议题讨论完毕后，主持人需总结会议成果：明确决议事项（需标注“通过/否决/待定”）、行动项清单（需同步展示给参会人员确认）、下次会议时间（如需）。

参会人员对决议及行动项确认无异议后，主持人宣布散会，记录人需在会后1小时内整理完成会议记录初稿。

（三）会后跟进阶段

会议纪要审核与分发

会议纪要需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）、议程摘要、讨论要点、决议事项、行动项（表格形式，包含“任务描述、负责人、协助部门、截止时间、完成状态”）、附件（如PPT、报表等）。

纪要初稿完成后，先提交主持人审核（重点核对决议准确性、行动项完整性），审核通过后，在24小时内通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送至所有参会人员及相关部门抄送对象。

行动项跟踪与反馈

发起部门或指定专人（如项目助理）需建立《行动项跟踪表》，每日更新完成状态，提前1天提醒负责人截止时间；逾期未完成的，需协调资源推动解决，并在下次会议中汇报进展。

会议资料归档

会务人员需将会议通知、议程、签到表、纪要、行动项跟踪表、演示文稿等资料整理存档（电子档存共享文件夹，纸质档交行政部归档），保存期限不少于2年（重要战略会议需长期保存）。

三、会议组织与纪要常用模板表格

（一）会议通知模板

公司会议通知

会议主题：[如：2024年Q3项目推进会]

会议时间：YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM

会议地点：[如：总部3楼第一会议室/线上会议：X]

参会人员：[如：项目组全体成员、市场部负责人