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会议纪要撰写格式与内容标准手册

一、手册说明

本手册旨在规范会议纪要的撰写流程与内容标准，保证会议信息传递准确、行动责任明确，为后续工作推进与复盘追溯提供可靠依据。适用于各类企业内部会议，包括但不限于项目推进会、部门例会、跨部门协调会、专题研讨会等正式会议场景。

二、适用情境与价值

（一）核心应用场景

项目型会议：如项目启动会、周/月度进度会、风险评审会，需明确任务分工、时间节点与交付物，纪要作为项目跟踪的基准文档。

决策型会议：如战略研讨会、预算审批会、制度评审会，需完整记录决策依据、结论及后续执行要求，避免责任模糊。

沟通协调型会议：如跨部门对接会、客户需求沟通会，需梳理各方观点、达成共识与待解决问题，减少信息传递偏差。

信息同步型会议：如部门周例会、行业动态分享会，需提炼关键信息、明确工作重点，保证团队目标一致。

（二）核心价值

信息固化：将口头讨论转化为结构化文字，避免信息遗忘或失真。

责任追溯：通过行动项与负责人绑定，保证工作落地可查。

效率提升：为未参会人员提供精准会议摘要，减少重复沟通成本。

三、标准化撰写流程

（一）会前准备：奠定纪要基础

明确会议目标与议程

提前获取会议通知，确认会议主题、核心目标、议程顺序及预计时长，梳理需重点记录的关键议题（如决策点、争议点、行动项）。

示例：若会议议程包含“Q3项目进度复盘”，需提前准备项目计划表、当前进度数据等资料，便于记录时对比分析。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择记录方式（电子文档、手写笔记或专用纪要工具），建议提前打开会议纪要模板（见第四章），填写基础信息栏（会议名称、时间、地点等）。

准备参会人员名单（含部门、职务），便于准确记录发言人身份。

确认特殊角色分工

若会议有指定记录人，提前与主持人沟通，明确记录重点（如是否需记录讨论细节、是否需标注保密信息）；若无指定记录人，主动承担职责，避免遗漏关键内容。

（二）会中记录：抓取核心信息

基础信息实时记录

会议开始后，第一时间补充记录以下基础信息（若模板未提前填写）：

会议名称：需体现会议核心主题，如“2024年Q3产品迭代需求评审会”。

时间：精确到分钟（如“2024年7月15日14:00-16:30”），区分计划时间与实际结束时间。

地点：线下会议需记录会议室名称，线上会议需注明平台（如“腾讯会议”）。

主持人、记录人：填写正确姓名（号代替，如“主持人：经理”“记录人：*专员”）。

参会人员：按部门/职务列出，标注“缺席”及原因（如“缺席：*主管（出差）”）。

议题内容分层记录

按议程顺序逐项记录，每个议题独立成段，结构清晰：

议题直接引用议程中的议题名称（如“议题一：用户反馈功能优化方案讨论”）。

讨论要点：提炼核心观点，避免逐字记录口语化表达。

示例：若提出“登录页加载速度需优化”，补充“建议采用图片懒加载技术”，可简化为“讨论：登录页加载速度优化（提议：采用图片懒加载技术；补充：需评估技术可行性）”。

争议点：记录分歧意见及各方理由，如“争议：是否需同步开发A功能（支持：提升用户留存；反对：当前资源不足，优先级低）”。

决议结论：明确最终决策，需包含“决策依据+决策结果”，如“决议：暂不开发A功能，理由：当前研发资源优先投入核心功能迭代，Q4再评估”。

行动项专项标注

对会议中明确的任务单独记录，保证包含“五要素”：

任务描述：具体要做什么（如“完成登录页图片懒加载技术方案”）。

负责人：明确到具体人员（如“*开发工程师”）。

协作人：如有协助者需标注（如“*前端开发协助接口对接”）。

截止时间：精确到日期（如“2024年7月25日前”）。

交付成果：明确输出物（如“技术方案文档V1.0”）。

记录时可用特殊符号（如【】）或颜色标注，便于会后整理时快速识别。

（三）会后整理：完善与审核

信息核对与补充

会议结束后2小时内整理初稿，对照会议录音（如有）或笔记补充遗漏信息，重点核对：

决议结论是否与主持人总结一致；

行动项负责人、截止时间是否准确；

专业术语、数据表述是否无误（如“用户留存率提升5%”需确认数据来源）。

语言规范与格式优化

删除口语化表达（如“我觉得”“大概”）、重复内容，使用书面语、短句，保证逻辑连贯。

统一格式：标题层级清晰（如“一、”“（一）”“1.”），重点内容可加粗，表格对齐（见第四章模板）。

审核与分发流程

初稿完成后，提交主持人审核（重点核对决议与行动项准确性），根据反馈修改后定稿。

定稿后24小时内分发至参会人员及相关方，抄送需知晓的领导/部门，并在公司文档系统存档（命名格式：“会议名称+日期+版本号”，如品需求评审会V1.0”）。

四、纪要模板与填写示例

（一）通用会议纪要模板

基础信息

内容

会议名称

会议时间

（年/月/日时分-时分）

会议地点