玻璃厂会议记录保存办法.docx

玻璃厂会议记录保存办法

第一章总则

第一条为规范玻璃厂会议记录的收集、整理、保管和利用，确保会议记录的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合玻璃厂实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于玻璃厂全体员工及涉及会议记录管理的相关事项，包括但不限于生产会议、安全会议、质量会议、经营会议、人力资源会议等。第三条会议记录是玻璃厂重要管理资料，应严格管理，不得遗失、损毁或篡改。第四条玻璃厂各部门及员工应严格遵守本办法，确保会议记录的规范性和时效性。第五条本办法由玻璃厂行政部负责解释和监督执行。

第二章适用范围

第六条本办法适用于玻璃厂所有类型的会议，包括但不限于：

（一）厂务会议，如总经理办公会、厂长专题会；

（二）生产会议，如生产计划会、生产调度会、设备维护会；

（三）安全会议，如安全生产会议、应急演练会；

（四）质量会议，如质量分析会、客户投诉处理会；

（五）经营会议，如市场分析会、销售策略会；

（六）人力资源会议，如招聘会议、绩效考核会；

（七）其他涉及全厂性或部门性重要事项的会议。第七条会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、主持人、记录人、会议议程、主要讨论内容、决议事项、责任分工等要素。第八条会议记录的保存期限根据会议性质和重要性确定，一般保存期限为5年，重要会议记录保存期限为10年或以上，具体由行政部根据档案管理规定确定。

第三章会议记录的收集与整理

第九条会议记录应由会议指定记录人负责记录，记录人应具备较强的文字表达能力和责任心，确保记录内容准确、完整。第十条会议结束后，记录人应在24小时内将会议记录初稿提交至行政部审核。第十一条行政部对会议记录进行审核，确保记录内容符合规范要求，如有遗漏或错误，应及时与记录人沟通修正。第十二条审核后的会议记录应按以下格式整理：

（一）封面：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、记录人、审核人；

（二）目录：列出会议主要议程及对应页码；

（三）正文：按会议议程顺序记录讨论内容及决议事项；

（四）附件：如会议签到表、相关文件等。第十三条整理后的会议记录应编号存档，编号规则为“年份—部门—编号”，如“2023—生产—001”。

第四章会议记录的保管与安全

第十四条会议记录原件由行政部统一保管，电子版备份存储在厂区服务器指定文件夹内，确保数据安全。第十五条行政部应配备专用档案柜存放会议记录，档案柜应具备防火、防潮、防盗功能。第十六条保管会议记录的人员应具备高度保密意识，未经授权不得擅自查阅、复制或外传会议记录内容。第十七条行政部应定期对会议记录进行检查，确保其完整性，如有缺失或损坏，应及时补充或修复。第十八条涉及敏感信息的会议记录应加密存储，并限制访问权限，仅授权人员方可查阅。第十九条员工离职时，应将所保管的相关会议记录移交行政部，确保资料不断档。

第五章会议记录的利用与共享

第二十条玻璃厂各部门及员工需查阅会议记录时，应向行政部提出申请，说明查阅目的和范围，行政部审核后予以提供。第二十一条查阅会议记录时，应遵守保密规定，不得截图、拍照或复制重要内容，确需使用应经行政部批准。第二十二条行政部应建立会议记录检索系统，方便员工快速查找所需记录，提高工作效率。第二十三条各部门应定期利用会议记录总结工作、制定计划，确保工作有序推进。第二十四条市场部、销售部等对外工作部门在引用会议记录内容时，应确保信息准确，避免误导客户。

第六章责任与考核

第二十五条行政部负责会议记录的收集、整理、保管和利用，如因管理不善导致资料遗失或泄密，应追究相关负责人责任。第二十六条各部门及员工应积极配合会议记录的管理工作，如未按要求记录或保存会议记录，应予以通报批评。第二十七条玻璃厂将会议记录管理纳入绩效考核体系，定期对各部门及员工进行考核，考核结果与绩效奖金挂钩。第二十八条对于表现突出的记录人，玻璃厂将给予表彰和奖励，鼓励员工认真记录会议内容。

第七章附则

第二十九条本办法由玻璃厂行政部负责解释，自发布之日起施行。第三十条本办法未尽事宜，参照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。第三十一条行政部应定期对本办法进行评估，根据实际情况进行修订和完善，确保会议记录管理工作持续优化。