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询价函模板

一、询价函的核心要素

在起草询价函前，明确其核心构成要素至关重要。这些要素确保信息的完整性和沟通的有效性，避免因信息缺失导致的反复沟通或误解。

1.清晰的身份标识：包括发函方与收函方的全称、联系方式及对接人信息。

2.明确的询价主题：直截了当说明询价的产品或服务名称及目的。

3.详尽的需求描述：对所需产品或服务的规格、型号、数量、质量标准、技术参数等进行准确界定。

4.合理的商务条款：包括期望的报价有效期、交货期或服务周期、付款方式、以及是否需要样品等。

5.规范的回复要求：明确期望的回复截止日期及回复方式。

6.必要的附件说明：如技术图纸、规格说明书等可作为附件，并在函件中注明。

二、询价函模板

以下模板为通用格式，实际使用时请根据具体需求进行调整和补充，确保内容贴合实际情况。

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[公司信笺抬头，若有]

致：[供应商全称]

发函日期：[年月日]

主题：关于[产品/服务名称]的询价函

尊敬的[供应商名称/负责人尊称，如：XX公司市场部经理]：

为满足我司[简述采购目的，如：日常运营需求/特定项目开展]，现就以下[产品/服务]向贵司进行正式询价，具体信息如下：

一、产品/服务详情：

序号

产品/服务名称

规格型号/服务内容描述

单位

数量

质量/技术要求

备注

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:-------------

:--------------------

:---

:---

:------------

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1

2

...

...

...

...

...

...

...

（注：如上述表格不足以详尽描述，相关技术规格书、图纸等资料将作为本函附件。）

二、商务要求：

1.报价要求：请提供包含税费、运费及其他相关费用的最终报价（请注明报价货币单位）。

2.报价有效期：请明确报价的有效期限。

3.交货/服务提供时间：请说明收到订单后，预计的最短交货周期或服务开始及完成时间。

4.交货/服务地点：[详细地址]

5.付款方式：[如：电汇、承兑汇票等，请简述，或注明“面议”]

6.样品要求：[如需要，请说明样品数量、是否需要付费及寄送地址；如不需要，可写“无”]

7.其他：[如对包装、售后服务、质保期等有特殊要求，请在此列明]

三、回复要求：

恳请贵司于[年月日]前，将贵司的正式报价单（如能加盖公章更佳）及相关产品手册、资质证明（如营业执照、相关行业认证等）发送至我司指定联系人。

四、联系方式：

如贵司对本询价有任何疑问，欢迎随时与我司联系：

联系人：[您的姓名]

职务：[您的职务]

电话：[您的办公电话]

电子邮箱：[您的电子邮箱]

感谢贵司的关注与支持，期待贵司的积极回复与未来的合作可能。

顺祝商祺！

[你公司全称]（请加盖公章）

[公司地址]

[公司网址，可选]

[年月日]

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三、使用说明与注意事项

1.信息准确完整：确保函中所有信息，特别是产品规格、数量、联系方式等关键数据准确无误，避免因信息偏差导致报价失真或沟通障碍。

2.描述清晰具体：对产品或服务的描述应尽可能详尽、专业，必要时辅以图纸、标准等附件，减少供应商理解上的歧义。

3.语气专业礼貌：询价函是商业信函的一种，应保持专业、客观、礼貌的语气，即使是长期合作的供应商，规范的行文也是必要的。

4.合理设定时限：给予供应商充足且合理的报价准备时间，体现合作诚意。

5.明确附件：如有附件，务必在正文中注明附件名称和数量，并确保附件一同发送。

6.预留盖章位置：正式的询价函通常需要加盖公司公章，以示严肃性和权威性。

7.发送前校对：发送前务必仔细校对，检查是否有错别字、漏项等问题。

8.存档备案：发出的询价函应做好存档，以便后续跟进和查阅。

在实际操作中，可根据采购物品的复杂程度、采购金额大小以及与供应商的熟悉程度，对模板内容进行适当调整和删减。核心目标是通过一份高质量的询价函，高效地获取所需信息，为企业的采购决策提供有力支持。记住，一份专业的询价函，是成功商业合作的良好开端。