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合同签订及执行标准化流程工具

一、适用情境

本工具适用于企业对外合作、采购服务、项目委托、资产转让等各类经济合同的签订与全周期管理场景，覆盖从需求发起到合同终止的全流程，旨在规范合同管理、降低法律风险、提升执行效率，适用于法务、业务、财务等多部门协同工作。

二、操作流程详解

1.前期准备：需求明确与合作方筛选

核心目标：清晰界定合作需求，筛选合格合作方，为合同签订奠定基础。

步骤1.1需求提报与确认

业务部门根据项目目标或工作需要，填写《合同需求申请表》，明确合作内容、标的物规格、服务标准、预算金额、时间要求等核心要素，提交部门负责人审批。审批通过后，由需求部门牵头与财务、法务部门确认需求的合规性与可行性。

步骤1.2合作方信息收集与初筛

需求部门通过公开招标、定向邀约、供应商库等方式收集合作方信息，核实合作方的基本资质（如营业执照、相关行业许可证、资质证书等），排除存在失信记录、经营异常或法律纠纷的合作方，形成《合作方初筛名单》。

步骤1.3合作方评估与确定

组织业务、法务、财务等部门对初筛名单中的合作方进行综合评估（包括履约能力、商业信誉、报价合理性等），必要时开展实地考察或背景调查，最终确定合作方并签署《合作方确认函》。

2.合同起草：条款严谨与内容完整

核心目标：依据法律法规及企业制度，起草权责清晰、条款完备的合同文本。

步骤2.1确定合同类型与模板

根据合作性质（如采购合同、服务合同、租赁合同等），从企业合同模板库中选取对应的标准模板，若标准模板无法满足特殊需求，可在基础模板上补充附加条款。

步骤2.2填写核心条款

严格按照《合同需求申请表》及《合作方确认函》内容，填写合同核心条款，包括：

主体信息：合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等；

标的物/服务内容：详细描述名称、规格、数量、质量标准、交付/服务方式；

权利义务：明确双方的权利与责任（如保密义务、知识产权归属等）；

价款与支付：合同金额、计价方式、支付条件（如预付款比例、到货款、验收款等）、账户信息；

履行期限：起始时间、关键节点（如交付期、验收期、质保期）；

违约责任：约定违约情形、违约金计算方式及争议解决途径（仲裁/诉讼）；

其他约定：不可抗力、合同生效条件、附件清单等。

步骤2.3内部审核

合同起草完成后，依次提交需求部门负责人、法务部门、财务部门审核：

业务部门审核内容与需求的匹配度；

法务部门审核条款的合法性、合规性及逻辑严谨性；

财务部门审核金额、支付方式、发票类型等财务相关条款。

审核通过后，形成《合同审核意见表》并归档。

3.审批签订：权限合规与正式签署

核心目标：保证合同审批流程合规，签署主体合法有效，合同正式生效。

步骤3.1履行审批程序

根据合同金额及类型，按照企业《合同管理办法》履行审批权限（如：10万元以下由部门负责人审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批），最终审批通过后，形成《合同审批表》。

步骤3.2正式签署与用印

审批通过后，由法定代表人或授权代表在合同文本上签字，并加盖企业公章或合同专用章（多页合同需加盖骑缝章）。合作方签署后，及时收回合同原件，保证双方签字盖章页完整、清晰。

步骤3.3合同分发与归档

合同签署后，由行政或法务部门进行编号登记，按“正本+副本”模式分发：正本由法务部门存档，副本交需求部门、财务部门、合作方各1份，同步在合同管理系统中录入合同信息，实现线上留痕。

4.执行监控：进度跟踪与风险预警

核心目标：实时掌握合同履行进度，及时发觉并解决执行中的问题，保证合同目标达成。

步骤4.1制定执行计划

需求部门根据合同约定，制定《合同执行计划表》，明确各阶段任务、责任人、时间节点及交付成果，同步抄送法务、财务部门。

步骤4.2进度跟踪与记录

责任人按计划推进执行，每周/每月填写《合同执行进度跟踪表》，记录实际进展、存在问题及改进措施，重大事项（如延期、变更）需及时上报部门负责人。

步骤4.3风险预警与应对

法务、财务部门定期对执行中的合同进行风险排查，重点关注：合作方履约能力变化（如经营异常、负面舆情）、付款延迟、质量不达标等问题，发觉风险后立即启动预警机制，协同相关部门制定应对方案（如催告、暂停履行、协商变更等）。

5.变更管理：规范流程与书面确认

核心目标：保证合同变更合法合规，避免因口头约定或流程缺失导致的纠纷。

步骤5.1变更申请与评估

因市场变化、需求调整等需变更合同时由需求部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容、影响及替代方案，经业务、法务、财务部门评估变更的必要性与合规性。

步骤5.2变更审批与签署

变更审批流程参照原合同权限执行，审批通过后，双方签署《合同变更协议》（作为原合同补充附件），明确变更后的条款（如