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企业信息管理内部制度手册
第一章总则
一、目的与依据
为规范企业内部信息管理流程，保证信息采集的准确性、存储的安全性、使用的合规性，提升信息资源利用效率，保障企业运营决策依据的可靠性，依据《_________数据安全法》《企业内部控制基本规范》等法规，结合企业实际管理需求，制定本手册。
二、适用范围
本手册适用于企业各部门、各分支机构及全体员工，涵盖企业运营过程中产生的各类信息（包括但不限于基础信息、业务信息、管理信息、财务信息等）的全生命周期管理活动。
三、基本原则
准确性原则：信息采集、录入、更新需真实、完整，避免虚假或遗漏数据。
保密性原则：根据信息密级实施分级管理，严禁泄露未经授权的信息。
规范性原则：遵循统一的信息分类编码标准及操作流程，保证信息格式一致。
安全性原则：采取技术和管理措施，保障信息在存储、传输、使用过程中的安全。
第二章信息分类与编码管理
一、适用情形
新建业务系统或信息平台时，需对信息进行分类与编码设计。
现有信息体系调整或扩充时，需修订分类编码规则。
部门新增信息类别时，需按规则完成分类与编码备案。
二、操作流程指引
步骤1：明确信息分类维度
根据企业业务特点，从“业务属性”“管理职能”“密级要求”三个维度进行分类：
业务属性维度：分为基础信息（如企业名称、统一社会信用代码）、业务信息（如客户资料、合同数据）、管理信息（如部门架构、员工档案）、财务信息（如收支明细、成本数据）等。
管理职能维度：分为行政类、人力资源类、财务类、销售类、生产类等。
密级维度：分为公开信息（可内部全员共享）、内部信息（仅相关部门可查阅）、保密信息（需经高层审批方可使用）。
步骤2：制定分类编码规则
编码结构采用“大类代码+中类代码+小类代码+流水号”形式，示例：
大类代码：1-基础信息、2-业务信息、3-管理信息、4-财务信息；
中类代码：如“2-业务信息”下，“21-客户信息”“22-合同信息”；
小类代码：如“21-客户信息”下，“211-个人客户”“212-企业客户”；
流水号：3位阿拉伯数字，从001开始按顺序递增。
示例：企业客户信息编码为“2-21-212-001”（业务信息-客户信息-企业客户-第1条）。
步骤3：审核与发布
信息分类编码方案由信息管理部门牵头，会同各业务部门评审，报分管领导审批后发布至企业内部平台。
定期（每年末）组织分类编码规则复审，根据业务发展需求动态调整。
三、模板示例
表2-1企业信息分类编码表
大类代码
大类名称
中类代码
中类名称
小类代码
小类名称
编码示例
备注
1
基础信息
11
企业概况
111
基本信息
1-11-111-001
含企业名称、注册地址等
2
业务信息
21
客户信息
212
企业客户
2-21-212-001
含客户名称、统一信用代码等
3
管理信息
31
部门架构
311
部门设置
3-31-311-001
含部门名称、负责人等
4
财务信息
41
收支数据
411
收入明细
4-41-411-001
含收入类型、金额等
第三章信息采集与录入管理
一、适用情形
新业务开展需新增信息数据（如新客户资料录入）。
现有信息发生变更时需更新数据（如员工联系方式调整）。
定期数据汇总时需补充缺失信息（如月度业务数据补录）。
二、操作流程指引
步骤1：制定采集需求
业务部门根据工作需要，填写《信息采集需求表》（见表3-1），明确信息名称、字段要求、采集范围、频次及完成时限，报信息管理部门备案。
步骤2：信息采集
采集渠道：优先通过业务系统自动采集（如CRM系统客户数据），无法自动采集的通过人工填报（如纸质表单录入）、外部对接（如合作单位数据导入）等方式获取。
采集要求：保证信息来源合法、内容真实，关键信息（如客户证件号码号、企业统一信用代码）需与原始凭证核对一致。
步骤3：信息审核
采集的信息需经部门负责人或指定审核人（如*审核人）审核，重点检查信息完整性（必填字段无遗漏）、准确性（数据逻辑无矛盾）、合规性（无涉密或敏感内容）。审核通过后方可录入系统，审核不退回采集部门修正。
步骤4：系统录入与复核
信息管理员（如*信息管理员）将审核通过的信息录入企业信息管理系统，录入后需复核字段内容、编码是否正确，保证与原始信息一致。
三、模板示例
表3-1信息采集需求表
申请部门
申请日期
信息名称
采集范围
必填字段
采集频次
完成时限
负责人
销售部
2023-10-01
新客户信息
Q4新增客户
客户名称、联系方式、需求类型
按月
每月5日前
*
人力资源部
2023-10-05
员工档案
全体员工
姓名、工号、部门、岗位
新入职时
入职当日
*
第四章信息存储与维护管理
一、适用情形
新信息需录入系统并确定存储位置。
定期对存储信息进行备份或归档。
闲
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